In juni 2021 stelden de gemeenteraden het Informatiebeleid 2021 t/m 2025 vast. De voorgenomen activiteiten worden jaarlijks vastgelegd in een informatieplan. In deze paragraaf lichten wij het proces toe om tot een informatieplan te komen en gaan we in op de rol van de raad. Tenslotte geven wij, voor de informatievoorziening, inzicht in de financiële relatie tussen de gemeente Geldrop-Mierlo en Dienst Dommelvallei.
Proces prioritering activiteiten I&A
Plannen en prioriteren
Met ingang van 2022 stelt Dienst Dommelvallei met de gemeenten elk jaar een informatieplan op. We kijken dan onder andere naar de thema’s en speerpunten van het Informatiebeleid en bepalen welke stappen we daarin willen zetten in het komende jaar. Daarnaast bespreken we de doelen van de gemeenten en Dienst Dommelvallei in de diverse domeinen (dienstverlening, ruimte, sociaal, bedrijfsvoering). Wat willen zij inhoudelijk bereiken en welke gevolgen heeft dit voor I&A? Ten slotte kunnen andere ontwikkelingen van betekenis zijn, zoals aflopende contracten of externe factoren, zoals gewijzigde wetgeving.
Al deze ontwikkelingen worden eerst in platformen per domein besproken en geprioriteerd. Door ambities samen op te pakken, kan meer bereikt worden. Uitvoerbaarheid van de geprioriteerde ambities wordt beoordeeld op basis van beschikbare capaciteit en budget.
Vervolgens wegen we over alle domeinen heen het totaalplaatje af. Dit doen de gemeenten en Dienst Dommelvallei samen. Dit leidt uiteindelijk tot het informatieplan, dat aan het Directie Overleg Dommelvallei (DOD) en het portefeuillehoudersoverleg I&A wordt voorgelegd. Het informatieplan bevat o.a. een overzicht van beoogde programma’s en projecten.
Niet alle ambities en wensen komen dus op het informatieplan als project. Daardoor kan het beeld ontstaan dat er een achterstand is in het uitvoeren van het informatieplan.
Uitvoering van het plan en inspelen op ontwikkelingen
Gedurende het betreffende jaar voeren de gemeente samen met Dienst Dommelvallei de diverse projecten en ambities uit van het informatieplan. De platformen zorgen ervoor dat voorgestelde projecten starten. Per project wordt een projectplan opgesteld. In een projectplan worden o.a. uren en euro’s geraamd. Deze projectplannen worden door het DOD goedgekeurd, waarna het project van start gaat. Projecten met lage impact of beperkte financiële gevolgen kunnen direct starten.
In de digitale wereld volgen de ontwikkelingen elkaar snel en soms onverwacht op. De projecten die hieruit volgen worden niet zomaar opgestart, maar eerst voorgelegd aan het betreffende platform. Hierin wordt de prioriteit bepaald ten opzichte van het bestaande informatieplan en de impact hiervan op lopende projecten. Vervolgens besluit het DOD over het starten van deze ingevoegde projecten.
Rol en invloed gemeenteraden
In december organiseren we voortaan een Dommelvallei-brede avond samen met de raden. In die raadsbijeenkomst lichten we het voorgenomen informatieplan voor het komende jaar toe, daarbij kan de raad haar visie geven op het plan. Op die avond kijken we ook naar de voortgang in het lopende jaar.
Het plan wordt vervolgens uitwerkt in de begroting Dienst Dommelvallei en de begrotings-wijziging Dienst Dommelvallei. De raden kunnen een zienswijze op de begroting en begrotingswijziging indienen. Zienswijzen worden in het algemeen bestuur van Dienst Dommelvallei besproken en afgewogen.
Ontwikkelingen
Op basis van het nieuw in 2021 opgestelde Informatiebeleid Dommelvallei 2021-2025 werken we aan de digitale transformatie. Speerpunten in het nieuwe informatiebeleid zijn:
• digitaal voor en met de burger;
• slimme inzet van data;
• veilig en vertrouwd;
• basis op orde.
In samenwerking met de Dommelvallei-partners vertalen we deze speerpunten naar een project portfolio en een informatieplan per domein.
Digitaal stelsel Omgevingswet (DSO)
Per 1 juli 2022 is de Omgevingswet van kracht. Op dat moment zijn de meeste essentiële componenten van het digitaal stelsel Omgevingswet (DSO) in gebruik genomen. Naar verwachting zal er nog een aantal jaren doorgewerkt worden aan de ontwikkeling van het stelsel.
Digitale duurzaamheid
Digitale duurzaamheid is het aandachtsgebied dat zich richt op het in de tijd gezien toegankelijk en bruikbaar houden van digitale informatie. Systemen voor burgerzaken, het sociaal domein en vergunningen-toezicht-handhaving (VTH-systeem) koppelen we aan het zaaksysteem om archiefwaardige documenten op te slaan in dit centrale digitale archief.
In 2022 ronden we het project digitaliseren van permanent te bewaren analoge bouw- en milieuvergunningen af. De analoge documenten worden onder strikte voorwaarden gedigitaliseerd en daarmee vervangen door duurzame, digitale exemplaren.
Werkplekvoorzieningen
Het thuiswerken wordt structureler van aard. En digitalisering verhoogt de benodigde flexibiliteit van werknemers. Om dit mogelijk te maken gaan we naar één flexibele werkplek. We voorzien medewerkers van laptops die dit mogelijk maken. In 2021 is deze transitie van de werkplek in gang gezet, in 2022 ronden we die af.
Innoveren door datagedreven te werken en sturen
Naast de focus op een goede solide basis, is er de ambitie om meer datagedreven te gaan werken en sturen. De inzet van een data-analyse draagt bij aan efficiënter en effectiever werken en sturen.
Beheerorganisatie digitaal werken
Door toenemende digitalisering neemt de beheerlast toe. Het is nog onduidelijk wat de beheerlast voor 2022 is. Naast het beheer van de generieke digitale kantooromgeving en het zaaksysteem vraagt het beheer van het Digitaal Stelsel Omgevingswet extra inzet. Samen met de Dommelvallei-organisaties onderzoeken we hoe functioneel applicatiebeheer geprofessionaliseerd kan worden en wat daar voor nodig is. Het gezamenlijk oppakken van functioneel applicatiebeheer kan de kwetsbaarheid van de drie gemeenten verkleinen en meer ruimte bieden aan (gezamenlijke) expertise op dit thema.
Ondersteuning gemeenteraad
Bij de start van de nieuwe raadsperiode in 2022 wordt van gemeenten verwacht een pakket aan digitale voorzieningen aan raad-, commissie- en burgercommissieleden aan te bieden. Dit is het gevolg van het in 2019 van kracht geworden Rechtpositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers. In 2021 brengen we in beeld welke informatie- en communicatiemiddelen en welke ondersteuning nodig is en welke kosten daar aan verbonden zijn.
Financieel
De Dommelvallei-gemeenten stellen middelen beschikbaar aan Dienst Dommelvallei voor I&A. Geldrop-Mierlo draagt hiervan 48% bij. De bijdrage aan I&A is onderdeel van de totale bijdrage aan Dienst Dommelvallei. De bijdrage wordt in de begroting van Geldrop-Mierlo verantwoord onder programma 11 taakveld overhead. In Dienst Dommelvallei wordt het merendeel van dit geld besteed aan personeel, onderhoudscontracten, hardware, licenties en afschrijvingen. Wat resteert is de financiële ruimte voor nieuwe projecten. Het uitgangspunt daarbij is dat nieuwe ontwikkeling/projecten binnen dit budget passen. Dit is niet altijd mogelijk. In dat geval wordt het volgende proces doorlopen:
Omdat de begroting van een gemeenschappelijke regeling voor 1 augustus moet zijn aangeboden bij de provincie verloopt de voorbereiding van de begroting van Dienst Dommelvallei anders dan die van de gemeenten. Dienst Dommelvallei kent geen kadernota. Wel worden de financiële gevolgen van autonome ontwikkelingen en wensen voor nieuw beleid (het informatieplan) voorgelegd aan het DOD in februari.
Vanaf volgend jaar worden alle gezamenlijk voorbereide mutaties meerjarig verwerkt in de begroting t+1 die uiterlijk in juli door het AB moet zijn vastgesteld en die de gemeenten kunnen verwerken in hun kadernota. De financiële gevolgen die al van toepassing zijn op het lopende jaar t worden dan meegenomen in de 1e begrotingswijziging van jaar t, die tegelijkertijd met de begroting voor het jaar t+1 wordt aangeboden voor besluitvorming.
Daarmee sluit Dienst Dommelvallei weer aan bij de gebruikelijke begrotingsprocedure van gemeenschappelijke regelingen.
Gedurende het jaar monitort Dienst Dommelvallei de inhoudelijke en financiële voortgang van de lopende projecten en legt hierover verantwoording af in de tussentijdse rapportages en aan het DOD. Dit neemt niet weg dat er aan het eind van het boekjaar nog verschillen ontstaan.
Financiële resultaten ontstaan o.a. door:
- Aanbestedingen die goedkoper uitvallen dan de marktverkenning aangeeft.
- Wensen van vakafdelingen die veranderen, stuurgroepen die van koers veranderen.
- Nieuwe en veranderende wetgeving.
- Aanpassing en nieuwe vormen van cybercriminaliteit en andere beveiligingsrisico’s.
- De boekhoudkundige verwerking van software as a service (SAAS)-oplossingen op grond van het Besluit begroting en verantwoording (BBV).
Wanneer aan het einde van het jaar verschillen ontstaan betekent dit dus niet dat projecten niet gehaald zijn. In de praktijk blijkt dat de jaarplanning van de wel geprioriteerde projecten nagenoeg volledig gerealiseerd wordt.
In het verleden waren er overschotten. De gemeenten stortten de afgelopen jaren deze overschotten in de “eigen” reserves I&A zodat de beschikbare I&A-middelen ook over de jaargrens heen benut kunnen worden voor alle geprioriteerde I&A-projecten. Deze overschotten zijn de afgelopen jaren telkens kleiner geworden, wat aangeeft dat de planningen en begrotingen van de afgelopen jaren steeds realistischer zijn geworden. In 2021 was het overschot < 1.000,-.
Om het proces te vereenvoudigen worden deze overschotten met ingang van 2021 gestort in een reserve I&A bij Dienst Dommelvallei. Insteek blijft het verminderen van schommelingen in het toekennen van I&A-budgetten door de gemeenten.