Bedrijfsvoering

Het doel van de bedrijfsvoering is het zo goed mogelijk ondersteunen en uitvoeren van de programma’s. Concreet gaat het om een goede dienstverlening aan de burger door:

• een efficiënt werkende organisatie;
• een zorgvuldig besluitvormingsproces;
• een gestructureerde planning en beheersing van de beleidsuitvoering;
• waar mogelijk op een verantwoorde manier benutten van ICT-mogelijkheden;
• gemotiveerd en gekwalificeerd personeel.

Per 1 april 2020 heef een structuurwijziging van het management plaatsgevonden. Verantwoordelijkheden zijn opnieuw beschreven en belegd in de functies teammanager en afdelingsmanager. Teammanagers zijn vanaf dat moment verantwoordelijk voor de hiërarchische aansturing van de teams. Zij gaan investeren in de medewerkers op het vergroten van eigenaarschap en meer integraliteit en verbinding. Op deze wijze en door meer in te zetten op gerichte scholing en ontwikkeling willen we de beoogde cultuuromslag van familiecultuur naar een professionele cultuur realiseren.
Het programma met Focus samenwerken dat veel projecten bevat om de veranderingen te realiseren loopt door in 2021. Hierin zijn projecten benoemd om bestaande processen en werkwijzen in de organisatie te bekijken, te verduidelijken en zonodig efficiënter in te richten. Projectmatig werken wordt blijvend onder de aandacht gebracht. Nemen en tonen van eigenaarschap is daarin van groot belang.

Het concernplan is in 2020 opgesteld en wordt in 2021 door vertaald naar afdelingsdoelstellingen. Deze gaan leiden tot betere prioriteiten en een beheersbare werkdruk. In 2020 zijn de top 30 onderwerpen benoemd. Deze helpen om te komen tot de betere prioritering. De top 30 onderwerpen worden gemonitord via 3 maandelijkse voortgangsrapportages. Dit zal leiden tot een meer inzichtelijke bestuurlijke planning.
De verandering in de omgang met inwoners en organisaties is volop aan de gang. Via de aanpak van de wijkontwikkelingsplannen en de nieuwe Omgevingswet krijgen deze vorm.

Elementen uit bovenstaande kernwaarden en geschetste (maatschappelijke) ontwikkelingen sluiten aan bij het strategisch HRM-plan. In het HRM-plan zijn de onderdelen HRM-visie en -beleid uitgewerkt voor de 4 Dommelvallei-organisaties.
Daarnaast is een matrix uitgewerkt die als basis dient voor de verdere afstemming en invulling op gemeentelijk niveau. Rekening houdende met onze eigen ambities is in samenspraak met de medezeggenschapsorganen, het beleid uitgewerkt in een meerjaren uitvoeringsplan. In dit plan zijn de onderstaande ontwikkelingen meegenomen en verder vormgegeven. De speerpunten voor 2021 en komende jaren zijn met name gericht op vitaliteit en duurzame inzetbaarheid (BRUIS) en opleiden en ontwikkelen (HRD). Nieuwe speerpunten worden in overleg met het management bepaald om de invoering van de veranderingen in de organisatie en het omgaan daarmee te ondersteunen.

BRUIS

In 2019 is het project BRUIS gestart, dat zich bezig houdt met vitaliteit en duurzame inzetbaarheid. BRUIS staat voor Blij, Relax, Uitdaging, Ik en Samen. Door het opzetten van dit project willen we betrokkenheid van binnenuit creëren waardoor collega’s elkaar onderling stimuleren en enthousiasmeren om (meer) regie voor een vitaal leven te pakken. Net als voor 2020 worden ook voor 2021 activiteiten aan de medewerkers aangeboden om de vitaliteit te bevorderen. Op deze wijze hopen we een bijdrage te leveren aan het verminderen van het verzuim. In 2021 vindt een evaluatie van het project Bruis plaats.

HRD

De projectgroep HRD houdt zich bezig met het ontwikkelen van een methode om de opleidingsnoodzaak in relatie tot de organisatiedoelen vast te kunnen stellen. Aan de hand van het model van Strategisch opleiden wordt de huidige en gewenste cultuur gemeten en taken en competenties voor functies van een pilot groep in kaart gebracht. Aan de hand van de ‘ist’ en ‘soll’ situatie is een vragenlijst opgesteld die op taak- en competentieniveau in beeld brengt en bepaalt waar de ‘gap’ zit. Aan de hand daarvan wordt de opleidingsnoodzaak bepaald voor de pilotgroep. De eerste pilot zit in de afrondende fase. Met de tweede pilot wordt in het vierde kwartaal van 2020 gestart. Afhankelijk van de resultaten van de pilots wordt in 2021 besloten of de tool organisatiebreed wordt ingezet.

De begrootte formatie stijgt van 236,9 in 2020 naar 239,1 fte in 2021. 

De verdere uitrol van de digitale service is een permanent proces. In 2020 besteden we een volledig e-HRM systeem aan dat we in 2021 implementeren. We streven naar volledige digitalisering van P-dossiers, het aanbieden van digitale selfservice en de ontwikkeling van HR-gerelateerde managementinformatie.

Wij blijven, naast de interventies op individueel niveau, onze aandacht preventief richten op verminderen van de werkdruk, verhogen van duurzame inzetbaarheid en het verhogen van de vitaliteit om het hoge ziekteverzuim te verlagen. In het kader van de organisatieontwikkeling is de structuur van de organisatie aangepast en zijn de teammanagers (vanaf 1 april 2020) verantwoordelijk voor de HRM aspecten, waaronder ziekteverzuimbegeleiding. Wij verwachten daar een positieve impuls van bij het terugdringen van het verzuim. Het management heeft inmiddels diverse vaardigheidstrainingen gehad. Het ziekteverzuimpercentage over de eerste 7 maanden van 2020 is in vergelijking met de dezelfde periode vorig jaar gestegen van 8.29 (2019) naar 8,70 (2020) en blijft daarmee onverminderd te hoog (landelijk 5,8%). Een positieve trend is dat het aantal medewerkers dat zich nooit ziek meldt in dezelfde periode is toegenomen van 46% naar 47,3% (landelijk 44%).

Op 1 april 2021 dient de nieuwe arbodienstverlener operationeel te zijn. We zijn gestart met een aanbestedingsprocedure. Daarbij wordt bij het programma van eisen ingestoken op maatwerk voor onze organisatie.

Op basis van het in 2020 opgestelde informatiebeleidsplan 2021-2024 werken we aan de digitale transformatie. Door de steeds verdergaande digitalisering komen we in een permanente verandering terecht. Belangrijke thema’s daarbij zijn datagedreven werken, robotisering en smart-citytechnology. Ict-ontwikkelingen spelen een steeds grotere rol bij organisatieontwikkeling. Binnen het informatiebeleid is flexibiliteit en innovatie een belangrijke pijler. Om de ontwikkelingen te volgen is het belangrijk om samen te leren in een innovatieve setting.

Organisatie van de Informatievoorziening (OvdI)
Samen met onze partners werken we aan een wendbare ict-organisatie, een organisatie die makkelijk schakelt tussen vraag en aanbod. Informatievoorziening is bedrijfskritisch en daarom is sturing op wat nodig is vanuit het management belangrijk. We dragen bij aan het strategisch formuleren van de informatiebehoefte en we werken aan professionalisering van de beheerorganisatie op basis van het ontwikkelplan I&A. Belangrijke thema’s binnen deze visie zijn de inrichting van informatiemanagement, risicomanagement en de rolduiding tussen vraag en aanbod.

Beheerorganisatie zaakgericht werken
De Dommelvallei-organisaties werken volledig zaakgericht op basis van geharmoniseerde zaaktypen. Het programma BetERe dienstverlening en bedrijfsvoering draagt het zaaksysteem begin 2021 over aan de beheerorganisatie. Voor de looptijd van het programma is de formatie functioneel beheer zaakgericht werken tijdelijk uitgebreid van 2 naar 3 fte. Het is nog onduidelijk wat de beheerlast in dit 1e jaar van volledige productie is.

Gezamenlijke gemeentelijk uitvoering
We volgen nadrukkelijk de ontwikkelingen van de Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering (GGU) met als motto “Eenmalig ontwikkelen, veelvuldig hergebruiken”. In lijn met de VNG Meerjarenstrategie is het meerjarenprogramma GGU 2020-2024 opgesteld. In dit programma worden projecten vanuit verschillende thema's gestart waaronder datagedreven overheid, sturing binnen het sociaal domein en infrastructuur.

Datagedreven organisatie
De inrichting van een centraal datamagazijn (datawarehouse) ondersteunt de ontwikkeling naar een datagedreven organisatie. Een datawarehouse verzamelt data uit bronsystemen waardoor het genereren van stuurinformatie eenvoudiger wordt. Data-analyse vormt de basis voor handelen en sturen.

Digitaal stelsel Omgevingswet (DSO)
Met de ingang van de Omgevingswet per 1 januari 2022 zijn de meeste essentiële componenten van het digitaal stelsel Omgevingswet (DSO) in gebruik genomen. Het VTH systeem is gekoppeld aan het DSO en aan het zaaksysteem. Een volledige implementatie van het totale stelsel vraagt nog veel aandacht. 

Applicatiemanagement
Een langetermijnstrategie en architectuur geven richting aan de ontwikkeling van het applicatielandschap.

De implementatie van de centrale servicebus vervangt de talloze 1-op-1 koppeling tussen systemen intern of met landelijke voorzieningen. We realiseren nieuwe koppelingen die bijdragen aan efficiëntere werkprocessen van de Dommelvallei-organisaties. Door de inzet van de servicebus wordt de gegevensstroom binnen het applicatielandschap inzichtelijk en beheersbaar. Dit draagt bij aan efficiency, kwaliteit en veiligheid.

Exploitatiekosten van de totale applicatieportfolio blijven een belangrijk aandachtspunt. Het tijdig afronden van projecten en actief sturen op het uitfaseren van te vervangen software is essentieel.

Digitale duurzaamheid
Digitale duurzaamheid is het aandachtsgebied dat zich richt op het in de tijd gezien toegankelijk en bruikbaar houden van digitale informatie.

In 2016 is het team Informatiedienstverlening (IDV) gestart met de transitie van analoog documentgericht informatiebeheer naar digitaal zaakgericht beheer. De archiefmedewerkers nieuwe stijl ondersteunen en adviseren bij digitale dossiervorming.

De verdere implementatie van digitale duurzaamheid is 1 van de speerpunten. In 2020 is gestart met het digitaliseringsproject bouw- en milieuvergunningen. Dit is een meerjarig digitaliseringstraject waarbij permanent te bewaren analoge documenten worden vervangen door digitale kopieën. Dit traject loopt door in 2021.

Organisatie van informatiebeveiliging en privacy
Gemeentelijke bestuurders zijn verantwoordelijk voor de informatiebeveiliging en gegevensbescherming binnen de gemeentelijke organisatie. Beveiliging van gegevens en systemen is een zaak van organisatie, procedures, werkprocessen en in de laatste plaats techniek. Het gaat om de mens, de manier waarop deze werkt en het gereedschap waarmee het werk verricht wordt (bron: VNG).
Eén van de belangrijkste doelstellingen in relatie tot de implementatie van de AVG en de BIO is het benoemen van het eigenaarschap op het gebied van privacy en informatieveiligheid en het verankeren van de hieraan verbonden verantwoordelijkheden: het opzetten van een Governance-structuur. Dit gaan we vorm geven door nadere afspraken te maken met de diverse organisaties.

Risicomanagement
Risicomanagement is een cyclisch, iteratief en terugkerend proces. Immers dreigingen en doelstellingen veranderen en de omgeving en wetgeving verandert. Risicomanagement is een standaard onderdeel van de besluitvorming geworden. Door risicomanagement cyclisch in te richten anticiperen en sturen we op deze veranderingen. We kiezen op basis van een risicoafweging de passende beveiligingsmaatregelen. Dit in overeenstemming met de normen uit de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO).

Onderzoek van de rekenkamercommissie  
In 2019 heeft de rekenkamercommissies  een onderzoek uitgevoerd naar de stand van zaken op het gebied van de Informatiebeveiliging en Privacy. In 2021 en verder vervolgen we de opvolging van de aanbevelingen van de rekenkamercommissie.

Audit
De jaarlijkse ENSIA audit wordt ieder jaar uitgebreid en wordt vanaf 2020 op Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) gehouden.

Bewustwording
Gemeentelijke bestuurders zijn verantwoordelijk voor de informatiebeveiliging en gegevensbescherming binnen de gemeentelijke organisatie. Beveiliging van gegevens en systemen is een zaak van organisatie, procedures, werkprocessen en in de laatste plaats techniek. Het gaat om de mens, de manier waarop deze werkt en het gereedschap waarmee het werk verricht wordt. (bron: VNG)
Bewustwording is voor Informatiebeveiliging en Gegevensbescherming daarom van essentieel belang. De komende jaren blijft dit een van onze belangrijkste speerpunten. We maken de medewerkers bewust van de risico’s van het werken met informatie en gebruiken hier verschillende instrumenten voor. Er staat steeds meer informatie over Informatiebeveiliging en Privacy in ons kennissysteem, we plaatsen regelmatig berichten op intranet, we geven presentaties die we zo goed mogelijk toespitsen op de doelgroep, we beschrijven de werkprocessen en ontwikkelen handreikingen en formats, medewerkers kunnen e-learning modules uit de Dommelvallei academie volgen en we denken ook aan een pubquiz en een datalekkenspel.

Risicomanagement
Om de privacyrisico’s in kaart te brengen voeren we waar nodig Data Protection Impact Assessments (DPIA’s) uit. Daarvoor is het noodzakelijk om het verwerkingenregister actueel te houden. Dit register bevat alle verwerkingen van persoonsgegevens in de organisatie. Tijdens ons bewustwordingstraject besteden wij hier uitgebreid aandacht aan. Ook sluiten wij met onze verwerkers verwerkersovereenkomsten af. In geval van een gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid leggen we afspraken rondom de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens vast in samenwerkingsovereenkomsten en samenwerkingsprotocollen.

Security en Privacy by Design
Bij het werken volgens Security en Privacy by Design wordt al bij de start van het ontwerpen van een informatiesysteem rekening gehouden met informatiebeveiliging en privacy. Het doel is de beveiliging van informatie en persoonsgegevens te optimaliseren. Dat kan door onder andere na te denken over welke gegevens je op wilt en mag slaan en wie de gegevens mogen raadplegen en wijzigen. De organisatie treft hiervoor zowel technische als organisatorische maatregelen. De Chief Information Security Officer en de Functionarissen Gegevensbescherming zien hierop toe.

Accountteam
Control ondersteunt de gemeente via het zogenaamde accountteam. Het accountteam is op vaste momenten in de gemeente aanwezig. Er is periodiek overleg met de leidinggevenden. Via het Management Control Systeem wordt management informatie ontsloten aan het MT.

Aanbesteding nieuwe accountant
In 2020 loopt een aanbestedingsprocedure om vanaf boekjaar 2021 een nieuwe accountant te benoemen.

Verbijzonderde interne controle
Vanaf het boekjaar 2021 legt het college verantwoording af over de rechtmatigheid. Het kader van de rechtmatigheidscontrole is beschreven en de vernieuwde werklijsten zijn opgenomen.

Invulling kwaliteitszorg / procesverbetering
Vanaf het 3e kwartaal 2019 is er minder capaciteit beschikbaar voor kwaliteitszorg, vanwege de inzet bij de implementatie van het programma BetERe Dienstverlening en Bedrijfsvoering. Dit zal een gedeelte van 2021 nog doorlopen. Daardoor zijn een aantal ondersteuningsvragen en geplande projecten opgeschort of elders belegd.

(peildatum: 1-7-2020)