Informatiebeleid en informatieplan
Op basis van het nieuw in 2021 opgestelde Informatiebeleid Dommelvallei 2021-2025 werken we aan de digitale transformatie. Speerpunten in het nieuwe informatiebeleid zijn:
- digitaal voor en met de inwoner;
- slimme inzet van data;
- veilig en vertrouwd;
- basis op orde.
In samenwerking met de Dommelvallei-partners vertalen we deze speerpunten naar een project portfolio en een informatieplan per domein. De voorgenomen activiteiten worden jaarlijks vastgelegd in een informatieplan. In deze paragraaf lichten wij het proces toe om tot een informatieplan te komen en gaan we in op de rol van de raad. Tenslotte geven wij, voor de informatievoorziening, inzicht in de financiële relatie tussen de gemeente Geldrop-Mierlo en Dienst Dommelvallei.
Ontwikkelplan professionaliseren functioneel beheer.
Functioneel beheer is een katalysator voor digitale transformatie. In 2022 stelden de dienst het ontwikkelplan “professionaliseren functioneel beheer” op met als doel de potentie van digitale mogelijkheden beter uit te nutten. Met dit plan werken zij in 2023 verder aan een functioneel beheerorganisatie die:
- Zorgt voor kwaliteit en continuïteit van de informatievoorziening
- In staat is om het maximale uit de gebruikte systemen te halen.
- Digitale dienstverlening naar een volgend niveau kan brengen.
- Zorgt voor een optimale fit tussen gebruiker, proces en systeem.
- Kwaliteit van data een boost geeft.
Common Ground
In 2023 implementeert Dienst Dommelvallei de eerste gegevenskoppelingen die voldoen aan de Common Ground gedachte. Daarmee werken we aan een gegevenslandschap waarbij het mogelijk is om direct de bron te bevragen onder het motto “eenmalig opslaan en meervoudig gebruiken”. Koppelingen die gegevens kopiëren van het éne systeem naar het andere vervangen we in de komende jaren geleidelijk (op natuurlijke momenten en afhankelijk van het aanbod van leveranciers) door relatief eenvoudige en laagdrempelige standaarden voor koppelen. Het ontsluiten van gegevens wordt daarmee makkelijker. Dat zorgt voor betere dienstverlening door meer selfservice naar burgers en bedrijven.
Financieel
De Dommelvallei-gemeenten stellen middelen beschikbaar aan Dienst Dommelvallei voor I&A. Geldrop-Mierlo draagt hiervan 48% bij. De bijdrage aan I&A is onderdeel van de totale bijdrage aan Dienst Dommelvallei. De bijdrage wordt in de begroting van Geldrop-Mierlo verantwoord onder programma 11 taakveld overhead. In Dienst Dommelvallei wordt het merendeel van dit geld besteed aan personeel, onderhoudscontracten, hardware, licenties en afschrijvingen. Wat resteert is de financiële ruimte voor nieuwe projecten. Het uitgangspunt daarbij is dat nieuwe ontwikkeling/projecten binnen dit budget passen. Dit is niet altijd mogelijk. In dat geval wordt het volgende proces doorlopen:
Omdat de begroting van een gemeenschappelijke regeling voor 1 augustus moet zijn aangeboden bij de provincie verloopt de voorbereiding van de begroting van Dienst Dommelvallei anders dan die van de gemeenten. Dienst Dommelvallei kent geen kadernota. Wel worden de financiële gevolgen van autonome ontwikkelingen en wensen voor nieuw beleid (het informatieplan) voorgelegd aan het DOD in februari.
Vanaf volgend jaar worden alle gezamenlijk voorbereide mutaties meerjarig verwerkt in de begroting t+1 die uiterlijk in juli door het AB moet zijn vastgesteld en die de gemeenten kunnen verwerken in hun kadernota. De financiële gevolgen die al van toepassing zijn op het lopende jaar t worden dan meegenomen in de 1e begrotingswijziging van jaar t, die tegelijkertijd met de begroting voor het jaar t+1 wordt aangeboden voor besluitvorming.
Daarmee sluit Dienst Dommelvallei weer aan bij de gebruikelijke begrotingsprocedure van gemeenschappelijke regelingen.
Gedurende het jaar monitort Dienst Dommelvallei de inhoudelijke en financiële voortgang van de lopende projecten en legt hierover verantwoording af in de tussentijdse rapportages en aan het DOD. Dit neemt niet weg dat er aan het eind van het boekjaar nog verschillen ontstaan.
Financiële resultaten ontstaan o.a. door:
- Aanbestedingen die goedkoper uitvallen dan de marktverkenning aangeeft.
- Wensen van vakafdelingen die veranderen, stuurgroepen die van koers veranderen.
- Nieuwe en veranderende wetgeving.
- Aanpassing en nieuwe vormen van cybercriminaliteit en andere beveiligingsrisico’s.
- De boekhoudkundige verwerking van software as a service (SAAS)-oplossingen op grond van het Besluit begroting en verantwoording (BBV).
Wanneer aan het einde van het jaar verschillen ontstaan betekent dit dus niet dat projecten niet gehaald zijn. In de praktijk blijkt dat de jaarplanning van de wel geprioriteerde projecten nagenoeg volledig gerealiseerd wordt.