Het doel van de bedrijfsvoering is het zo goed mogelijk ondersteunen en uitvoeren van de programma’s. Concreet gaat het om een goede dienstverlening aan de burger door:
Als organisatie zijn we in beweging en zetten stappen op verschillende fronten: visie, strategie, besturen, sturen, werken met programma’s, waarden, gedrag. Ondertussen werken we door aan de basis. Die willen we op orde hebben, zodat we een betrouwbare overheid zijn. Het is een beweging van ons samen, van bestuurders, leiding en medewerkers. Deze beweging is in 2022 opgestart onder de noemer 'Durven en Doen'. De beweging is opgedeeld in 4 ontwikkelsporen:
Visie en strategie
Binnen dit ontwikkelspoor maken we ons het werken vanuit een visie en met een strategie eigen. De gedachte hierachter is dat we daardoor gerichter werken, meer focus aanbrengen in wat we doen en we ook de samenhang tussen verschillende ontwikkelingen beter borgen. Naast onderwerpen als visie en strategie komt in dit ontwikkelspoor ook het versterken van het strategisch vermogen van de organisatie aan de orde.
In 2022 is de visie Geldrop-Mierlo 2040 uitgewerkt en door de raad vastgesteld. Ook is vervolgens in sneltreinvaart de strategie 2023-2026 uitgewerkt, om een brug te hebben tussen de visie en de begroting 2023. Deze strategie is in november tezamen met de begroting door de raad vastgesteld. Nog in december is het proces voor de strategie 2024-2027 opgestart. Hierin vindt niet alleen een actualisatieslag plaats, omdat we weer een jaar verder kijken; het is ook een doorontwikkeling van het instrument 'strategie', bijvoorbeeld door het concreter maken van doelen. Met deze geactualiseerde en verbeterde strategie komen we direct in de beoogde routine terecht dat de strategie samen met de kadernota wordt vastgesteld.
Besturen en sturen
Bestuurders en leidinggevenden gebruiken de visie, strategie en het uitvoeringsplan om de organisatie te richten, zodanig dat wordt uitgevoerd wat bestuurlijk is besloten, er wordt geprioriteerd en er is samenhang in keuzes en inzet.
In 2022 hebben we o.a. de capaciteitsplanning doorontwikkeld, een aanzet gemaakt om te komen tot een nieuwe indeling van begrotingsprogramma's en de opzet verbeterd van het beleidsgedeelte van de begroting (2023). Meer dan voorheen hebben we de visie en strategie als uitgangspunt genomen voor het opstellen van programmabeschrijvingen. Hierdoor zijn deze gestructureerd van opzet: beleidsvoornemens staan niet op zichzelf, maar zijn onderdeel van een hoger gelegen doel (strategie) of ambitie/opgave (visie). In 2023 gaan we verder met de doorontwikkeling ervan.
Werken met programma's
Ook het werken met programma's helpt ons om met meer focus en meer in samenhang te werken. Bovendien helpt het ons om ontwikkelingen meer mét inwoners, ondernemers, maatschappelijke organisaties en andere overheden op te pakken. Het werken met programma's is wel een behoorlijke ommezwaai voor bestuur en organisatie. Daar geven we handen en voeten aan binnen het ontwikkelspoor werken met programma's.
In 2022 is gewerkt aan de architectuur: welke programma's, hoe grijpen de programma's aan op de visie en strategie en hoe werken ze door in de kadernota en begroting. Ook zijn sommige beleidsontwikkelingen al in de trant van programma's vormgegeven, denk bijvoorbeeld aan het programma duurzaamheid. Daarnaast zijn er diverse bijeenkomsten geweest met college, leidinggevenden en medewerkers om met elkaar de omslag te kunnen maken.
Waarden en gedrag
Het doel van dit ontwikkelspoor is dat iedereen in de organisatie (medewerkers, leidinggevenden en bestuurders) zich herkent in en gedraagt naar de waarden die we belangrijk vinden.
In mei heeft er een organisatie dag voor alle medewerkers plaatsgevonden. Het eindresultaat van deze dag is de beeldplaat 'durven en doen' waarbij we met elkaar verkend hebben wat we als ambtelijke organisatie moeten doen om een bijdrage te leveren aan het realiseren van de visie 2040. In de periode september – december 2022 zijn we gestart met de 1e opdracht binnen het ontwikkelspoor: het ontdekken en definiëren van organisatiewaarden. Op 24 november 2022 hebben er 3 waardensessies plaatsgevonden. In totaal zijn ongeveer 90 collega’s het gesprek met elkaar aangegaan over wat het droombeeld ‘Durven en Doen’ betekent voor ons handelen. Daarna is met een co-creatieteam gekeken welke 3 waarden uit het droombeeld het meeste aanspreken. Deze waarden zijn vertaald naar concreet gedrag.
Elementen vanuit (maatschappelijke) ontwikkelingen sluiten aan bij het strategisch HRM-plan. In het HRM-plan zijn de onderdelen HRM-visie en -beleid uitgewerkt voor de vier Dommelvallei-organisaties.
In 2022 is uitvoering gegeven aan het HR-jaarplan:
Hybride werken
De vergoedingsregeling voor de inrichting van de thuiswerkplek is vastgesteld.
Herijking gesprekscyclus
Vanuit de breed gedeelde behoefte is in juni 2022 het co-creatieteam ‘het goede gesprek’ gestart om de huidige werkwijze van medewerkersgesprekken te hervormen. Dit heeft geresulteerd in een aantal uitgangspunten, die op 1 september 2022 door het MT zijn vastgesteld. Hierna zijn de uitgangspunten vertaald naar een nieuw instrument 'In gesprek', als vervanger van de huidige regeling medewerkersgesprekken.
Doorontwikkeling management
Om een goed beeld te krijgen op het eigen gedrag en die van elkaar zijn het MT en de teammanagers eind 2021 gestart met de beweging op het eigen gedrag met de Birkman methode. In 2022 hebben er diverse intervisies plaatsgevonden wat geleid heeft tot een gemeenschappelijke visie op leiderschap , scherpere rolduiding en is de vertaalslag gemaakt naar hoe men zich verhoudt tot het gewenste leiderschap en de rolinvulling.
Arbeidsmarktstrategie
In 2022 is een Dommelvallei brede analyse gemaakt van de arbeidsmarktvraagstukken. Deze analyse dient als input voor de op te leveren arbeidsmarktstrategie. Los hiervan zijn er diverse activiteiten opgepakt (zoals het wervingsfilmpje) om de wervingskracht van de organisatie te vergroten.
Onboarding
Om nieuwe medewerkers op een efficiënte en moderne manier, voorafgaand aan de startdatum, kennis te laten maken met onze organisatie is een onboarding app ingericht.
BRUIS
Het team van BRUIS richt zich op het enthousiasmeren, meenemen en stimuleren van medewerkers om (meer) regie te nemen voor een vitaal leven. BRUIS staat voor Blij, Relax, Uitdaging, Ik en Samen. Het team van BRUIS heeft activiteiten uitgevoerd op het gebied van workshops (creatief denken, vitamine A, denk-eet-beweeg je fit), sport (wandelen) en ontspanning (stoelmassages).
E-HRM
De verdere doorontwikkeling van de digitale HR-service is een permanent proces. In 2022 is gewerkt aan het digitaliseren van HR-processen, zoals het brievenboek en de digitale handtekening en het digitaliseren van personeelsdossiers.
Overig
Toekomstgericht ontwikkelen en HRD is onderdeel van het ontwikkelspoor waarden en gedrag geworden en krijgt in 2023/2024 vorm.
De formatie (207,79 FTE) is in de periode 1-1-2022 tot en met 31-12-2022 ongewijzigd gebleven.
Vanaf eind 2021 zien we een stijging in de verzuimcijfers, een trend die zich in 2022 heeft voortgezet. Vanaf begin 2022 kreeg de organisatie te kampen met een forse stijging van het verzuim, door:
1. De intrede van de Omnikronvariant van het corona virus. Deze stijging komt deels overeen met de landelijke tendens waarbij het verzuim, als gevolg van deze variant, in deze periode in alle sectoren fors is gestegen.
2. Toegenomen werkdruk, wat niet alleen het gevolg is van het corona virus en het hybride werken, maar ook de implementatieproblemen van nieuwe systemen en het (onvoldoende) maken van keuzes.
3. Hoge terugkeerdrempel, uitval van medewerkers heeft tot gevolg dat het werk met minder personen gedaan moet worden, waarbij de druk onverminderd hoog blijft of zelfs hoger wordt. Door de krapte op de arbeidsmarkt of om financiële redenen lukt het niet altijd om tijdig de juiste vervanging te regelen. Dit leidt enerzijds tot meer kans op uitval bij niet verzuimende medewerkers en anderzijds wordt de werkhervattingsdrempel voor de verzuimende medewerker verhoogt. De verzuimende medewerker wil niet terugkeren in dezelfde omgeving, met dezelfde werkdruk, als waarin de medewerker is uitgevallen.
Het verzuim is in 2022 gestegen van 5,51% naar 9,81%. De verzuimfrequentie is gestegen van 0,79 naar 1,28. Het aantal medewerkers dat niet heeft verzuimd is gedaald van 44% naar 37,76%. De gemiddelde verzuimduur bedraagt 23,2 dagen ten opzichte van 19,76 dagen in 2021.
In 2022 zijn we gestart met een nieuwe arbodienst. De volgende interventies zijn in 2022 gerealiseerd/opgestart om het tij te keren:
Uitvoering informatieplan 2022
De uitvoering van het informatieplan 2022, het jaarlijkse uitvoeringsplan op basis van informatiebeleid Dommelvallei 2021-2025, stond onder druk, door:
Alhoewel er projecten in de planning verschoven zijn is het gros van de projecten in uitvoering of in voorbereiding. Maar door de druk op het portfolio, beveiligings- en capaciteitsissues bij systeembeheer zijn achterstanden in vooral technische projecten en reguliere hardware-vervangingen ontstaan. Eind 2022 gaf Dienst Dommelvallei hierover een noodsignaal af. Op basis daarvan zijn in het informatieplan 2023 noodzakelijk onderhoud, beveiliging en modernisering van de ICT-omgeving samen onder de noemer "basis op orde" als prioriteit gesteld en is er aandacht gevraagd voor de ondercapaciteit bij systeembeheer. Nieuwe wensen voor functionaliteit en ambities uit 2022 die niet in uitvoering of voorbereiding zijn, kregen de status optioneel. Deze worden alleen opgepakt indien er naast de basis-op-orde capaciteit bij systeembeheer overblijft.
IT-regieorganisatie
Dienst Dommelvallei zette de eerste stappen in de inrichting van IT-servicemanagement en wijzigingsbeheer. Daardoor zijn ze meer "in control". Ze kregen meer zicht op hoeveel tijd er nodig is om de afgesproken diensten te leveren en de infrastructuur te onderhouden. De tijd die nodig is voor informatieveiligheid neemt toe. Systeembeheer voert alleen wijzigingen in infrastructuur en applicatielandschap door die een vastgesteld proces volgen en als de planning van het regulier beheer dit toelaat. Dit heeft gevolgen voor het aantal uit te voeren projecten. Daarbij is Dienst Dommelvallei beter in staat reële verwachtingen van doorlooptijd te geven. In het verlengde hiervan stelde de dienst een ontwikkelplan functioneel beheer en applicatiebeheer op om op dit gebied te professionaliseren met als hoofddoel de digitale mogelijkheden beter uit te nutten en continuïteit en veiligheid te borgen.
Door het stuklopen van de VNG aanbesteding GGI-veilig was het noodzakelijk om nieuwe diensten en software af te nemen om het proactief detecteren van risico's te implementeren. De verdere implementatie loopt door naar 2023.
Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO)
De invoering van de omgevingswet is uitgesteld naar 1 januari 2024 door problemen met de implementatie van het (landelijke) DSO.
Digitale duurzaamheid
Informatie is duurzaam toegankelijk als die gedurende de vastgestelde bewaartermijn voldoet aan de volgende kenmerken: informatie is vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar en toekomstbestendig. Voor iedereen die daar recht op heeft en voor zo lang als noodzakelijk, oftewel volgens wetgeving.
Samen met Dienst Dommelvallei koppelden we de systemen voor burgerzaken, het sociaal domein en vergunningen-toezicht-handhaving (VTH-systeem) aan het zaaksysteem om archiefwaardige documenten hierin op te slaan. Dit blijkt in de praktijk weerbarstig. Koppelingen zijn complex en vragen veel monitoring en beheer op diverse gebieden. In het sociaal domein is tot dusver geen naar behoren werkende koppeling opgeleverd. Daarom is langer analoog archiveren nodig. Door deze ervaringen maakten we een uitzondering op de kaders en richtlijnen zaakgericht werken, door archieffunctionaliteit toe te staan in diverse vakapplicaties. Dit vraagt om een herijking van de architectuur: hoe en waar zullen we informatieobjecten bewaren, vernietigen en beheren. De keuzes die we daarin maken zullen invloed hebben op de uitvoering en daarmee benodigde formatie voor informatiebeheer. Hiermee gaan we in 2023 aan de slag.
Archiefinspectie
In 2022 heeft het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe) een audit uitgevoerd en hebben we de jaarlijkse rapportage aan het Interbestuurlijk Toezicht van de Provincie (IBT) gestuurd. Het toezichtoordeel van de provincie was ‘Voldoet’. Uit de audit bleek dat het archiefbeheer grotendeels voldoet aan geldende wet- en regelgeving; verbeterpunten worden opgenomen in het verbeterplan voor 2023.
Digitalisering bouw- en milieudossiers
Er was gepland dat dit project in 2022 afgerond zou zijn. Dit is niet gelukt, omdat de voorbewerking van de bouwdossiers iets meer tijd vroeg dan verwacht en de lockdown periode eerder al enige vertraging had opgeleverd.
De planning is dat dit in het voorjaar van 2023 alsnog gebeurd. De bouwvergunningen verleend tot en met 1989 worden dan ook overgedragen naar het RHCe.
Werkplekvoorzieningen en Ondersteuning gemeenteraden
Bij de start van de nieuwe raadsperiode in 2022 zijn aan raads-, commissie- en burgercommissieleden digitale voorzieningen (laptop en softwarelicenties) uitgeleverd. Door lange levertijden van hardware zijn laptops voor medewerkers in het kader van hybride werken niet in 2022, maar begin 2023 uitgeleverd.
1. Basis op orde
Veiligheid eerst
De wachtwoordsterkte is aangescherpt conform de BIO norm. Dit gecombineerd met tweefactor authenticatie verhoogt de bescherming van onze applicaties en devices.
Kwetsbaarheids-/penetratietesten
In 2022 zijn twee kwetsbaarheidsscans op de systemen uitgevoerd door externe partijen. Maatregelen zijn genomen om de bevindingen met de grootste risico's weg te nemen. Andere te nemen maatregelen zijn ingepland en begroot.
Inrichting risicomanagement
In 2022 is een pilot gestart voor interne controle op autorisaties. Dit heeft betrekking op de proceseigenaren en de toetsing door control.
Zaakgericht werken
De functionarissen gegevensbescherming (FG's) toetsen de inrichting van de vertrouwelijkheid van alle nieuwe zaaktypes. Zo zorgen zij er gezamenlijk voor dat de medewerkers in het zaaksysteem alleen die gegevens kunnen raadplegen die ze nodig hebben voor hun taken.
Verwerkers- en samenwerkingsovereenkomsten
In het verwerkingenregister staan alle verwerkingen van persoonsgegevens die in een organisatie plaatsvinden. Voorheen werden deze registers bijgehouden in een Excelbestand. Dit jaar zijn de verwerkingenregisters voor de gemeente vanuit Excel overgezet in het Privacy Management Systeem (PMS). Daarmee kunnen de verwerkingen op een meer gestructureerde manier worden bijgehouden.
2. Bedrijfscontinuïteit
Werken in de cloud / Veilig mailen en veilig bestanden uitwisselen
Na een succesvolle pilot is de organisatie brede implementatie van een platform voor veilige communicatie uitgerold.
Crisisbeheersing
De crisisorganisatie is in de praktijk getoetst bij incidenten. Dit jaar is een aanpak van beveiligingsincidenten met als doelgroep systeembeheer opgesteld.
Bewustwording
28 januari is de Europese Dag van de Privacy. Op deze dag wordt internationaal extra aandacht gegeven aan het belang van een goede bescherming van persoonsgegevens. Privacy officers, FG's en CISO zijn hierop aangehaakt. In de week van 28 januari hebben zij dagelijks op intranet aandacht besteed aan een specifiek onderwerp dat verband houdt met privacy en informatiebeveiliging. De week werd afgesloten met een quiz, waar veel medewerkers aan mee deden.
Phishingmailactie
Aan het eind van het jaar hebben CISO en FG's een nep phishingmail uit laten sturen. Zij wilden daarmee toetsen of de medewerkers een phishingmail kunnen herkennen, of zij bekend zijn met het proces rondom het melden van een phishingmail en wilden het bewustzijn bij de medewerkers vergroten. De actie was geslaagd. CISO en FG's hebben daarna voor iedereen op intranet een e-learning beschikbaar gesteld waarin zij meer konden leren over het herkennen van een phishingmail en het meldproces. De directeuren zijn over de resultaten van de actie geïnformeerd.
Rondgang door de gebouwen
In 2019 heeft een mystery guest de gemeentelijke gebouwen bezocht om bij de Dommelvallei-organisaties de informatieveiligheid te toetsen. CISO en FG's wilden onderzoeken of de aanbevelingen die de mystery guest destijds heeft gedaan, door de organisaties zijn opgevolgd. Daarvoor hebben zij in juli en augustus 2022 een rondgang door de gebouwen gemaakt. CISO en FG's constateerden veel verbeteringen en hebben aan de directeuren ook een aantal verbetervoorstellen gedaan.
3. Overig
Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA)
Met ENSIA leggen gemeenten in één keer verantwoording af over het (veilig) gebruik van acht verantwoordingsstelsels en applicaties. Het betreft de verantwoordingsprocedure voor de Basisregistratie Personen, Reisdocumenten, Digitale persoonsidentificatie (DigiD), Basisregistratie Adressen en Gebouwen, Basisregistratie Grootschalige Topografie, Basisregistratie Ondergrond, Structuur uitvoeringsorganisatie Werk en Inkomen (Suwinet) en Wet Waardering Onroerende Zaken. De DigiD en Suwinet onderdelen zijn door een IT-auditor gecontroleerd, we voldeden voor deze stelsels aan alle normen. De uitkomsten van de IT-audit en de andere zelfevaluaties (met waar nodig verbeterplannen) zijn vastgesteld in de colleges en gedeeld met de verticale toezichthouders.
Externe audit Wet politiegegevens
Een IT-auditor heeft bij de gemeente Geldrop-Mierlo de wettelijk verplichte audit uitgevoerd op de verwerking van politiegegevens (persoonsgegevens die worden verwerkt voor de opsporing van strafbare feiten). De resultaten zijn tijdig bij de Autoriteit Persoonsgegevens aangeleverd. De organisatie gaat met de aanbevelingen aan de slag.
Datalekken
In 2022 zijn er binnen Geldrop-Mierlo bij de privacy officers en FG's zeven datalekken gemeld. Twee daarvan hebben we gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. In vijf gevallen is de betrokkene op de hoogte gesteld van het datalek.
Binnen het PlusTeam zijn er bij de privacy officers en FG's drie datalekken gemeld. één daarvan hebben we gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. In twee gevallen is de betrokkene op de hoogte gesteld van het datalek.
Een melding bij de AP betekent niet ook automatisch een melding bij de betrokkenen en andersom. Of we een datalek melden bij de AP en/of de betrokkenen is altijd een individuele afweging. Dit is afhankelijk van het privacyrisico voor de betrokkenen. De FG's en de privacy officer stemmen in overleg met de verantwoordelijken af welke datalekken bij wie gemeld worden.
De datalekken zijn in vrijwel alle gevallen het gevolg van een incidentele menselijke fout. Meestal gaat het om een mail die per abuis is verstuurd naar een verkeerde ontvanger. We wijzen medewerkers erop om de juistheid van het mailadres goed te controleren. Omdat de mens hierin de zwakste schakel is en blijft, nemen wij dit thema continu mee in onze bewustwordingscampagne.
Beveiligingsincidenten
In 2022 zijn er in de vier Dommelvallei-organisaties negentien beveiligingsincidenten (geen phishing/spam meldingen) gemeld bij de CISO. Dit jaar zijn er (door verbeterde mail inrichting en beveiliging) geen phishing/spam meldingen geweest. Het aantal beveiligingsincidenten (niet phishing/spam) is driemaal zo hoog als vorig jaar, vorig jaar waren er zes beveiligingsincidenten (niet phishing/spam) en 67 phishing/spam incidenten.
Het grootste incident was een kwetsbaarheid op een nieuwe server, waardoor er een (ethical-) hacker is binnengedrongen. Deze kwetsbaarheid is meteen weggenomen en nader forensisch onderzoek heeft geen andere inbreuken aangetoond.
Zie informatiebeveiliging.
Rechtmatigheidsverantwoording
De rechtmatigheidsverantwoording door het college gaat in vanaf het boekjaar 2023, in plaats van vanaf 2022. De noodzakelijke wetswijziging is eind september 2022 definitief vastgesteld in de Eerste Kamer. Het college geeft vanaf het boekjaar 2023 zelf een verantwoording af over de rechtmatigheid.
Aan de hand van de beschikbare informatie hebben we ons in 2022 voorbereid, zodat de eerste rechtmatigheidsverantwoording afgegeven kan worden bij de jaarrekening 2023.
Data-analyses
De opzet van de verbijzonderde interne controle verandert. In plaats van voornamelijk repressieve controles op basis van deelwaarnemingen, worden aantallen/resultaten, ontwikkelingen binnen het vakgebied en financiële ontwikkelingen steeds meer de basis van het nieuwe control framework. Op deze manier kan risicogericht toezicht worden gehouden. Niet alleen meer achteraf. Data-analyse speelt hierbij een cruciale rol. Voor de processen inkoop, personeel en belastingen is hier in 2022 voor het eerst gebruik van gemaakt.
Eind 2022 is het nieuwe Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen 2022-2025 van start gegaan en heeft de gemeente dit mede ondertekend. De gemeente stelt een nieuw actieplan MVOI op. De gemeente heeft in 2022 alle doelstellingen uit het Actieplan behorende bij het vorige Manifest gehaald:
• De gemeente zal in de periode 2019-2020 ten minste één circulaire inkoop realiseren om ervaring hiermee op te doen: deze doelstelling is eerder behaald, in 2022 was circulariteit onderdeel van de aanbesteding van bureaubehoeften.
• De gemeente streeft naar CO2 reductie bij haar in te kopen producten en diensten jaarlijks bij tenminste vier aanbestedingen: bureaubehoeften, geluidssanering (Mierloseweg, Wielewaal en Nuenenseweg), opstellen buurtplannen aardgasvrij, vervangen tractor.
• De gemeente streeft ernaar jaarlijks tenminste twee aanbestedingen op basis van levenscycluskosten (total cost of ownership) te doen: vervangen tractor. Er was geen tweede aanbesteding waar we op dit thema hebben kunnen inzetten.
• De gemeente heeft social return voorwaarden gesteld in drie aanbestedingen: arbodienstverlening Dommelvallei, juridische dienstverlening, Sociaal Medische Advisering.
(peildatum: 31-12-2022)
Formatie (exclusief college van B&W en griffie)
| Afdeling | Factor | Peildatum 31-12-2022 |
|---|---|---|
| Staf | fte | 4,00 |
| Ruimte | fte | 82,31 |
| Dienstverlening | fte | 56,44 |
| Samenleving | fte | 65,04 |
| Totale formatie | fte | 207,79 |
Ziekteverzuim (exclusief zwangerschapsverlof)
| 2022 | 2021 | |
|---|---|---|
| Verzuimpercentage | 9,81 | 5,51 |
| Gemiddelde duur (dagen) | 23,15 | 19,76 |
| Verzuimfrequentie | 1,28 | 0,79 |
| Ziekteverzuimpercentage in vergelijkbare gemeenteklasse voor 2021: *bron: personeelsmonitor | 9,93 | 5,51 |