Bedrijfsvoering

Voor de organisatieontwikkeling wordt verwezen naar programma 6. Organisatie - themaprogramma Bestuur & organisatie. 

De medewerker als drijvende kracht van ontwikkeling is de titel van het Strategisch HRM beleid 2022-2026. In dit beleid ligt de focus enerzijds op werkgeluk en duurzame inzetbaarheid en anderzijds op verandering en innovatie. In het strategisch HRM beleid wordt met 4 beleidslijnen een brug geslagen om deze twee uitdagingen met elkaar te (blijven) verbinden, te noemen eigenaarschap, dienend leiderschap, veranderkracht en vitaliteit. Jaarlijks wordt gewerkt met een uitvoeringsplan, wat aansluit op de doorontwikkeling van de organisatie. 

Naast de organisatieontwikkeling, zoals verantwoord binnen programma 6, is in 2024 ook voortgang geboekt op de vier beleidslijnen: 

Eigenaarschap 

Het kader voor flexibel belonen is afgerond en geïmplementeerd. Dit zorgt voor een transparante en gemotiveerde toekenning van bijzondere beloningen op basis van heldere criteria.

Dienend leiderschap

Het traject Beweging op eigen gedrag loopt door in 2024 met intervisiesessies voor het MT en teammanagers, waarmee zij hun leiderschapsvaardigheden verder ontwikkelen.

Veranderkracht

Een nieuwe tool biedt realtime inzicht in de ontwikkeling van personeelskosten, wat bijdraagt aan datagedreven besluitvorming. Daarnaast is er een digitaliseringsslag gemaakt in het onboardingsproces, zodat nieuwe medewerkers op een modernere manier hun indiensttredingsproces doorlopen.  

Vitaliteit

Het beleid ongewenste omgangsvormen is vastgesteld, waarmee verantwoordelijkheden en procedures zijn verduidelijkt voor een veilige en respectvolle werkomgeving. Het vitaliteitsteam BRUIS heeft diverse activiteiten georganiseerd om medewerkers te stimuleren regie te nemen over hun vitaliteit, zoals de training Grip op mail en AI-workshops. Tot slot is een medewerkersbetrokkenheidsonderzoek uitgevoerd, gericht op samenwerking en sterk management, als activiteit binnen het programma Organisatie.

De formatie is voor 2024 vastgesteld op 237,4 fte  exclusief nieuw beleid. In de meerjarenbegroting 2024 – 2027 is 5,5 fte toegekend aan nieuwe beleid, zijnde
•    Programma 5 duurzaamheid: 
o    duurzaamheid: 1,7 fte
o    biodiversiteit: 1,0 fte
o    klimaatadaptatie : 0,5 fte 
•    Programma 6 bestuur & organisatie: 
o    woningbouwopgave tot 2030: 0,3 fte  
o    doorontwikkeling communicatie: 0,5 fte  
o    zorg & veiligheid: 1 fte. 
o    toename (complexe) WMO aanvragen: 1 fte  

Met de toevoeging van de fte's voor nieuwe beleid bedroeg de formatie per 1-1- 2024 242,9  fte.  

In 2024 zijn de volgende formatiewijzigingen doorgevoerd: (3,56 fte) 
•    GEO-centrumregeling (BGT en BAG): 1,06 fte  
Er worden steeds hogere eisen gesteld aan de datakwaliteit en informatiebeveiliging van gegevens. Dit heeft geleid tot uitbreiding van de formatie ten behoeve van de GEO-centrumregeling. Tevens is formatie toegevoegd voor het uitvoeren voor landmeetkundige werkzaamheden (BGT en BAG). 
•    Gemeentelijk rioleringsplan (GRP) 2023 - 2027: 1,56 fte 
De personele inzet op de rioleringszorg stond de afgelopen jaren onderdruk door o.a. personeelsverloop, maar ook plotselinge calamiteiten (bv regenwateroverlast). Hierdoor was er onvoldoende capaciteit beschikbaar voor de uitvoering van onderhoudswerken. Om dit te ondervangen is formatie toegevoegd.  Enerzijds voor controle, maar vooral ook door betere begeleiding van de aannemers bij het opvangen van problemen tijdens de uitvoering. 
Bij de projectvoorbereiding en -uitvoering treden we actiever naar buiten op. Communicatie en samenwerking met de burgers en bedrijven worden meer nog dan voorheen belangrijk. Ook hier is formatie voor toegevoegd. 
•    Leges verordening: 1 fte  
Bij publiekszaken is formatie uitgebreid met functioneel beheer ten behoeve van de applicaties. De systemen vereisen steeds meer aandacht om ze optimaal te beheren en de complexiteit van de systemen is ook aanzienlijk gestegen. Door de inzet van de functioneel beheerder worden de medewerkers beter ondersteunt en zo de dienstverlening naar onze inwoners geoptimaliseerd. 

De formatie per 31-12-2024 bedraagt 246,85 fte (op 31-12-2024) 

Het verzuimpercentage is met 1,7% gedaald naar 5,4%. Deze daling heeft niet alleen de ambitie gerealiseerd om het gemiddelde verzuim in de vergelijkbare grootteklasse te benaderen, maar ook om daaronder te blijven. Het gemiddelde verzuimpercentage in deze grootteklasse was in 2023 6,3%. Het gemiddelde voor 2024 wordt in mei 2025 bekend.

Een aantal langdurige dossiers zijn afgerond en teammanagers hebben training gekregen gedragsmatige dossieropbouw en privacy. Met de invoering van het nieuwe instrument In Gesprek ligt de focus nu sterker op preventie en het voorkomen van verzuim. Vroegtijdige signalen worden besproken, wat helpt om disbalans en verzuim te voorkomen. Dit heeft geleid tot een lagere instroom van verzuim, een lagere doorstroom naar langdurig verzuim en een afname van de gemiddelde verzuimduur.

Wat wilden we bereiken?
Een geactualiseerd Informatieplan 2024-2025.

Wat hebben we daarvoor gedaan?
In 2024 stelde het dagelijks bestuur van Dienst Dommelvallei een geactualiseerd informatieplan 2024-2027 vast.  Kern van dit plan zijn 8 doelen die bijdrage aan een betere informatievoorziening en een andere benadering voor de projectenkalender. 

Tevens introduceerde Dienst Dommelvallei portfoliomanagement. Met portfoliomanagement is de projectenlijst behorend bij het informatieplan nu dynamisch en wordt deze maandelijks behandeld in het IV-board. Voorheen was dit een statische lijst die alleen jaarlijks werd beoordeeld. Tussentijds kunnen er nieuwe, op basis van urgentie, projectkandidaten aan het portfolio worden toegevoegd. Aanleiding daarvoor kunnen onder andere checks zijn op het gebied van informatieveiligheid of digitale duurzaamheid.

Het IV-board stelt de vier Dommelvallei-organisaties in staat om in gezamenlijkheid keuzes te maken om de meer fundamentele projecten met een gezamenlijk belang en maximaal toegevoegde waarde uit te voeren. Het IV-board is samengesteld uit managementleden van de vier Dommelvallei-organisaties, prioriteert, start en bewaakt de projecten in een continu proces. Het invullen van randvoorwaarden en het toetsen van de haalbaarheid spelen daarbij een belangrijke rol. Het uitvoeren van een impactanalyse per project draagt hier aan bij.

In 2024 legden we een goede basis om medewerkers voor te bereiden op de toekomst. De jaarrapportage van de Functionaris Gegevensbescherming (FG) en de Bestuursrapportage Digitale Weerbaarheid zijn vernieuwd. Beiden geven meer inzicht in de stand van zaken van de implementatie en borging van Privacy en Informatiebeveiliging binnen de gemeentelijke processen. We groeien met kleine stapjes als organisatie, die groei staat wel onder druk. Punt van aandacht is of het tempo van de groei hoog genoeg is. De ontwikkelingen in de digitale wereld gaan namelijk snel, criminelen maken daar meer gebruik van en werken steeds “professioneler”.

We voerden een nulmeting uit over de privacy-volwassenheid en stelden een plan van aanpak op voor verdere verbetering. Verder voerden we een grote inhaalslag uit in het opstellen van gezamenlijke beleidsuitgangspunten op informatiebeveiliging en privacy thema’s. Zoals wat is nodig om veilig om te gaan met mobiele apparatuur en de toegang tot digitale informatie en privacybeleid. Hiermee is een goede basis gelegd voor de veilige inrichting van onze informatiesystemen en om te voldoen aan wet- en regelgeving.

Een melding bij de AP betekent niet ook automatisch een melding bij de betrokkenen en andersom. Of we een datalek melden bij de AP en/of betrokken is altijd een afweging en afhankelijk va het privacy risico voor de betrokkenen. 

De bovengenoemde datalekken zijn vrijwel in alle gevallen het gevolg van een incidentele menselijke fout. Meestal gaat het om een brief en/of mail die per abuis is verstuurd naar een verkeerder ontvanger. Vanuit het bewustwordingsprogramma worden medewerkers meegenomen om datalekken te melden en op welke wijze datalekken kunnen worden tegengegaan, denk hierbij bij het verzenden van een mail gebruikt te maken van veilig mailen, via Zivver.

Het bovengenoemde incident heeft betrekking op een incident bij een glasvezelprovider waardoor het netwerk tijdelijk niet bereikbaar was. 

Van bovenstaande incidentmeldingen is de impact nihil gebleken. Het aantal meldingen van verdachte mails in 2024 voor alle organisaties (78) is lager dan het aantal meldingen van vorig jaar (157). Deze meldingen zijn gedaan door alerte medewerkers en hebben niet geleid tot een daadwerkelijk incident. 

Het college is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties niet rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. In de onderstaande tabel zijn de onrechtmatigheden opgenomen, voor zover deze de door de raad vastgestelde rapportagegrens van € 50.000,- overstijgen.

Wet financiering decentrale overheden
Er zijn geen afwijkingen geconstateerd.

Gids Proportionaliteit
Tijdens de controle is geconstateerd dat de gids proportionaliteit niet altijd wordt nageleefd bij inkooptrajecten. Deze bevindingen worden teruggekoppeld om dit in de toekomst te voorkomen.

Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen

Vanaf 2013 heeft de gemeente beleid op maatschappelijk verantwoord inkopen. Het college heeft in 2023 het actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI) vastgesteld en heeft dit in 2024 geactualiseerd. In het geactualiseerde actieplan is nog meer aandacht voor bewustwording en kennisontwikkeling, om ervoor te zorgen dat iedereen die aanbesteedt, weet van MVOI en tools heeft om dit toe te passen. Daarnaast is ingezet op het helpen van medewerkers bij het concreet formuleren van MVOI, zoals in de vorm van eisen of gunningscriteria in aanbestedingen. Ook is er veel aandacht geweest voor het beter vullen van de monitor. In de gemeente bestond geen overzicht van alle uitgevoerde aanbestedingen per jaar. Met deze monitor zijn deze in beeld gebracht. Ook heeft de monitor inzichten opgeleverd over waar de inkoopprocessen beter uitgevoerd kunnen worden. Verbetervoorstellen worden verder uitgewerkt in de uitgebreidere evaluatie en de actualisatie voor 2025. 

De ambitie is om eind 2025 bij 75% van de aanbestedingen tenminste 2 MVOI thema’s toe te passen. Daarmee bedoelen we twee van de volgende thema’s: milieu, klimaat, circulair, ketenverantwoordelijkheid, diversiteit & inclusie, social return. Voor 2024 waren de tussentijdse doelen:
•    Bij 75% van de door “BIZOB” begeleide trajecten wordt MVOI toegepast: met 83% is dit doel behaald;
•    Bij 75% van de werken wordt MVOI toegepast: met 81% is dit doel behaald;
•    Bij de overige aanbestedingen (niet-BIZOB en niet-werken) wordt bij tenminste 50% van de aanbestedingen afgewogen of we MVOI toepassen: bij 54% van de aanbestedingen is MVOI afgewogen en daarmee is het doel behaald. Maar bij slechts 23% van de overige aanbestedingen is MVOI ook daadwerkelijk toegepast. Bij 46% van de overige aanbestedingen is MVOI niet afgewogen. 
Met name bij de overige aanbestedingen (niet-BIZOB en niet-werken) is nog verbeterpotentieel.

In de monitoring zijn 135 aanbestedingen opgenomen die in 2024 zijn gegund. Bij 24% van de aanbestedingen zijn tenminste twee MVOI thema’s toegepast, bij 14% van de aanbestedingen tenminste 1 MVOI thema en bij 62% van de aanbestedingen is geen MVOI toegepast. De aanbestedingen waarbij geen MVOI is toegepast, zijn voor het grootste deel adviesopdrachten, voor een beperkter deel diensten gericht op onderhoud, en leveringen voor Realisatie en de Buitendienst.

Onderstaande grafiek is vertaald naar de totale opdrachtwaarde van alle werken, diensten en leveringen. Daaruit valt af te leiden dat er veel kleinere aanbestedingen zijn waar geen MVOI is toegepast en dat juist bij de aanbestedingen met een grotere opdrachtwaarde wel MVOI is toegepast. De aanbestedingen waarbij 2 of meer MVOI thema’s zijn toegepast, vertegenwoordigen 60% van de totale opdrachtwaarde van alle aanbestedingen bij elkaar. 

Hieronder worden de formatie en het ziekteverzuim in 2024 weergeven.