De organisatie is en blijft in ontwikkeling. In 2018 is gestart met een traject van organisatie ontwikkeling. Een traject waarbij nadrukkelijk de verbinding is gemaakt tussen de Strategische visie “Geldrop-Mierlo, een plek met hart” en het kernakkoord van het college. Deze ontwikkelingen vroegen om een organisatie die daar op aan sluit, wat in 2020 middels een reorganisatie tot stand is gebracht, waarbinnen een herstructurering van het managent heeft plaatsgevonden. Het besef is gegroeid dat we als gemeente een andere rol hebben in de samenleving, waarbij we vaker als netwerkpartner en regisseur optreden en ons doel niet meer altijd in het centrum plaatsen van wat er in Geldrop-Mierlo gebeurd. Bovendien wordt van ons als gemeente verwacht dat we meer samenhang aanbrengen in beleidskeuzes en in de uitvoering.
Binnen deze ontwikkeling is de organisatie versterkt op het gebied van strategie en processen. Dit heeft geleid tot een aanpak om te komen tot een visie voor het dorp en een strategie voor de organisatie door met beleidslijnen te werken waarin beleidsvelden aan elkaar worden gekoppeld en door voor de opgaven in woonwijken, bedrijventerreinen, de centra, de natuurgebieden en het buitengebied samen met anderen een opgavegerichte aanpak te hanteren. In 2021 is een start gemaakt met het opstellen van het visiedocument.
Maar belangrijker is misschien nog wel dat we als organisatie en als individuele medewerkers een slag maken in cultuur, houding en gedrag enerzijds en in het ontwikkelen en verwerven van andere competenties anderzijds. In 2021 is het management van Geldrop-Mierlo gestart met een doorontwikkeling op de eigen houding en gedrag. Het management is ervan doordrongen dat eigen (voorbeeld)gedrag bepalend is voor het succes van de organisatie en de betrouwbaarheid die daarin wordt ervaren. Om een goed beeld te krijgen op het eigen gedrag en die van elkaar is gestart met het traject 'beweging op het eigen gedrag'. Daarvoor is gebruik gemaakt van de Birkman methode, een zelfassessment instrument dat op gestructureerde wijze inzicht biedt in het gedrag, de interesses, behoeften en stressoren van mensen.
In 2021 is verder ingezet op het programma 'Met Focus Samenwerken', waarbij we ons richten op het verbeteren van de interne organisatie vanuit de overtuiging dat als we dat goed/beter op orde hebben we tot betere resultaten kunnen komen voor al onze klanten. Daarin hebben we en zijn we nog steeds stappen aan het zetten om beter in control te geraken. Om de werkdruk onder controle te krijgen en werkgeluk te creëren. Zo werken we met een bestuurlijke planning en een concernplanning zodat we meer inzicht hebben in waar we met elkaar voor aan de lat staan, met elkaar daarover hebben afgesproken, we daar prioriteiten in kunnen stellen en beter op kunnen sturen. En van andere aard hebben we de afgelopen periode geanticipeerd op de veranderingen in de kijk op (hybride) werken. Er is meer vrijheid in waar je je werk doet. Vanuit eigenaarschap wordt van een ieder verwacht dat ze hun werkplek aansluiten op wat het beste is in relatie tot de werkzaamheden die er zijn. Waarbij onderlinge verbinding en integraalwerken voor iedereen een gezamenlijke opgaaf is.
HRM-beleid
In het najaar van 2021 is het Strategisch HRM beleid 2022-2025 voor de 4 Dommelvallei organisaties opgeleverd, met als titel 'De medewerker als drijvende kracht van ontwikkeling'. Gemeentelijke organisaties hebben een bijzondere positie midden in een sterk veranderende maatschappij. Het werken in een gemeentelijke organisatie is voor zowel bestuur als medewerkers de laatste jaren erg veranderd. In de Dommelvallei organisaties vinden organisatie ontwikkeltrajecten plaats om aan te sluiten bij de (maatschappelijke) veranderingen. Uitgangspunt is dat de organisaties zo goed mogelijk antwoord willen geven op wensen en eisen van inwoners en andere belanghebbenden. Competente en gedreven medewerkers die voldoende autonoom zijn en ondersteuning ervaren bij wat ze doen, zijn de belangrijkste bron om het antwoord te geven op deze wensen en eisen. En daarmee doelen en ambities te realiseren en onderscheidend te zijn ten opzichte van andere (gemeentelijke) organisaties.
De Dommelvallei organisaties staan voor twee uitdagingen:
- Een werkomgeving creëren waar mensen wíllen zijn in plaats van moeten zijn en waar zij energie krijgen: focus op werkgeluk en duurzame inzetbaarheid.
- Meer dan ooit vernieuwen, kunnen veranderen om in de wereld van morgen nog meer waarde toe te voegen: focus op verandering en innovatie.
In het strategisch HRM beleid wordt een koppeling gelegd tussen de organisatieontwikkeling(en) en de wijze waarop P&O daarbij kan aansluiten en ondersteunen. Het plan past bij de doelen en uitdagingen van de organisaties en geeft richting aan nieuwe HR ontwikkelingen. Het strategisch HRM beleid dient als input in het proces waarin management en P&O samen aan de slag gaan met de vertaling van de organisatiekoers naar een HR-strategie en jaarplan. Behoeftes in tijd, prioritering en eigenheid van de organisaties lopen uiteen. Daar waar deze elkaar raken wordt uniformiteit nagestreefd.
Het project HRD (Human Resources Development) is in 2021 afgerond en wordt in 2022 geïmplementeerd. Het resultaat van dit project is een HRD-tool voor het bepalen van “de gap” bij medewerkers of groepen medewerkers tussen gewenst en aanwezig niveau bij het realiseren van (organisatie)doelen, het uitvoeren van taken en bij competenties. Door actief te sturen en deze gap te verminderen, kunnen de (organisatie)doelen op een effectieve en efficiëntere manier worden bereikt.
Ook in 2021 is de projectgroep BRUIS actief geweest. BRUIS is een groep enthousiaste medewerkers die graag wil inspireren en stimuleren om zelf én samen met andere collega’s te werken aan een vitaal leven. De groep organiseert o.a. activiteiten zoals workshops en challenges, zetten leuke win-acties uit en geven Tips & Tricks om gezond te leven én te werken. In het kader van duurzame inzetbaarheid heeft het management een opleiding energiemanagement gevolgd. Naast dat ze hebben geleerd hoe ze hun eigen energie kunnen aansturen hebben ze zicht gekregen op hoe ze dit in de organisatie breed uit kunnen zetten. Ze hebben hiermee de kennis in huis om medewerkers hierin effectief te coachen.
Hybride werken
Zie tekst onder Coronavirus.
Arbodienstverlening
We doorliepen een aanbestedingsprocedure voor de Dommelvallei-organisaties en het PlusTeam.
Dit heeft geleid tot het contracteren van een nieuwe arbodienstverlener per 1 januari 2022.
Managed service provider
De dienstverlening voor de externe inhuur is opnieuw aanbesteed voor ruim 40 organisaties in Oost-Brabant. Het resultaat daarvan is dat de samenwerking met de huidige leverancier is gecontinueerd. Daarbij bedongen we scherpe(re) voorwaarden en een aantrekkelijkere prijsstelling.
E-HRM
Voor de gemeentelijke organisaties en Dienst Dommelvallei is een nieuw e-HRM-systeem ingekocht. In mei 2021 startte de implementatie. In januari 2022 is de nieuwe software in gebruik genomen. Enkele onderdelen, zoals de indiensttredingsmodule waren niet tijdig beschikbaar en worden in 2022 ingericht. Daarom kan het project nog niet worden afgesloten.
Wij onderschrijven het gedachtegoed van een inclusieve samenleving en vertaalden dat naar onze organisatie. We merkten echter dat de aard en inhoud van onze functies zich niet gemakkelijk lenen voor het vervullen door werknemers vanuit specifieke doelgroepen, zoals bijvoorbeeld garantiebanen. We blijven zoeken naar mogelijkheden om ons imago als sociale werkgever concreet vorm te kunnen geven. In 2021 konden we geen vacature op deze wijze invullen.
Verzuim
De dalende trend van het verzuim heeft zich in 2021 voortgezet. Vanuit een gedeelde visie op verzuim zijn leidinggevenden en medewerkers gedurende het jaar met elkaar in gesprek over werkvoorraad, werkdruk, inhoud van het werk, regelvrijheid binnen de functie, de balans tussen werk en privé etc. Belangrijk hulpmiddel hierbij zijn de persoonlijke planningen voor medewerkers, die afgeleid zijn van de concernplanning. Door regelmatig de dialoog hierover te voeren worden tijdig signalen van disbalans herkent en aangepakt. Medewerkers en leidinggevenden staan samen aan de lat om tijdig zaken bespreekbaar te maken die van invloed zijn op het werk en mogelijkheden en oplossingen te onderzoeken om inzetbaar te blijven. Hierdoor ligt de nadruk veel meer op (het behoud van) duurzame inzetbaarheid in plaats van op de aanpak van verzuim. Vanuit het MT is er structurele aandacht voor het verloop van het verzuim op teamniveau, de wijze waarop leidinggevenden met medewerkers de (goede) gesprekken voeren en daarmee invulling geven aan de visie op verzuim.
In 2020 lag het verzuimcijfer voor alle gemeenten op 5,5%. Daar waar het verzuimpercentage in 2020 uitkwam op 7,33% is het jaar 2021 afgesloten met een gemiddeld verzuimpercentage van 5,51%. Een forse daling en ruimschoots onder de target (6,8%). Het verloop geeft over het jaar heen een consistent beeld. Landelijke ontwikkelingen, zoals het coronavirus, hebben met name in de eerste 3 kwartalen weinig effect gehad op de verzuimcijfers. Pas in het laatste kwartaal wordt een toename van het aantal verzuimmeldingen geconstateerd, in samenloop met de hoge besmettingscijfers. Ook andere kengetallen, zoals het nulverzuim en de meldingsfrequentie, laten een daling zien ten opzichte van voorgaande jaren.
