Het doel van de bedrijfsvoering is het zo goed mogelijk ondersteunen en uitvoeren van de programma’s. Concreet gaat het om een goede dienstverlening aan de inwoner door:
Voor informatie over de organisatieontwikkeling wordt verwezen naar programma 11.
De medewerker als drijvende kracht van ontwikkeling is de titel van het Strategisch HRM beleid 2022-2026. In dit beleid ligt de focus enerzijds op werkgeluk en duurzame inzetbaarheid en anderzijds op verandering en innovatie. In het strategisch HRM beleid wordt met 4 beleidslijnen een brug geslagen om deze twee uitdagingen met elkaar te (blijven) verbinden, te noemen eigenaarschap, dienend leiderschap, veranderkracht en vitaliteit. Jaarlijks wordt gewerkt met een uitvoeringsplan, wat aansluit op de doorontwikkeling van de organisatie. Voor 2023 liggen de speerpunten op:
De formatie is voor 2023 vastgesteld op 216,84 FTE (peildatum: 1-1-2023) ten opzichte van 210,32 FTE in 2022 (peildatum: 1-1-2022). Deze uitbreiding van de formatie vindt nagenoeg volledig plaats binnen de afdeling Samenleving, met als reden de toename van het aantal klantvragen bij team Toegang en de klantadviseurs Jeugd en Zorg. Daarnaast is extra capaciteit benodigd om de opdracht binnen het Sociaal Domein uit te kunnen voeren. De hier aangegeven formatie aantallen zijn exclusief de vraag naar nieuwe formatie in deze begroting.
Daar waar het verzuimpercentage in 2021 onder het gemiddelde van gemeenten met vergelijkbare grootte lag, is het verzuim in 2022 fors gestegen. De ambitie voor 2023 e.v. is om stapsgewijs weer naar het niveau van het gemiddelde in dezelfde grootteklasse te komen. Naast deze kwantitatieve ambitie is de kwalitatieve ambitie om de focus weer terug te krijgen op preventie en het voorkomen van verzuim. Er wordt uitvoering gegeven aan de gedragscode, waarbij de medewerker en leidinggevende vroegtijdig signalen bespreken die (kunnen) leiden tot disbalans en verzuim. De coach duurzame inzetbaarheid van de arbodienst is nadrukkelijk onderdeel van de preventie aanpak en intervenieert bij teams waar het verzuim bovengemiddeld is.
Bij de raadsbehandeling van de kadernota in juli 2021 heeft de raad een amendement vastgesteld waarbij is besloten om bij de (financiële) begroting ook een capaciteitsbegroting op te stellen. Met als doel dat alle in de begroting opgenomen onderwerpen ook daadwerkelijk binnen de bestaande organisatie kunnen worden uitgevoerd. In de begroting 2022 is de capaciteitsbegroting voor het eerst opgenomen in de begroting.
Dit jaar hebben we dit proces verder verbeterd:
Uit de capaciteitsplanning blijkt dat er voor het reguliere werk (inclusief bestaande ontwikkelingen) meer formatie nodig is dan beschikbaar. Het tekort bedraagt in totaal 9,49 fte:
- 1 fte projectleider (dekking grondexploitatie)
- 1 fte beleidsmedewerker wonen
- 1 fte medewerker grondzaken
- 0,67 fte jurist omgevingsvergunningen (dekking leges omgevingsvergunningen)
- 1 fte beleidsmedewerker sociaal domein
- 0,70 fte accommodatiebeleid en overige taken
- 1 fte klantadviseur Inkomen
- 0,67 fte 2e lijn (naturalisatie)
- 0,67 fte werkdruk Publiekszaken
- 0,67 fte juridisch medewerker privacy: toename privacy vraagstukken
- 0,67 fte medewerker juridische zaken: klachten- en bezwarenprocedures en administratieve ondersteuning
- 0,44 fte werkdruk bestuurssecretariaat
Voor de gehanteerde uitgangspunten verwijzen wij naar het onderdeel "Toelichting op de financiële uitgangspunten" in deze begroting.
Informatiebeleid en informatieplan
Op basis van het nieuw in 2021 opgestelde Informatiebeleid Dommelvallei 2021-2025 werken we aan de digitale transformatie. Speerpunten in het nieuwe informatiebeleid zijn:
In samenwerking met de Dommelvallei-partners vertalen we deze speerpunten naar een project portfolio en een informatieplan per domein. De voorgenomen activiteiten worden jaarlijks vastgelegd in een informatieplan. In deze paragraaf lichten wij het proces toe om tot een informatieplan te komen en gaan we in op de rol van de raad. Tenslotte geven wij, voor de informatievoorziening, inzicht in de financiële relatie tussen de gemeente Geldrop-Mierlo en Dienst Dommelvallei.
Ontwikkelplan professionaliseren functioneel beheer.
Functioneel beheer is een katalysator voor digitale transformatie. In 2022 stelden de dienst het ontwikkelplan “professionaliseren functioneel beheer” op met als doel de potentie van digitale mogelijkheden beter uit te nutten. Met dit plan werken zij in 2023 verder aan een functioneel beheerorganisatie die:
Common Ground
In 2023 implementeert Dienst Dommelvallei de eerste gegevenskoppelingen die voldoen aan de Common Ground gedachte. Daarmee werken we aan een gegevenslandschap waarbij het mogelijk is om direct de bron te bevragen onder het motto “eenmalig opslaan en meervoudig gebruiken”. Koppelingen die gegevens kopiëren van het éne systeem naar het andere vervangen we in de komende jaren geleidelijk (op natuurlijke momenten en afhankelijk van het aanbod van leveranciers) door relatief eenvoudige en laagdrempelige standaarden voor koppelen. Het ontsluiten van gegevens wordt daarmee makkelijker. Dat zorgt voor betere dienstverlening door meer selfservice naar burgers en bedrijven.
Financieel
De Dommelvallei-gemeenten stellen middelen beschikbaar aan Dienst Dommelvallei voor I&A. Geldrop-Mierlo draagt hiervan 48% bij. De bijdrage aan I&A is onderdeel van de totale bijdrage aan Dienst Dommelvallei. De bijdrage wordt in de begroting van Geldrop-Mierlo verantwoord onder programma 11 taakveld overhead. In Dienst Dommelvallei wordt het merendeel van dit geld besteed aan personeel, onderhoudscontracten, hardware, licenties en afschrijvingen. Wat resteert is de financiële ruimte voor nieuwe projecten. Het uitgangspunt daarbij is dat nieuwe ontwikkeling/projecten binnen dit budget passen. Dit is niet altijd mogelijk. In dat geval wordt het volgende proces doorlopen:
Omdat de begroting van een gemeenschappelijke regeling voor 1 augustus moet zijn aangeboden bij de provincie verloopt de voorbereiding van de begroting van Dienst Dommelvallei anders dan die van de gemeenten. Dienst Dommelvallei kent geen kadernota. Wel worden de financiële gevolgen van autonome ontwikkelingen en wensen voor nieuw beleid (het informatieplan) voorgelegd aan het DOD in februari.
Vanaf volgend jaar worden alle gezamenlijk voorbereide mutaties meerjarig verwerkt in de begroting t+1 die uiterlijk in juli door het AB moet zijn vastgesteld en die de gemeenten kunnen verwerken in hun kadernota. De financiële gevolgen die al van toepassing zijn op het lopende jaar t worden dan meegenomen in de 1e begrotingswijziging van jaar t, die tegelijkertijd met de begroting voor het jaar t+1 wordt aangeboden voor besluitvorming.
Daarmee sluit Dienst Dommelvallei weer aan bij de gebruikelijke begrotingsprocedure van gemeenschappelijke regelingen.
Gedurende het jaar monitort Dienst Dommelvallei de inhoudelijke en financiële voortgang van de lopende projecten en legt hierover verantwoording af in de tussentijdse rapportages en aan het DOD. Dit neemt niet weg dat er aan het eind van het boekjaar nog verschillen ontstaan.
Financiële resultaten ontstaan o.a. door:
- Aanbestedingen die goedkoper uitvallen dan de marktverkenning aangeeft.
- Wensen van vakafdelingen die veranderen, stuurgroepen die van koers veranderen.
- Nieuwe en veranderende wetgeving.
- Aanpassing en nieuwe vormen van cybercriminaliteit en andere beveiligingsrisico’s.
- De boekhoudkundige verwerking van software as a service (SAAS)-oplossingen op grond van het Besluit begroting en verantwoording (BBV).
Wanneer aan het einde van het jaar verschillen ontstaan betekent dit dus niet dat projecten niet gehaald zijn. In de praktijk blijkt dat de jaarplanning van de wel geprioriteerde projecten nagenoeg volledig gerealiseerd wordt.
1. Basis op orde
Veiligheid eerst
De Chief Information Security Officer (CISO) en Functionarissen Gegevensbescherming (FG’s) zien toe op de invoering van de BIO Top10 maatregelen. Dit programma sluit aan bij de aanbevelingen van de rekenkamercommissie en is risicogebaseerd opgezet.
Kwetsbaarheidsscan-/penetratietesten
Op basis van de uitkomsten van de kwetsbaarheidsscan die in 2022 is uitgevoerd, worden mitigerende maatregelen genomen en wordt bepaald welk soort penetratietest uitgevoerd wordt.
Risicomanagement
In 2022 zijn het Information Security Management System (ISMS) en Privacy Management System (PMS) geïmplementeerd en heeft het privacyteam daar de eerste ervaringen mee opgedaan. Met behulp van dit ISMS en PMS kunnen we informatiebeveiliging en gegevensbescherming op een gestructureerde manier borgen in de P&C-cyclus. In 2023 krijgen de proceseigenaren beter inzicht in de risico’s. FG’s en CISO adviseren over de te nemen maatregelen.
Verwerkers- en samenwerkingsovereenkomsten
De FG’s blijven ook in 2023 sturen op het vastleggen van afspraken met onze samenwerkingspartners.
Verwerkingenregister
In het verwerkingenregister staan alle verwerkingsactiviteiten die onder de verantwoordelijkheid van een organisatie plaatsvinden. Dit register bevat onder andere de verwerkingsdoeleinden, de categorieën van persoonsgegevens die we verwerken, wie de betrokkenen daarbij zijn, wie de gegevens mag ontvangen en hoe lang we de gegevens mogen bewaren. Iedere organisatie is verplicht om een eigen register bij en actueel te houden. De FG’s sporen de leidinggevenden hiertoe aan en toetsen de volledigheid.
2. Bedrijfscontinuïteit
Bedrijfscontinuïteitsplan
Om voorbereid te zijn op cyberincidenten moeten bedrijfscontinuïteitsplannen opgesteld worden. Daarin werken we de volgende 3 onderwerpen uit:
Werken in de Cloud
We werken steeds meer in de Cloud. De risico’s die daarmee gepaard gaan worden op 3 fronten gemitigeerd:
Crisisbeheersing
Met de toegenomen dreigingen van buitenaf is een goede crisisbeheersing onontbeerlijk. Immers de risico’s met betrekking tot de bedrijfscontinuïteit nemen toe omdat digitale processen steeds meer de standaard worden. Bij het bestrijden van een crisis is het belangrijk om de verantwoordelijkheden en rollen duidelijk af te spreken. Het crisisteam gaat een draaiboek opstellen met daarin een stappenplan om de gevolgen van een ransomware aanval of een hack te bestrijden.
3. Bewustwording
De veiligheid die we met de technische middelen kunnen bereiken is begrensd. Het menselijk gedrag speelt een doorslaggevende rol in het realiseren van de veiligheid van informatie in de praktijk. Bewustwording is en blijft voor informatiebeveiliging en gegevensbescherming daarom essentieel. Het privacyteam maakt medewerkers bewust van de risico’s van het werken met (persoons)gegevens en we maken risicomanagement expliciet onderdeel van de besluitvorming. We gaan door met onze Dommelvallei brede bewustwordingscampagne. Op basis van de behaalde resultaten beoordelen we op welke onderwerpen we ons focussen. Bewustwording is een cyclisch proces.
FG’s en CISO zien er op toe dat gegevensbescherming een wezenlijk onderdeel is van het verwerken en analyseren van (big)data.
Op 1 mei is de Wet open overheid (Woo) gedeeltelijk in werking getreden. De Woo vervangt de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Op grond van artikel 3.5 van de wet dient een bestuursorgaan jaarlijks in de begroting aandacht te besteden aan de uitvoering van deze wet mede in relatie tot de beleidsvoornemens.
Stand van zaken
Passieve openbaarmaking
Ook onder de nieuwe wet blijft het voor iedereen mogelijk om een verzoek om publieke informatie in te dienen (passieve openbaarmaking). Dit is dan geen Wob-verzoek, maar een Woo-verzoek. De systematiek van absolute en relatieve uitzonderingsgronden (artikel 5.1 Woo) is gehandhaafd. De uitzonderingsgronden zijn ook inhoudelijk grotendeels identiek aan die in de Wob. Toch zijn er wel een aantal belangrijke verschillen, zoals meer openbaarheid van persoonlijke beleidsopvattingen (artikel 5.2 Woo), een antimisbruikbepaling (artikel 4.6 Woo) en openbaarheid van informatie ouder dan vijf jaar (artikel 5.3 Woo).
Wij hebben het werkproces aangepast aan de Woo. Naast mondelinge en schriftelijke verzoeken kan een Woo-verzoek ook online worden ingediend. De gemeentelijke website is hierop ingericht. Onder de Wob was de digitale weg nog uitgesloten.
Door de overgangsbepalingen in de Woo hebben we éen verzoek dat is binnengekomen onder de Wob volgens de nieuwe wet afgehandeld. Op het moment van schrijven van deze paragraaf is er één Woo verzoek in behandeling.
Actieve openbaarmaking
Op grond van de Woo worden bestuursorganen verplicht om in ieder geval 11 categorieën van informatie actief openbaar te maken. Het betreft:
De bepalingen over de actieve informatieplicht zijn nog niet in werking getreden. Dit gebeurt gefaseerd op een later moment bij Koninklijk Besluit. Het is daarom nog niet bekend welke categorie wanneer in werking treedt. Het uitstel van inwerkingtreding houdt verband met PLOOI (Platform Open Overheidsinformatie). De Woo verplicht alle bestuursorganen voor de actieve openbaarmaking aan te sluiten op PLOOI. De minister wil daarom dat deze digitale infrastructuur eerst volledig werkt. De verwachting is dat PLOOI in de loop van 2023 operationeel zal zijn/worden. Aansluitend zal dan de verplichting tot actief openbaar maken van de informatie categorieën in werking treden. We wachten dit echter niet af. In samenwerking met de gemeenten Son en Breugel, Nuenen c.a. en de Dienst Dommelvallei is een projectopdracht geschreven. De projectopdracht wordt uitgewerkt in een plan van aanpak.
Contactpersoon Woo
Met ingang van 1 mei 2022 zijn bestuursorganen ook verplicht om op grond van artikel 4.7 van de Woo een of meerdere contactpersonen aan te wijzen. De taak van de contactpersoon is om vragen van inwoners te beantwoorden over de beschikbaarheid van overheidsinformatie waarnaar zij op zoek zijn. De contactpersoon helpt inwoners te overzien welke informatie aanwezig is bij het bestuursorgaan, ook als die nog niet openbaar is omdat die beoordeling nog niet heeft plaatsgevonden. De contactpersoon is daarmee ook een hulpmiddel voor inwoners bij het opstellen van een verzoek om informatie. Het college en de burgemeester hebben de juridisch controller aangewezen als contactpersoon.
Accountant
In de tweede helft van 2022 worden gesprekken gevoerd met de accountant hoe opvolging te geven aan zijn adviezen uit de managementletter en het accountantsverslag. Uitwerking daarvan gebeurt gedeeltelijk in 2023.
Rechtmatigheidsverantwoording
De rechtmatigheidsverantwoording gaat in vanaf het boekjaar 2023, in plaats van vanaf 2022. De noodzakelijke wetswijziging hiervoor is nog niet definitief vastgesteld.
Het college geeft vanaf het boekjaar 2023 zelf een verantwoording af over de rechtmatigheid. De precieze invulling van deze verantwoording is op dit moment nog onduidelijk. Aan de hand van de beschikbare informatie bereiden we ons in 2022 verder voor, zodat we een rechtmatigheidsverantwoording kunnen afgeven bij de jaarrekening 2023.
Data-analyses
De verbijzonderde interne controle is altijd in ontwikkeling. Samen met de accountant wordt gekeken naar de verdere inzet van data-analyses. Deze kunnen, zoals nu in een aantal gevallen al wordt gedaan, ingezet worden om gegevensgerichte interne controlewerkzaamheden te verrichten. Data-analyses worden ook ingezet om risico’s in het proces op te sporen zodat de controle nog slimmer en efficiënter wordt.
(peildatum: 1-7-2022)
Verdeling man/vrouw en fulltime/parttime
| Fulltime | Parttime | Totaal | |
| Mannen | 84 | 22 | 106 |
| Vrouwen | 24 | 113 | 137 |
| Totaal | 108 | 135 | 243 |
| Verhouding man / vrouw: 43,6% / 56,4% | |||
| Verhouding man / vrouw in vergelijkbare gemeenteklasse voor 2021: 46% / 54% |
Formatie (excl. college B&W en griffie)
| Afdeling | Factor | Peildatum 1-7-2022 | formatie 1-7-2021 |
| Staf | fte | 4,00 | 4,00 |
| Ruimte | fte | 83,20 | 83,20 |
| Dienstverlening | fte | 55,56 | 55,46 |
| Samenleving | fte | 65,12 | 65,12 |
| Totale formatie | fte | 207,88 | 207,78 |
Gemiddelde leeftijd
| 2022 | 2021 | |
| Mannen | 49,7 | 52,3 |
| Vrouwen | 46,7 | 46,8 |
| Totaal | 48 | 48,5 |
| Gemiddelde leeftijd landelijk binnen gemeenten in 2021: 47,7 jaar |
Ziekteverzuim (exclusief zwangerschapsverlof)
| 2022 (1 januari tot 1 juli) | 2021 (1 januari tot 1 juli) | |
| Verzuimpercentage | 10,15 | 5,13 |
| Gemiddelde duur (dagen) | 19,65 | 17,23 |
| Verzuimfrequentie | 0,75 | 0,38 |
| Ziekteverzuimpercentage in vergelijkbare gemeenteklasse voor 2021: 5,8 |
