2023 is het eerste jaar waarin het college van B&W de rechtmatigheidsverantwoording opneemt in de jaarrekening. Hiermee wordt verantwoording afgelegd over de naleving van de regels, die relevant zijn voor de financiële gang van zaken in de organisatie.
Gedurende het hele jaar is er landelijk nog discussie geweest hoe om te gaan met begrotingsrechtmatigheid. Om de rechtmatigheidsverantwoording mogelijk te maken zijn de volgende documenten vastgesteld:
• Financiële verordening;
• Controleverordening;
• Controleprotocol;
• Werkwijze begrotingsrechtmatigheid jaarrekening 2023.
De spelregels omtrent het afleggen van verantwoording inzake de rechtmatigheid zijn uitgewerkt in hoofdstuk 3 van de financiële verordening. Hierin is onder andere de verantwoordingsgrens van 1% opgenomen. De totale lasten (inclusief dotatie reserves) over het boekjaar zijn € 121.886.000,-. Met een verantwoordingsgrens van 1% over de totale lasten komt dit neer op € 1.219.000,-. De rapporteringsgrens voor afwijkingen is vastgesteld op € 50.000,-.
Om vast te stellen dat de financiële handelingen hebben plaatsgevonden binnen de kaders van wet- en regelgeving is binnen de gemeente, naast op de Financiële verordening, getoetst op een drietal criteria. De grondslag en uitwerking daarvoor ligt vast in:
• Controleverordening;
• Controleprotocol;
• Internal control framework (ICF).
De rechtmatigheidsverantwoording van het college is opgenomen in de jaarrekening. De bevinding van het college is gebaseerd op de volgende 3 criteria. Hieronder wordt per criterium toegelicht welke maatregelen daarvoor genomen zijn.
Begrotingscriterium
Om onrechtmatigheden binnen het begrotingscriterium te voorkomen heeft de gemeente binnen haar eigen P&C cyclus meetmomenten gedurende het boekjaar gecreëerd. De gemeenteraad ontvangt tweemaal per jaar een tussentijdse rapportage over de realisatie waarbij afwijkingen groter dan € 50.000,- worden toegelicht.
De analyse op de begrotingsrechtmatigheid is opgenomen in de jaarrekening onder Begrotingsrechtmatigheid bij de Toelichting op het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening.
Voorwaardencriterium
Het voorwaardencriterium heeft voor de gemeente vooral betrekking op de naleving van de aanbestedingswetgeving en uitgaande subsidies. De interne controlewerkzaamheden op inkopen en aanbestedingen zijn primair gericht op het voldoen aan de Europese aanbestedingswetgeving. Enkel constateringen op het gebied van Europese aanbestedingswetgeving hebben een effect op het rechtmatigheidsoordeel.
Driemaal per jaar wordt een spendanalyse opgesteld over de inkooplasten van het jaar. De focus ligt hierbij op crediteuren met meerjarige lasten boven de Europese drempels waarbij geen Europese aanbesteding is doorlopen en op nieuwe crediteuren in 2023. De totale inkooplasten in 2023 die daarvoor beoordeeld zijn, bedragen circa € 16 miljoen. Dit is exclusief het sociaal domein, de analyse hiervan vindt separaat plaats.
Misbruik en oneigenlijk-gebruik criterium
Op basis van de risicoanalyse uit het ICF zijn op dit criterium de risico’s ingeschat binnen de processen burgerzaken, leerlingenvervoer, uitgaande subsidies en het sociaal domein. Er zijn binnen de Interne controle werkzaamheden gepland om de werking van de beheersmaatregelen van deze risico te testen.
Het college is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. In de onderstaande tabel zijn de onrechtmatigheden opgenomen, voor zover deze de door de raad vastgestelde rapportagegrens van € 50.000,- overstijgen.