Het doel van de bedrijfsvoering is het zo goed mogelijk ondersteunen en uitvoeren van de programma’s. Concreet gaat het om een goede dienstverlening aan de inwoner door:
Voor informatie over de organisatieontwikkeling wordt verwezen naar het themaprogramma Bestuur & organisatie
De medewerker als drijvende kracht van ontwikkeling is de titel van het Strategisch HRM beleid 2022-2026. In dit beleid ligt de focus enerzijds op werkgeluk en duurzame inzetbaarheid en anderzijds op verandering en innovatie. In het strategisch HRM beleid wordt met 4 beleidslijnen een brug geslagen om deze twee uitdagingen met elkaar te (blijven) verbinden, te noemen eigenaarschap, dienend leiderschap, veranderkracht en vitaliteit. Jaarlijks wordt gewerkt met een uitvoeringsplan, wat aansluit op de doorontwikkeling van de organisatie. Voor 2024 liggen de speerpunten op:
De formatie is voor 2024 vastgesteld op 239,9 FTE (peildatum: 1-1-2024) ten opzichte van 231,45 FTE in 2022 (peildatum: 1-1-2023). De aanpassing van formatie vindt plaats binnen:
- Concernstaf (1,89 fte), door de omzetting van formatie van de afdeling dienstverlening naar de concernstaf is er binnen de concernstaf extra formatie beschikbaar gekomen voor het verbeteren van processen en de doorontwikkeling van de organisatie (veranderkunde).
- Ruimte, (4,88 fte), binnen de afdeling Ruimte heeft er een herijking plaatsgevonden van budgetten (loonkosten en inhoudelijke middelen) waarbij o.a. de GEO-functies vanuit de centrumimpuls, de landmeter en afkoppelcoach als structurele formatie zijn opgenomen.
- Samenleving (2,12 fte), ook binnen de afdeling Samenleving heeft er een herijking plaatsgevonden van het loonkostenbudget en is het restant van het beschikbaar gestelde budget Crisis CMD 2022 vertaald naar structurele formatie. Dit leidt tot diverse urenuitbreidingen op bestaande functies, extra inzet bij leerplicht en leerlingenvervoer en een nieuwe functie van gedragswetenschapper.
-Dienstverlening (-/- 0,44 fte), door verschuiving van formatie naar concernstaf.
Deze wijzigingen zijn budgettair neutraal doorgevoerd. De aanvraag voor uitbreiding van formatie vanuit nieuw beleid zijn niet in deze aantallen meegenomen en worden in de programma's toegelicht.
Daar waar de ambitie voor 2023 lag op het stapsgewijs terugbrengen van het verzuimcijfer naar het gemiddelde van gemeenten in dezelfde grootteklasse, is het doel voor 2024 het stabiliseren van het verzuimpercentage op het gemiddelde van gemeenten in dezelfde grootteklasse. Er blijft voortdurend aandacht voor het voorkomen van verzuim door vroegtijdig signalen bespreekbaar te maken en er wordt sneller geïntervenieerd als er sprake is van een structurele disbalans tussen werk en capaciteiten. Dit wordt op allerlei manieren gefaciliteerd (het gesprekinstrument In gesprek, training/intervisie leidinggevenden, maatwerkoplossingen).
Sinds enkele jaren stellen we bij de begroting een capaciteitsplanning op. Dit doen we om te beoordelen of we alle in de begroting opgenomen activiteiten binnen de bestaande organisatie kunnen uitvoeren. Daarnaast gebruiken we de capaciteitsplanning voor de doorbelasting van (interne) kosten aan verschillende taakvelden (kosten toerekenen daar waar ze betrekking op hebben). Voor de gehanteerde uitgangspunten verwijzen we naar de toelichting op de financiële uitgangspunten in deze begroting.
Na actualisatie van de capaciteitsplanning bleek dat de benodigde formatie circa 8 fte hoger is dan beschikbaar. Het MT en college hebben de mogelijkheden onderzocht om activiteiten alsnog binnen de beschikbare formatie op te vangen en te (her)prioriteren. De vraag naar extra formatie is hierdoor teruggebracht tot 2,67 fte. Het gaat hierbij om de volgende functies:
- Consulent Zorg (1 fte)
- Beleidsmedewerker Inclusie en toegankelijkheid (0,67 fte)
- Planeconoom (1 fte)
Daarnaast is er een vraag naar extra formatie voor de procesregisseur Zorg en veiligheid (1 fte). Deze functie is nieuw en gevraagd buiten de capaciteitsplanning om. Hetzelfde geldt voor extra formatie in het programma Duurzaamheid (3,2 fte). Het gaat hier om een nieuwe taakstelling waarvoor extra middelen zijn verkregen die we gedeeltelijk inzetten voor formatie op de onderdelen duurzaamheid (1,7 fte), biodiversiteit (1 fte) en klimaatadaptatie (0,5 fte). Verdere onderbouwing is opgenomen in het programma Duurzaamheid, dat door de gemeenteraad is vastgesteld op 6 februari jl.
De kosten van de procesregisseur Zorg en veiligheid en consulent Zorg komen ten laste van het begrotingsresultaat. De kosten van de beleidsmedewerker Inclusie en toegankelijkheid zijn incidenteel (2024 en 2025) en worden gedekt uit de reserve Opvang ontheemden Oekraïne. De kosten van de planeconoom worden voor 70% gedekt uit de opbrengsten plankosten; de overige 30% komt ten laste van het begrotingsresultaat.
Voor een inhoudelijke toelichting op de formatie-uitbreiding wordt verwezen naar de vraag naar extra geld in programmagroep 6 Organisatie, met uitzondering van de formatie-uitbreiding in het programma Duurzaamheid (programmagroep 5 Toekomstbestendige leefomgeving).
In 2024 werken we verder aan een betrouwbare en veilige informatievoorziening volgens de kaders van het Informatiebeleid Dommelvallei 2021-2025. Belangrijke onderwerpen waar we aan werken zijn:
• Verder bouwen aan de informatievoorziening die nodig is voor een optimale uitvoering van de Wet Open Overheid;
• Aanpassingen in processen en systemen voor de Wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer;
• Transitie naar de cloud, op basis van de resultaten van extern onderzoek;
• Digitale duurzaamheid waarbij informatie vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar en toekomstbestendig is;
• Risicoanalyses, waaronder risicoworkshops informatiebeveiliging met directie en management om de roadmap informatiebeveiliging en privacy te actualiseren;
• Weerbaarheid op het gebied van informatieveiligheid en privacy verder verhogen, aan de hand van een meerjarig bewustwordingsprogramma;
• Toetsen aan de vastgestelde kaders, waaronder de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Wet op Politie Gegevens (Wpg).
De benodigde werkzaamheden en projecten komen terecht in het Informatieplan 2024-2025 Dommelvallei.
Accountant
In de tweede helft van 2023 worden gesprekken gevoerd met de accountant hoe opvolging te geven aan zijn adviezen uit de managementletter en het accountantsverslag. Uitwerking daarvan gebeurt gedeeltelijk in 2024.
Rechtmatigheidsverantwoording
Het college geeft in 2024 een rechtmatigheidsverantwoording af bij de jaarrekening 2023. De wetgeving hiervoor is eind 2022 door de Tweede Kamer vastgesteld. Tot en met de jaarrekening 2022 gaf de accountant zijn oordeel over zowel de rechtmatigheid als de getrouwheid van de jaarrekening. De accountant toetst de jaarrekening 2023 alleen nog op getrouwheid.
De rechtmatigheidsverantwoording is vertaald in de in 2023 gewijzigd vastgestelde financiële en controleverordening.
Samen met de accountant bereiden we dit in 2023 en begin 2024 voor, zodat we een rechtmatigheidsverantwoording kunnen afgeven bij de jaarrekening 2023.
(peildatum: 1-7-2023)
Formatie (excl. college B&W en griffie)
| Afdeling | Factor | Peildatum 1-1-2023 | formatie 1-1-2024 |
|---|---|---|---|
| Staf | fte | 5,00 | 6,89 |
| Ruimte | fte | 88,45 | 93,33 |
| Dienstverlening | fte | 60,68 | 60,24 |
| Samenleving | fte | 77,32 | 79,44 |
| Totale formatie | fte | 231,45 | 239,90 |
Ziekteverzuim (exclusief zwangerschapsverlof)
| 2023 (1 januari tot 1 juli) | 2022 (1 januari tot 1 juli) | |
|---|---|---|
| Verzuimpercentage | 7,67 | 10,15 |
| Gemiddelde duur (dagen) | 19,5 | 19,65 |
| Verzuimfrequentie | 0,47 | 0,75 |
| Verzuimpercentage in vergelijkbare gemeenteklasse voor 2022: 6,5% |
