Bedrijfsvoering

• een efficiënt werkende organisatie;
• een zorgvuldig besluitvormingsproces;
• een gestructureerde planning en beheersing van de beleidsuitvoering;
• waar mogelijk op een verantwoorde manier benutten van ICT-mogelijkheden;
• de beschikbaarheid over gemotiveerd en gekwalificeerd personeel.

Op het moment dat de gemeenteraad deze jaarstukken 2019 vaststelt (29 juni 2020) is er sprake van een wereldwijde crisis door het coronavirus (COVID-19). Voor onze medewerkers geldt dat zij de maatregelen die op landelijk niveau getroffen worden volgen, om de verspreiding van het coronavirus zo veel mogelijk te beperken. Concreet betekent dat zoveel als mogelijk thuiswerken. Met behulp van de bestaande IT-mogelijkheden en een versnelde invoer van een veilige tool voor video-conferences lukt dit nagenoeg voor alle medewerkers. Vanwege systeemeisen en privacyrichtlijnen werken enkele medewerkers niet vanuit thuis. Op locatie zijn zij gehouden aan het gedragsprotocol.
Er is een actueel calamiteitenplan. Daarnaast is inzichtelijk gemaakt welke processen cruciaal zijn voor de continuïteit van de bedrijfsvoering en hoe te handelen als er een stijging in het ziekteverzuim van medewerkers ontstaat. Voor de korte termijn zijn ook keuzes gemaakt om projecten stil te zetten of te vertragen. Zo is de plicht om huur te betalen van maatschappelijk vastgoed en sportvelden voor het 2e kwartaal (tijdelijk) opgeschort
De planning- en controlcyclus voor 2020 is aangepast en het college heeft het procesvoorstel financiële gevolgen coronacrisis vastgesteld om meer tijd te hebben om de consequenties van de coronacrisis zo compleet mogelijk in beeld te krijgen.

Mei 2017 heeft de gemeenteraad de strategische visie “Geldrop, een plek met een hart” vastgesteld. De wereld verandert snel, de gemeenschap verandert en deze maatschappelijke ontwikkelingen stellen eisen aan onze organisatie. Die beweegt zich permanent en is op zoek naar een duurzame toekomst. De volgende kernwaarden zijn hieraan gekoppeld voor de organisatie:

• Wij geloven dat iedereen als mens gezien en behandeld wil worden.
• We staan open voor de samenleving waarvan wij deel uitmaken.
• Wij doen wat we zeggen en denken mee in oplossingen.

Om deze kernwaarden daadwerkelijk onderdeel uit te laten maken van onze bedrijfsvoering, is in 2018 gestart met een management developmenttraject (MD) voor het managementteam. Het MD-traject kenmerkt zich door een sterke verbinding van de diverse geledingen van de organisatie. Daarnaast wordt de (hoofd)structuur van de ambtelijke organisatie aangepast aan de eisen die de huidige tijd daaraan stelt. De organisatie gaat van 5 naar 3 afdelingen. De afdeling Ruimte is in 2012 tot stand gekomen door 2 afdelingen die werkzaam waren in het ruimtelijk domein samen te voegen. In 2019  vond de voorbereiding plaats om de afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling en het CMD om te vormen tot één  afdeling Samenleving. Hierdoor komen alle taken die tot het sociaal domein horen (inclusief de tasforce) binnen deze afdeling. De afdelingen Ondersteuning en Publiekszaken worden samengevoegd tot de afdeling Dienstverlening.  Met de wijzigingen in de structuur ontstaat in 2020 een meer evenwichtige organisatie. 

De volgende schets geeft de nieuwe organisatie weer: 

De structuur van de organisatie is slechts een weergave van de hiërarchie. Belangrijker is de samenwerking zowel binnen de organisatie als met de maatschappelijke partners en de inwoners. Dit is weergegeven in bijgaande afbeelding van de informele organisatie. 

Naast de organisatieverandering is in het organisatieontwikkelingsproces in 2019 ook gewerkt aan het vertalen van de strategische visie en het raadsprogramma naar een viertal  leidende thema's. Daarbij zijn er drie thema's benoemd die gericht zijn op de externe taken van de gemeente en één gericht op de interne organisatie. De thema's zijn:

• Sociaal domein: van transitie naar transformatie
• Sterke, vitale en gezonde wijken
• Benutten economische potentie
• Met focus samenwerken

Met focus samenwerken richt zich op de verdere ontwikkeling van de organisatie. Na een gezamenlijke Kick off met alle medewerkers in mei is dit thema uitgewerkt in concrete projecten. Medewerkers binnen de organisatie hebben zich aangemeld om mee te werken aan die projecten waaraan zij een goede inbreng kunnen leveren. In het laatste kwartaal van 2019 is met de uitwerking van de projecten gestart. De projecten bestaan enerzijds uit projecten die te maken hebben met procedures en processen en anderzijds uit projecten die over de een andere manier van werken gaan. 

Elementen uit bovenstaande kernwaarden en geschetste (maatschappelijke) ontwikkelingen sluiten aan bij het strategisch HRM-plan. In het HRM-plan zijn de onderdelen HRM-visie en -beleid uitgewerkt voor de 4 Dommelvallei-organisaties.
Daarnaast is een matrix uitgewerkt die als basis dient voor de verdere afstemming en invulling op gemeentelijk niveau. Rekening houdende met onze eigen ambities is in samenspraak met de medezeggenschapsorganen, het beleid uitgewerkt in een meerjaren uitvoeringsplan. In dit plan zijn de onderstaande ontwikkelingen meegenomen en verder vormgegeven. De speerpunten voor 2019 en komende jaren zijn met name gericht op vitaliteit en duurzame inzetbaarheid (BRUIS) en opleiden en ontwikkelen (HRD).

BRUIS

In 2019 is het project BRUIS gestart, dat zich bezig houdt met vitaliteit en duurzame inzetbaarheid. BRUIS staat voor Blij, Relax, Uitdaging, Ik en Samen. Door het opzetten van dit project willen we betrokkenheid van binnenuit creëren waardoor collega’s elkaar onderling stimuleren en enthousiasmeren om (meer) regie voor een vitaal leven te pakken. Enerzijds door vitaliteit blijvend onder de aandacht te brengen en anderzijds om medewerkers meer inzicht te geven wat ze zelf kunnen doen om hun vitaliteit te bevorderen. Onder begeleiding van het A&O-fonds is de projectgroep tot een BRUIS-kalender gekomen en is BRUIS fasegewijs (interesseren, motiveren, activeren) geïntroduceerd in de organisatie. Een kalender is ontworpen voor 2020 en bestaat uit een aanbod van diverse activiteiten die vitaliteit bevorderen.

HRD

De projectgroep HRD houdt zich bezig met het ontwikkelen van een methode om de opleidingsnoodzaak in relatie tot de organisatiedoelen vast te kunnen stellen. Aan de hand van het model van Strategisch opleiden wordt de huidige en gewenste cultuur gemeten en taken en competenties voor functies van een pilot groep in kaart gebracht. Aan de hand van de ‘ist’ en ‘soll’ situatie is een vragenlijst opgesteld die op taak- en competentieniveau in beeld brengt en bepaalt waar de ‘gap’ zit. Aan de hand daarvan wordt de opleidingsnoodzaak bepaald voor de pilotgroep. In 2019 zijn de voorbereidingen getroffen zodat de uitvoering begin 2020 bij de pilotgroep kan starten.

De formatie is gestegen van 194,94 naar 202,26 fte. Hiermee is de verwachting dat de organisatie zowel kwantitatief als kwalitatief op orde en toekomstbestendig is. 

Op 1 januari 2020 wordt de rechtspositie van ambtenaren grotendeels gelijk getrokken met die van werknemers met een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht (BW). Ook wel genoemd de Wnra. Deze voorbereiding heeft in 2019 plaatsgevonden en een stevige inzet van de organisatie gevraagd.
Kort gezegd wordt de eenzijdig vastgestelde ambtelijke aanstelling vervangen door een arbeidsovereenkomst waarop een cao van toepassing is. Het overgrote deel van de ambtenaren valt dan onder het burgerlijk recht. Dit heeft onder meer gevolgen voor het ontslagrecht, zowel inhoudelijk als voor wat betreft het proces.
Ook de rol van de medezeggenschap verandert door de normalisering waardoor we nieuwe afspraken hebben moeten maken met de vakbonden. Afspraken over arbeidsvoorwaarden én geschillenprocedures zijn BW-proof gemaakt.

Het ziekteverzuim binnen de organisatie van Geldrop-Mierlo blijft onverminderd te hoog. Het ziekteverzuim bedroeg over het jaar 2019 8,24% (6,87% in 2018) terwijl het landelijk gemiddelde in 2018 5,6% was (de landelijke cijfers voor 2019 zijn nog niet beschikbaar). 

Met betrekking tot ziekteverzuim wordt het Eigen Regiemodel gehanteerd. Doelstelling binnen het Eigen Regiemodel is dat de medewerker samen met de leiding aan het stuur staat. De gesprekken gaan uit van mogelijkheden tot deelname aan arbeidsprocessen, waar voorheen deze gesprekken gingen over de onmogelijkheden en/of afwezigheid van de medewerker. De binding met het werk, de werkgever en de collega’s is erg belangrijk. Re-integratie is na de periode van ziekte hierdoor eenvoudiger. Omdat we kijken naar mogelijkheden betekent het dat medewerkers steeds vaker thuiswerken, gedeeltelijk aanwezig zijn en deelnemen aan het arbeidsproces, daar waar men voorheen veelal geheel arbeidsongeschikt was.

De gemiddelde meldingsfrequentie is licht gestegen van 1,33 in 2018 naar 1,43 in 2019. De gemiddelde verzuimduur is eveneens gestegen van 15,39 dagen in 2018 naar 17,01 in 2019. Positiever is het aantal medewerkers dat in het geheel niet verzuimd. Dat bedraagt 41,9%. Het landelijk gemiddelde bedraagt voor 2018 41%.

Binnen ons ziekteverzuim is het aandeel van langdurig verzuim substantieel. Hoewel dit verzuim door de werkgever moeilijk te beïnvloeden is, baart dat ons wel zorgen. In het sociaal medisch overleg tussen bedrijfsarts en leidinggevende worden goede afspraken gemaakt. Afspraken over de rolverdeling tussen medewerker, werkgever en bedrijfsarts, dit met als doel om het herstel te bevorderen. Ook zijn trainingen georganiseerd waardoor het management beter in positie is om te gaan met psychisch en stress gerelateerd verzuim. 

Medio december 2019 hebben wij 26 lopende dossiers van langdurig verzuim (geheel of gedeeltelijk):

Vier dossiers vallen in de categorie 6-13 weken verzuim;
Zes dossiers vallen in de categorie 13-26 weken verzuim;
Twaalf dossiers vallen in de categorie 26-52 weken verzuim;
Vier dossiers vallen in de categorie 52-100 weken verzuim.

Landelijk zijn afspraken gemaakt over het realiseren van 125.000 garantiebanen voor arbeidsbeperkten. Dit doel moet door de overheid en markt samen in 2026 behaald zijn. In 2018 was er sprake van een quotumheffing die opgelegd kon worden als werkgevers niet voldeden aan de banenafspraak. Vanaf 2019 geldt de quotumheffing niet meer, maar het is wel van belang dat werkgevers zich blijven inzetten voor meer garantiebanen. Bij het openstellen van een vacature wordt steeds gekeken of deze geschikt is om open te stellen als garantiebaan.

Organisatie van de informatievoorziening: kwaliteitsmanagement en risicobeheersing
Om verder te professionaliseren gebruiken we een procesmodel dat geschikt is om processen rondom IT en functioneel beheer in te richten. Een eerste aanzet om wijzigingsbeheer te implementeren is gemaakt. Wijzigingsbeheer zorgt dat wijzigingen op de ICT-infrastructuur en applicatielandschap efficiënt en effectief worden doorgevoerd met zo min mogelijk verstoring van de kwaliteit van de dienstverlening en dat de dienstverlening blijft voldoen aan de eisen die hieraan zijn gesteld. Daarnaast is een onderzoek uitgevoerd naar de huidige capaciteitsinzet functioneel/applicatiebeheer. De resultaten zijn teruggekoppeld aan de verantwoordelijke managers met het advies om knelpunten op te lossen.

Organisatie van de informatievoorziening: architectuur en applicatiemanagement
Architectuur speelt een belangrijke rol bij het voorbereiden van een groot aantal projecten. Architectuur zorgt ervoor dat systemen ook op termijn “aan elkaar passen” en dat het applicatielandschap zo efficiënt mogelijk verbouwd wordt met minder risico’s op de verstoring van continuïteit. In 2019 zijn architectuurplaten (bouwtekeningen) opgesteld van zowel huidige als toekomstige situatie voor grote ontwikkelingen als het Digitaal Stelsel Omgevingswet, gegevensuitwisseling, zaakgericht werken en digitaal bewaren van documenten. De “bouwvoorschriften” leggen we vast in documenten "Kaders en richtlijnen". We sturen actief op kosten en baten bij de vernieuwing van het applicatielandschap. Niet gebruikte software(onderdelen) zeggen we zo snel mogelijk op. Daarin zijn we in belangrijke mate afhankelijk van de voortgang van projecten. De aanpak met grotere gezamenlijke projecten en de harmonisatie van de belangrijkste processystemen levert op termijn de noodzakelijke vereenvoudiging in het applicatielandschap op.

Digitale Duurzaamheid
De akten van de burgerlijke stand van de (voormalige) gemeenten Zesgehuchten, Geldrop, Mierlo en Geldrop-Mierlo zijn gescand en voorzien van vooraf vastgestelde metadata gedigitaliseerd. Deze zijn nu geschikt voor de bedrijfsvoering.

In 2019 zijn we gestart met het voorbereiden van de aanbesteding van het digitaliseren van de actuele milieuvergunningen en de bouwvergunningen van 1990 t/m 2010 voor de 3 Dommelvallei-gemeenten. Het doel is om deze digitaal beschikbaar te maken voor medewerkers van de gemeenten, externe medewerkers (o.a. ODZOB) en ter inzage voor burgers aan de balie en overdracht aan Regionaal Historisch Centrum Eindhoven. De aanbesteding wordt in 2020 gepubliceerd. De uitvoering loopt tot en met 2022.

Informatievoorziening Omgevingswet
In 2019 zijn we gestart met de voorbereiding van de implementatie van het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). Vooruitlopend op een gezamenlijke projectmatige aanpak van de vakafdelingen onderzoeken we de impact van de implementatie van het DSO technisch en financieel. Een belangrijke schakel binnen het DSO is het VTH systeem (Vergunningenverlening, Toezicht, Handhaving). De Odzob verkent samen met de aangesloten gemeenten een gezamenlijke aanbesteding. De verkenning is positief afgerond. Na instemming van de colleges is de aanbesteding onder coördinatie van de Odzob gestart. 23 gemeenten nemen deel. Dienst Dommelvallei leverde voor zowel verkenning als aanbesteding advisering op het gebied van architectuur en archivering en vormt de verbindende schakel tussen de Odzob en de 3 Dommelvallei-gemeenten op het gebied van informatievoorziening. Medio 2020 volgt gunning en implementatie.

Innovatie: Datagedreven werken en sturen binnen een proeftuinomgeving
Het thema datagedreven werken daalt binnen alle domeinen van de gemeenten neer en heeft een brede belangstelling. Het aantal brainstorms, demo’s en verkenningen groeit. De behoefte aan meer inzicht en beter sturen met behulp van data-analyse en ondersteuning daarbij stijgt merkbaar. Samen met collega’s uit het veiligheidsdomein van 3 gemeenten voeren we in 2019 een pilot uit (Industrieterrein Eeneind) om kennis en ervaring op te doen met data analyse met data vanuit verschillende bronnen. Leerpunten hieruit zijn: datakwaliteit is essentieel maar is niet altijd voorhanden, data-analyse is een vak en kost tijd, betere tooling is nodig. 

We onderzoeken de toepassing van software voor digitaal rechercheren. Voor zowel analyse als het verzamelen van data: Privacy en de juridische grondslag waarop vakafdelingen gegevens verzamelen, combineren en analyseren blijkt een belangrijk discussiepunt in dit traject.

In het algemeen kunnen we stellen dat de impact van innovatie op het gebied van datagedreven werken op deze schaal te gering is. Het thema datagedreven en innovatie als geheel is meer gebaat bij een programmatische aanpak en sturing.

Continuïteit ICT omgeving
De continuïteit van de ICT omgeving is in 2019 toegenomen door het structureel uitvoeren van beheersmaatregelen en verbeteringen. Zo is alle netwerkapparatuur vervangen, is de capaciteit van de systemen verhoogd en zijn de Oracle databases geüpgraded.

Het aantal storingen en uitval van systemen is verder teruggedrongen.

Nieuw gemeentehuis
In 2019 is het nieuwe gemeentehuis in gebruik genomen. ICT heeft hiervoor de benodigde infrastructuur gerealiseerd en de werkplekken gemoderniseerd door elke werkplek te voorzien van dubbele beeldschermen.

Windows en Office
De ondersteuning op Microsoft Office 2010 en Windows 7 stopt aan het begin van 2020. Daarom is in 2019 een onderzoek uitgevoerd naar geschikte opvolgers en naar de impact hiervan op de ICT infrastructuur. Daaruit is een keuze gemaakt voor de upgrade naar Microsoft Office 2016 en Windows 10.

In 2019 is het project gestart voor deze upgrade. De eerste pilots met gebruikers zijn uitgevoerd. In 2020 vindt de brede uitrol naar alle werkplekken plaats.

In 2019 hebben we binnen de organisatie de AVG verder geïmplementeerd.

Bewustwording
Ook in 2019 hebben we geïnvesteerd in bewustwording. We hebben onder andere presentaties gegeven en de meest uiteenlopende privacyvragen van collega’s beantwoord. Daarnaast hebben we ons nieuwe Social Intranet en het Selfserviceportaal gevuld met informatie over privacy en gegevensbescherming. Via de Dommelvallei Academie kunnen de medewerkers e-learningmodules volgen op het gebied van de privacy.

Verwerkersovereenkomsten
Met onze verwerkers sluiten we verwerkersovereenkomsten af. We maken hiervoor gebruik van de landelijke standaard verwerkersovereenkomst van de VNG. Bij nieuwe aanbestedingen wordt deze als eis meegenomen. Voor de al bestaande verwerkers hebben we nog een inhaalslag te maken.

DPIA
We voeren Data Protection Impact Assessments (DPIA’s) uit. Daarmee brengen we de risico’s van een verwerking voor de betrokkenen in beeld en treffen we maatregelen om die risico’s zo goed mogelijk te beperken. Voorbeelden van DPIA’s die we in 2019 Dommelvallei-breed uitgevoerd hebben, zijn: een DPIA voor het Klant Contact Systeem in het Zaaksysteem, een DPIA voor Intergrip (Jongeren in een kwetsbare positie) en een DPIA voor het Zorg- en Veiligheidshuis Brabant Zuidoost.

Privacyrechten
Af en toe doet een inwoner een beroep op zijn of haar privacyrechten. Hij of zij vraagt bijvoorbeeld inzage in de persoonsgegevens die de gemeente van hem of haar verwerkt. Deze verzoeken worden tijdig afgehandeld.

Rekenkameronderzoek informatieveiligheid en privacy
De Rekenkamercommissie van de gemeente Geldrop-Mierlo heeft een onderzoek gedaan naar informatieveiligheid en privacy binnen de gemeente. De privacybeheerder van de gemeente Geldrop-Mierlo, de CISO en FG’s hebben de uitkomsten van dit onderzoek ter harte genomen en gaan met de raad in gesprek over de manier waarop zij over de opvolging van de aanbevelingen op de hoogte gehouden willen worden.

Regionaal netwerk
De FG’s van Dienst Dommelvallei hebben in de regio een netwerk opgezet. De volgende organisaties en samenwerkingsverbanden hebben zich hier tot nu toe bij aangesloten: de gemeenten Eindhoven, Helmond, Veldhoven, Waalre, Best, Bernheze, Asten, de A2-samenwerking, de Peelgemeenten en de Kempengemeenten. Ieder kwartaal komen wij bijeen om kennis en ervaringen uit te wisselen en bij regionale onderwerpen een gezamenlijk standpunt te bepalen.

Er zijn in 2019 datalekken afgehandeld. Er geldt een meldplicht datalekken. Dit houdt in dat wij datalekken met een privacyrisico voor betrokkene zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 72 uur bij de Autorisatie Persoonsgegevens (AP) moeten melden. In 2019 zijn er binnen de gemeente Geldrop-Mierlo 7 datalekken gemeld, waarvan er 4 vanwege het privacyrisico bij de AP zijn gemeld. Alle meldingen zijn in het dataregister opgenomen.

Accountteam
Control ondersteunt de gemeente via het zogenaamde accountteam. Het accountteam is op vaste momenten in de gemeente aanwezig. Er is periodiek overleg met de leidinggevenden en er zijn in 2019 diverse toelichtingen op de producten van control gegeven. Uit de gehouden enquête blijkt dat deze manier van werken als prettig wordt ervaren.

Verbijzonderde interne controle
Vanaf het boekjaar 2021 legt het dagelijks bestuur verantwoording af over de rechtmatigheid. Om in 2020 al de nieuwe werkwijze te kunnen volgen, is in 2019 het zogenaamde in-controlframework ontwikkeld. Hierin is het kader van de rechtmatigheidscontrole beschreven en zijn de vernieuwde werklijsten opgenomen.

Invulling kwaliteitszorg / procesverbetering
Vanaf het 3e kwartaal is er minder capaciteit beschikbaar voor kwaliteitszorg, vanwege de inzet bij de implementatie van het programma BetERe dienstverlening en bedrijfsvoering. Daardoor is een aantal ondersteuningsvragen en geplande projecten opgeschort of elders belegd.

In verband met de grote verbouwing in 2018 werden er twee grote verhuizingen voorbereid en georganiseerd. Eerst is gezorgd voor de tijdelijke huisvesting, waarna in 2019 het volledig verbouwde pand weer in gebruik genomen kon worden.

De gemeente heeft middels uitvoering van het Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Inkopen haar inkopen en aanbestedingen verder verduurzaamd en daarmee de volgende doelstellingen gerealiseerd in 2019:

• De gemeente streeft ernaar jaarlijks tenminste 2 aanbestedingen op basis van levenscycluskosten (total cost of ownership) te doen: kantoormeubilair en sanitaire voorzieningen.
• De gemeente zal in de periode 2019-2020 ten minste 1 circulaire inkoop realiseren om ervaring hiermee op te doen: kantoormeubilair en sanitaire voorzieningen, daarnaast hebben we onderzoek laten uitvoeren naar de mogelijkheden om de Dwarsstraat zo circulair en klimaatneutraal mogelijk te reconstrueren.
• De gemeente streeft naar CO2 reductie bij haar in te kopen producten en diensten jaarlijks bij tenminste 4 aanbestedingen: leerlingenvervoer, kantoormeubilair, sanitaire voorzieningen en printerapparatuur.
• De gemeente heeft social return beleid vastgesteld en social return voorwaarden gesteld in 4 aanbestedingen: catering, BAG applicatie Leerlingenvervoer en Payroll dienstverlening.

Cradle to cradle bureaus en stoelen

In de aanbesteding van het meubilair voor het vernieuwde gemeentehuis is duurzaamheid als een van de criteria meegenomen in de beoordeling van de verschillende aanbieders, naast bijvoorbeeld prijs, zitcomfort en gebruiksgemak. We hebben eisen opgenomen over de materiaalkeuze en het transport. Aanbieders konden meer punten verdienen naarmate het meubilair meer circulair is. De winnende leverancier levert bureaustoelen en bureaus met een Cradle to Cradle Silver certificering. Hiermee geven we uitvoering aan ons actieplan Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en dragen we bij aan een meer circulaire economie en CO2 reductie.

(peildatum: 31-12-2019)