Programma 6. Organisatie

Door de jaren heen zien we de samenleving veranderen en zien we de rol van de gemeente in de samenleving veranderen. Het gaat minder om standaardoplossingen en meer om maatwerk. Mensen organiseren zich bovendien steeds meer (bijvoorbeeld in coöperaties) en zijn beter in staat om hun eigen leefomgeving in te richten, daarbij ondersteund en versterkt door technologie. Voor de gemeente betekent dit een omslag naar beleidsontwikkeling en -uitvoering met meer participatie van inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisatie, het leveren van maatwerk en ruimte bieden voor zelforganisatie. Het is voor een gemeentelijke organisatie dus zaak om te schakelen tussen enerzijds het zijn van bevoegd gezag en anderzijds het zijn van regisseur, facilitator, verbinder en stimulator. De gemeente Geldrop-Mierlo past de wijze waarop zij opereert hierop aan. Bijvoorbeeld door de wijze van besturen en organiseren, het aangaan van strategische samenwerkingen, het doorontwikkelen van de dienstverlening van de gemeente en de inzet op digitalisering. 

Programma's	Taakvelden	Staf	Ruimte	Samen-leving	Dienst-verlening	Totaal
Themaprogramma Bestuur & organisatie	0.1 Bestuur	200	1.920	150	3.118	5.388
	0.3 Beheer overige gebouwen en gronden	0	3.399	0	0	3.399
	0.4 Overhead	9.224	16.935	11.773	35.235	73.167
	0.5 Treasury	0	0	0	0	0
	0.61 OZB woningen	0	0	0	0	0
	0.62 OZB niet-woningen	0	0	0	0	0
	0.63 Parkeerbelasting	0	0	0	0	0
	0.64 Belastingen overig	0	60	0	40	100
	0.7 Algemene uitkering en overige uitk. gemeentefonds	0	0	0	0	0
	0.8 Overige baten en lasten	0	0	0	0	0
	0.9 Vennootschapsbelasting	0	0	0	0	0
	0.11 Resultaat van de rekening van baten en lasten	0	0	0	0	0
Themaprogramma Dienstverlening	0.2 Burgerzaken	0	115	0	26.181	26.296
	0.4 Overhead	0	0	0	0	0
Themaprogramma Digitalisering
	0.10 Mutaties reserves programmagroep 6	0	0	0	0	0
Totaal		9.424	22.429	11.923	64.574	108.350

Specificatie nieuw beleid programmagroep 6	2024	2025	2026	2027
VNG international	40.000	40.000	40.000	40.000
Participatief traject visie Geldrop-Mierlo 2044	25.000	0	0	0
Participatieve trajecten thema- en gebiedsprogramma's	45.000	0	0	0
Implementatie Samenhangende Objecten Registratie (SOR)	17.000	17.000	0	0
Doorbelasting implementatie Samenhangende Objecten Registratie (SOR)	-8.840	-8.840	0	0
Abonnement Kluwer-Navigator	20.000	20.000	20.000	20.000
Aanpassingen kantoorgebouw (kapitaallasten)	0	14.302	14.157	14.011
Verbouwing villa en kantoorgebouw (kapitaallasten)	0	26.462	26.206	25.950
Zienswijze 2e begrotingswijziging 2023 Dienst Dommelvallei	164.268	166.058	241.720	349.790
Dekking stelpost loon- en prijsontwikkeling	-164.268	-166.058	-181.352	-181.352
Formatie-uitbreiding: procesregisseur Zorg en veiligheid 1 fte	89.000	89.000	89.000	89.000
Formatie-uitbreiding (uit capaciteitsplanning): consulent Zorg 1 fte	81.000	81.000	81.000	81.000
Formatie-uitbreiding: beleidsmedewerker Inclusie en toegankelijkheid 0,67 fte	54.270	54.270	0	0
Formatie-uitbreiding: beleidsmedewerker Inclusie en toegankelijkheid 0,67 fte (dekking vanuit reserve opvang ontheemden Oekraïne)	-54.270	-54.270	0	0
Formatie-uitbreiding (uit capaciteitsplanning): planeconoom 1 fte	89.000	89.000	89.000	89.000
Formatie-uitbreiding (uit capaciteitsplanning): planeconoom 1 fte (dekking vanuit plankosten)	-62.300	-62.300	-62.300	-62.300
Formatie-uitbreiding: bijkomende personele kosten	10.000	10.000	10.000	10.000
Doorontwikkeling communicatie	50.000	75.000	100.000	100.000
Tekort stelpost loon- en prijsontwikkeling	537.757	0	0	0
Specificatie investeringen programmagroep 6	2024	2025	2026	2027
Aanpassingen kantoorgebouw	181.810	0	0	0
Verbouwing villa en kantoorgebouw	426.811	0	0	0

VNG international - themaprogramma Bestuur & organisatie, reguliere taakuitvoering
Bij eerdere rampen en ook nu bij de aardbeving in Marokko en de overstroming in Libië, komt de vraag aan de orde of het wenselijk of noodzakelijk is vanuit gemeentelijk Nederland een bijdrage te leveren voor wederopbouw van getroffen gebieden buiten Nederland. 
Via VNG International is er een fonds dat gebruikt wordt om bij te dragen aan wederopbouw bij door natuurrampen getroffen gebieden. De eerste gemeenten zijn al overgegaan tot het doen van een donatie aan het VNG Fonds en wij willen ons daarbij aansluiten door jaarlijks een bijdrage van € 1,- per inwoner aan VNG International te doneren.

 

Participatief traject visie Geldrop-Mierlo 2044 - themaprogramma Bestuur & organisatie, doel 9
Tijdens het uitvoeren van het participatief traject worden verspreid door de gemeente bijeenkomsten georganiseerd, wordt een trendverkenning uitgevoerd en is inzet van externen voorzien. Hiervoor is voor 2024 een incidenteel budget geraamd van € 25.000.

 

Participatieve trajecten thema- en gebiedsprogramma's - themaprogramma Bestuur & organisatie, doel 2
Voor de uitwerking van thema- en gebiedsprogramma's is geld nodig voor participatie-activiteiten (bijeenkomstlocaties, communicatiemiddelen). We ramen € 20.000 voor themaprogramma's en € 25.000 voor de gebiedsprogramma's. Dit is exclusief het themaprogramma Wonen en gebiedsprogramma Centrum Geldrop. Hiervoor is in programma 2 resp. 3 afzonderlijk budget opgenomen.

 

Implementatie Samenhangende Object Registratie (SOR), inclusief doorbelasting – themaprogramma Bestuur & organisatie, reguliere taakuitvoering
De SOR beoogd de uniforme registratie van basisgegevens over fysieke objecten die zichtbaar zijn in het terrein, zoals gebouwen, wegen, water en bomen. De Centrumregeling GEO (gemeenten Geldrop-Mierlo, Son en Breugel en Nuenen) start in 2024 met het implementeren van de pre-SOR door het oppakken van het onderdeel ‘opdelen panden Basisregistratie Grootschalige Topografie-Landelijke Voorzien’. Gemeente Geldrop betaalt de initiële kosten en brengt via een verdeelsleutel kosten in rekening bij de gemeenten Son en Breugel en Nuenen.

 

Abonnement Kluwer-Navigator - themaprogramma Bestuur & organisatie, reguliere taakuitvoering
Het recht is de afgelopen jaren steeds dynamischer en complexer geworden. Door de komst van diverse nieuwe wetgeving – zoals Omgevingswet, Wet open overheid, Wet kwaliteitsborging – is de complexiteit alleen maar verder toegenomen. Het is daarom zaak dat de juristen uitgerust zijn met het juiste gereedschap. Het is voor hen noodzakelijk goed op de hoogte te zijn en blijven van juridische ontwikkelingen. Het zoeken via Google op internet kost veel tijd en bovendien is de informatie op het internet niet altijd betrouwbaar, vaak achterhaalt, niet compleet of domweg fout. Met Wolters Kluwer is gekeken naar een abonnement dat het meest geschikt is gezien onze organisatie, onze wensen en de beoogde gebruikers. Gekozen is voor een flex abonnement bestaande uit de Basislaag (algemeen bestuursrecht zoals Wet open overheid en Algemene wet bestuursrecht) en Keuzelaag 1 (Omgevingswet). Aangevuld met digitale versies Tekst en Commentaar op de terreinen aanbestedingsrecht, privacy en openbare orde en veiligheid beschikken de juristen over een goed pakket waarmee ze de hele organisatie kunnen ondersteunen.

 

Aanpassingen kantoorgebouw - themaprogramma Bestuur & organisatie, reguliere taakuitvoering
We maken alweer enkele jaren gebruik van het in 2019 verbouwde kantoorgebouw en constateren enerzijds dat er een beperkt aantal tekortkomingen zijn en anderzijds dat de huidige tijd andere voorzieningen vragen, waardoor het gebouw in de huidige vorm niet optimaal te gebruiken is. Het gaat hier bijvoorbeeld om het aanbrengen van geluiddempende voorzieningen in grotere kantoorruimten en meer voorzieningen die (beeld)bellen- en vergaderen goed faciliteren.

 

Verbouwing villa en kantoorgebouw - themaprogramma Bestuur & organisatie, reguliere taakuitvoering
De volgende aanpassingen worden gedaan; er wordt een nieuw ventilatiesysteem aangebracht om de werk- en vergaderruimtes te laten voldoen aan de Arbo wetgeving, om zo doende een goedgekeurde werkomgeving te creëren. Het vocht-, tocht- en klimaatprobleem wordt hiermee opgelost. Daarnaast wordt de huidige indeling geoptimaliseerd, waardoor er ook extra vergaderruimtes ontstaan. In de begroting 2023 was een eerste inschatting gemaakt van deze kosten. Op basis van nadere ramingen die dit jaar door een architect zijn gemaakt wordt de vraag naar middelen in deze begroting geactualiseerd. 

 

Zienswijze 2e begrotingswijziging 2023 Dienst Dommelvallei / Inzet stelpost loon- en prijsontwikkeling – themaprogramma Bestuur & organisatie, reguliere taakuitvoering
Het dagelijks bestuur van Dienst Dommelvallei zal op 30 oktober 2023 aan het algemeen bestuur van Dienst Dommelvallei een voorstel voorleggen voor een 2e begrotingswijziging 2023. Deze is opgesteld naar aanleiding van de 1e bestuursrapportage 2023, die op 26 juni 2023 door het dagelijks bestuur is vastgesteld.
In de bestuursrapportage is ingegaan op de indexering van salarissen en verlofsparen als gevolg van de nieuwe CAO-afspraken, de toegenomen kosten voor de afhandeling van bezwaarschriften WOZ als gevolg van een explosieve stijging van het aantal bezwaarschriften en de vervanging van langdurig zieken. De gestegen kosten naar aanleiding van deze drie ontwikkelingen zijn verwerkt in de 2e begrotingswijziging 2023.

 

Formatie-uitbreiding: procesregisseur Zorg en veiligheid 1 fte – themaprogramma Bestuur & organisatie, reguliere taakuitvoering
Om bepaalde complexe casuïstiek integraal te kunnen aanpakken en escalatie te voorkomen is het nodig een procesregisseur Zorg en Veiligheid aan te stellen. Nu hebben we te vaak met escalaties te maken en dat veroorzaakt doorgaans overlast en problemen in de buurt en komt de leefbaarheid en veiligheid niet ten goede. Op dit moment zijn de taken die in andere gemeenten door een procesregisseur worden opgepakt, historisch onlogisch verdeeld en terechtgekomen bij de medewerkers openbare orde en veiligheid, de klantadviseurs zorg van het CMD, de integraal handhaver en de wijk GGD’er. Dit leidt tot een diffuus en variërende aanpak, die per casus daardoor ten onrechte verschilt. Terwijl een uniforme aanpak preventief zou kunnen werken in de voorkoming van opschaling naar een hoger AVE niveau. Door in een vroeg stadium meer structuur te geven aan de samenwerking en casuïstiek integraal op te pakken voorkom je erger, besparen we in duurdere zorgtrajecten maar leidt het vooral tot een veiligere buurt. 
We implementeren als een van de laatste in de regio de noodzakelijke "aanpak ter voorkoming van escalatie" conform het AVE-model. Hiermee creëren we een overzichtelijk stroomschema van proces- en casusregie in casuïstiek waarbij zorg- en veiligheidsaspecten spelen. Daarmee ontstaat een duidelijk kader waarin helder wordt wat van welke interne en externe betrokkenen op welk moment mag worden verwacht in casuïstiek die raakt aan zorg en veiligheid. Alle gemeenten binnen de regio van het Zorg en Veiligheidshuis Brabant Zuidoost werken met dit model. De implementatie van het AVE model en de bijbehorende regiecapaciteit is als volgt opgenomen in de doelstellingen van de Programmagroep De mens centraal in de onlangs vastgestelde strategie: “Er is regiecapaciteit binnen de gemeente ten behoeve van het samenwerken bij complexe casussen op het gebied van zorg en veiligheid”.

 

Formatie-uitbreiding (uit capaciteitsplanning): consulent Zorg 1 fte – themaprogramma Bestuur & organisatie, reguliere taakuitvoering
Op dit moment worden er door de consulenten van team Zorg knelpunten ervaren op het gebied van werkbelasting (hoge werkdruk en caseload). Dit komt door een toenemend aantal meldingen en hulpvragers met complexe problemen. Momenteel bestaat het team consulenten uit 3,01 fte.

De opdracht van team Zorg is:
- Kwaliteit leveren en werken volgens wet en regelgeving, de klantreisgedachte en visie Persoonlijk, Dichtbij en Verbonden;
- Meldingen afhandeling binnen de juridische termijnen van 6-8 weken;    
- Verantwoord omgaan met gemeenschapsgeld en de taakstelling halen.

Het aantal meldingen is met 10% gestegen:
- Gemiddeld maandelijks 50 nieuwe meldingen (het betreft nieuwe meldingen op het gebied van Wonen, Mobiliteit, Hulp bij het huishouden en wijzigingen op lopende indicaties);
- Gemiddeld maandelijks 45 her-indicaties hulp bij het huishouden. 

Alle nieuwe meldingen dienen binnen de juridische termijn van 6-8 weken worden onderzocht ongeacht of het leidt tot een toekenning of afwijzing; iedere melding wordt behandeld.

De redenen van de toename van het aantal meldingen zijn:
- Lage eigen bijdrage regeling, abonnementstarief van € 19,- per maand;
- Passende zorg en ondersteuning is toegankelijk voor inwoners en weten het CMD te vinden. Ook worden inwoners regelmatig door onze netwerkpartners doorverwezen voor een aanvraag voorziening;
- Vergrijzing;
- Ouderen wonen langer zelfstandig thuis;
- Een klant kan immers een beroep doen op meerdere regelingen en voorzieningen (stappelen van voorzieningen) waardoor de aanvragen complexer worden.

 

Formatie-uitbreiding: beleidsmedewerker Inclusie en toegankelijkheid 0,67 fte, inclusief dekking vanuit reserve – themaprogramma Bestuur & organisatie, reguliere taakuitvoering
Voor uitvoering van de geplande activiteiten en reguliere taakuitvoering is tijdelijk extra formatie nodig, omdat er meer ureninzet wordt gepleegd voor de crisis i.vm. Oekraïne.

 

Formatie-uitbreiding (uit capaciteitsplanning): planeconoom, 1 fte, inclusief dekking vanuit plankosten – themaprogramma Bestuur & organisatie, reguliere taakuitvoering
De 1 fte extra is gebaseerd op het urentekort van de bestaande capaciteit (samen 1.224 uur in 2024). De opgave rondom woningbouw tot 2030 (ongeveer 1.500 woningen) leidt tot een toenemende vraag aan planeconomische werkzaamheden. In 2022 is de capaciteit van planeconomie uitgebreid met 0,89 fte. De hoeveelheid aan projecten en alle daarbij voorkomende werkzaamheden levert desondanks nog steeds een hogere belasting op dan de beschikbare uren. De werkzaamheden rondom de jaarrekening zijn toegenomen. Al jarenlang vindt inhuur plaats. Ook in 2023 was dit nodig. Daarnaast worden werkzaamheden geprioriteerd. Concreet betekent dit dat de regionale werkzaamheden op dit moment onvoldoende aandacht krijgen. Ook kunnen niet alle woningbouwprojecten de aandacht krijgen die nodig is voor een snelle voortgang. Tenslotte zijn we met structurele invulling van extra formatie minder kwetsbaar dan met gebruikmaking van inhuur.

 

Formatie-uitbreiding: bijkomende personele kosten – themaprogramma Bestuur & organisatie, reguliere taakuitvoering
Door de voorgestelde formatie-uitbreidingen stijgen de bijkomende personele kosten, zoals arbo, opleiding en vorming, teambuilding, reis- en verblijf, personeelsverzekering, ambtsjubileum, etc.

 

Doorontwikkeling communicatie
Binnen onze organisatie zijn we (op communicatief gebied) te veel bezig met de waan van de dag en te weinig met langdurige profilering en promotie. Er gebeuren heel veel goede dingen, maar die worden te weinig uitgedragen. We hebben behoefte om onze gemeente/organisatie positief te profileren en promoten vanuit wat je wil uitstralen als gemeente (de strategische visie), dat te vertalen in de externe communicatie en te integreren in de kernboodschap van de collegeleden en de medewerkers. Om scherp te kunnen krijgen hoe we die behoefte het beste in kunnen vullen is het nodig daar een plan voor uit te werken en o.a. inzicht te krijgen in: Waar de sterke en zwakke punten in de boodschap van communicatie en de mogelijkheden en beperkingen van communicatie op gedragsbeïnvloeding liggen? Hoe we daar (proactief) mee om kunnen gaan? En hoe we inzicht in de interactie tussen gemeentelijke organisatie, inwoners en ondernemers kunnen verschaffen? 
Uiteindelijk doel is tegemoet te komen aan de genoemde behoefte en deze structureel in onze organisatie in te bedden.

 

Tekort stelpost loon- en prijsontwikkeling, themaprogramma Bestuur & organisatie, reguliere bedrijfsvoering
Er is meer beroep gedaan op de stelpost loon- en prijsontwikkeling dan wat er aan geld beschikbaar was. Hierdoor is de stelpost niet meer toereikend. Het gevraagde bedrag is nodig om het ontstane tekort terug te brengen naar nul.