Meer
Publicatiedatum: 04-07-2019

Inhoud

Programma onderdelen

Bedrijfsvoering

Inleiding

Het doel van de bedrijfsvoering is het zo goed mogelijk ondersteunen en uitvoeren van de programma’s. Concreet gaat het om een goede dienstverlening aan de burger door:
  • een efficiënt werkende organisatie;
  • een zorgvuldig besluitvormingsproces;
  • een gestructureerde planning en beheersing van de beleidsuitvoering;
  • waar mogelijk op een verantwoorde manier benutten van ICT-mogelijkheden;
  • de beschikbaarheid over gemotiveerd en gekwalificeerd personeel.

Organisatie ontwikkeling

Mei 2017 heeft de gemeenteraad de strategische visie “Geldrop, een plek met een hart” vastgesteld. De wereld verandert snel, de gemeenschap verandert en deze maatschappelijke ontwikkelingen stellen eisen aan onze organisatie. Die beweegt zich permanent en is op zoek naar een duurzame toekomst. De volgende kernwaarden zijn hieraan gekoppeld voor de organisatie:

  • Wij geloven dat iedereen als mens gezien en behandeld wil worden;
  • We staan open voor de samenleving waarvan wij deel uitmaken;
  • Wij doen wat we zeggen en denken mee in oplossingen.

Om deze kernwaarden daadwerkelijk onderdeel uit te laten maken van onze bedrijfsvoering, is in 2018 gestart met een management development voor het managementteam. Binnen dit proces onderkennen we een viertal sporen. Het MD-traject kenmerkt zich door een sterke verbinding van de diverse geledingen van de organisatie.

In het voorjaar van 2018 zijn in het kader van de verkiezingen een tweetal documenten opgesteld. Enerzijds het politiek testament van het college van de bestuursperiode 2014-2018 en de notitie Van en Voor Elkaar. In dit document is een eerste aanzet gegeven om de samenwerking tussen de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie te verbeteren. Een en ander in het perspectief van een steeds toenemende behoefte om samen te werken met inwoners, bedrijven en instellingen. Samen maken wij immers de gemeente.
Het kernakkoord dat door de gemeenteraad op 2 juli 2018 is vastgesteld borduurt voort op deze samenwerking en gaat uit van het adagium Ja, mits.
Wij constateren dat deze manier van werken op onderdelen nog om gewenning vraagt. Toetsing van algemeen belang ten opzichte van persoonlijk belang en toetsing aan eerder vastgestelde beleidsregels blijft een belangrijke taak voor de gemeente, binnen dit geheel is voldoende ruimte vindbaar.
De aanstaande Omgevingswet gaat ook uit van dit principe. De wet geeft meer ruimte voor particulier initiatief, maar legt ook meer nadruk op zelfredzaamheid en eigen verantwoordelijkheid van de inwoners. Initiatiefnemers dienen zelf de nodige informatie te verzamelen om hun plannen rond te krijgen. Daarbij wordt verwacht dat zij zorgvuldig en actief hun omgeving in de planvorming betrekken en dat zij zelf voor draagvlak zorgt. Daarnaast zorgt de Omgevingswet ervoor dat aanvragen voor een omgevingsvergunning integraal worden afgewogen. Dat betekent dat er bij een aanvraag niet alleen naar fysieke en ruimtelijke aspecten wordt gekeken, maar ook naar aspecten die betrekking hebben op gezondheid en duurzaamheid.
De invoering van de Omgevingswet wordt aangeduid als de volgende transitie binnen de gemeentelijke organisatie.

Strategisch HRM plan 2016-2020
Elementen uit bovenstaande kernwaarden en geschetste (maatschappelijke) ontwikkelingen sluiten aan bij het strategisch HRM-plan. In het HRM-plan zijn de onderdelen HRM-visie en -beleid uitgewerkt voor de 4 Dommelvallei-organisaties.
Daarnaast is een matrix uitgewerkt die als basis dient voor de verdere afstemming en invulling op gemeentelijk niveau. Rekening houdende met onze eigen ambities is in samenspraak met de medezeggenschapsorganen, het beleid uitgewerkt in een meerjaren uitvoeringsplan. In dit plan zijn de onderstaande ontwikkelingen meegenomen en verder vormgegeven.

Er is eind 2016 een traject ingezet wat moet gaan leiden tot het vergroten van de duurzame inzetbaarheid en een verdere daling van het ziekteverzuim. Instrumenten zoals arbo- en gezondheidsbeleid worden ingezet om medewerkers langer gezond, actief en gemotiveerd aan het werk te houden. Daarnaast investeren we in het ontwikkelen van het vermogen van de medewerkers om eigen regie te nemen (vergroten van het persoonlijk leiderschap). Flexibel werken wordt na het afronden van de verbouwing van het gemeentehuis én binnen het kader van plaats- en tijd onafhankelijk werken met ondersteuning van moderne technieken verder uitgebouwd. Dit past binnen de veranderende kaders van het werkconcept.

Aanpassingen in de formatie
In deze begroting is een relatief hoge vraag naar middelen opgenomen om de formatie op peil te brengen. Nu er weer sprake is van hoogconjunctuur zien wij een sterk toenemende vraag naar producten van de gemeente, anderzijds zien wij een nog steeds toenemende vraag van uit het sociaal domein. Ook de samenwerking binnen de regio vraagt om extra inzet. De werkzaamheden binnen het Stedelijk Gebied Eindhoven vragen om meer inzet vanuit de deelnemende gemeenten. Daar waar in het verleden veel werkzaamheden door de SRE werden uitgevoerd worden deze nu uitgevoerd door medewerkers van de deelnemende gemeenten. In de strategische visie is vastgesteld dat wij aan onze inwoners, bedrijven en instellingen Top-service willen verlenen. Hiervoor is het noodzakelijk dat de organisatie zowel kwantitatief als kwalitatief op orde en toekomst bestendig is. Dit vraagt de komende jaren nog om de nodige aandacht.
De toenemende vergrijzing van de organisatie vraagt om aandacht voor duurzame inzetbaarheid van de medewerkers. Hierbij is het tevens van belang om jong afgestudeerden te interesseren voor een baan bij de gemeente.

Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra)
Op 1 januari 2020 wordt de rechtspositie van ambtenaren grotendeels gelijk getrokken met die van werknemers met een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht (BW). Ook wel genoemd de Wnra.
Kort gezegd worden de eenzijdig vastgestelde ambtelijke aanstelling vervangen door een arbeidsovereenkomst waarop een cao van toepassing is. Het overgrote deel van de ambtenaren valt dan onder het burgerlijk recht. Dit heeft onder meer gevolgen voor het ontslagrecht, zowel inhoudelijk als voor wat betreft het proces.
Ook de rol van de medezeggenschap verandert door de normalisering waardoor we nieuwe afspraken moeten maken met de vakbonden. Afspraken over arbeidsvoorwaarden én bezwaar- en beroepsprocedures gaan we BW-proof maken.
We zijn inmiddels gestart met de voorbereidingen. Voor 2019 wordt een stevige inzet van de organisatie gevraagd.

Ziekteverzuim
Het ziekteverzuim bedroeg over het jaar 2017 6,13% terwijl het landelijk gemiddelde in 2017 5,3% was. Het eerste halfjaar 2018 was deze 6,93%. Dit percentage wordt (ook landelijk) beïnvloed door de forse griepepidemie in het voorjaar.

Met betrekking tot ziekteverzuim wordt het Eigen Regiemodel gehanteerd. Doelstelling binnen het Eigen Regiemodel is dat de medewerker samen met de leiding aan het stuur staat. De gesprekken gaan uit van mogelijkheden tot deelname aan arbeidsprocessen, waar voorheen deze gesprekken gingen over de onmogelijkheden en/of afwezigheid van de medewerker. De binding met het werk, de werkgever en de collega’s is erg belangrijk. Re-integratie is na de periode van ziekte hierdoor eenvoudiger. Omdat we kijken naar mogelijkheden betekent het dat medewerkers steeds vaker gedeeltelijk aanwezig zijn en deelnemen aan het arbeidsproces, daar waar men voorheen veelal geheel arbeidsongeschikt was.

Dit vraagt een continue proces van aandacht. In de gesprekken tussen medewerker en leidinggevende zijn onderwerpen als arbeidsvreugde, balans werk-privé, ontwikkelmogelijkheden, verzuim etc. aan de orde. Door deze gesprekken en het tijdig nemen van maatregelen proberen we te voorkomen dat er sprake is van ziekteverzuim. Daar waar sprake is van veelvuldig frequent verzuim, proberen we in de gesprekken achter de mogelijke oorzaken van dit verzuim te komen, om zodoende door veranderingen in de dagelijkse routine toekomstig verzuim te voorkomen.

Het ziekteverzuim binnen de afdelingen van de organisatie is erg divers. In het bijzonder de afdelingen werkzaam binnen het sociaal domein en bij publiekszaken kennen een hoger dan gemiddeld ziekteverzuim. Het aantal directe klantvragen binnen deze werkgebieden is meer dan trendmatig gestegen terwijl de omvang van de formatie hierop niet is aangepast. De hoge werkdruk is een van de oorzaken van het hoge ziekteverzuim binnen deze afdelingen. Dit is reden dat bij deze begroting een aanvraag voor uitbreiding van de formatie is opgenomen. Met deze extra formatie moet het mogelijk zijn om de werkdruk naar normale proporties terug te dringen. En kunnen te lange wachttijden voor de inwoners worden voorkomen.

Garantiebanen
Voor overheidswerkgevers met meer dan 25 medewerkers geldt vanaf 1 januari 2018 het quotum arbeidsbeperkten. Het quotumpercentage is vastgesteld op 1,93. Het percentage wordt jaarlijks vastgesteld in oktober voorafgaand aan dat jaar.
Elk jaar wordt er achteraf gemeten hoeveel extra banen (minimaal 25,5 uur) er zijn gecreëerd en of de doelstellingen van de banenafspraak landelijk zijn gehaald. Als dat niet het geval is, kan een quotumheffing worden opgelegd. Een eventuele effectuering van de boete op individueel werkgeversniveau zal pas in 2020 plaatsvinden op basis van de meting in 2019. Onze gemeente voldoet op dit moment nog niet volledig aan het vastgestelde quotumpercentage.
Daarnaast is onlangs wettelijk de mogelijkheid gecreëerd dat het opgelegde quotum, bij voldoende totaal aantal garantiebanen op landelijk niveau, weer kan worden gedeactiveerd. De recente publicatie van de personeelsmonitor toont landelijk gezien een stijging in het aantal garantiebanen ten opzichte van vorig jaar. Momenteel wordt er in VNG verband aan een Plan van Aanpak gewerkt voor gemeenten om de stijging van het aantal banen voort te zetten en de knelpunten op te lossen.
In aansluiting op deze ontwikkelingen bekijken wij als individuele gemeente of bij de openstelling van elke vacature en het aangaan van inleenverbanden deze als garantiebanen kunnen worden ingevuld.

Informatievoorziening

De ontwikkeling van de informatievoorziening binnen de Dommelvallei samenwerking gebeurt vanuit het informatiebeleidsplan 2016-2020 (IBP). De belangrijkste overkoepelende thema's uit het IBP zijn:

  • Samen Organiseren

De VNG gaat in 2019 haar activiteiten voor gezamenlijke gemeentelijke uitvoering (GGU) doorzetten en verder uitbouwen. Het doel van de GGU is om als gemeenten zo veel mogelijk als 1 efficiënte overheid te werken. Eenmalig ontwikkelen, veelvuldig hergebruiken. De komende jaren worden landelijk projecten geïnitieerd waar gemeenten aan kunnen deelnemen en van kunnen profiteren. Deze ontwikkelingen blijven we volgen en we maken de afweging om aan te haken waar dit mogelijk is. Dit doen we voor informatievoorziening op alle domeinen (rumtelijke ontwikkeling, sociaal domein, dienstverlening etc.). Vanuit de randvoorwaardelijke informatievoorziening en infrastructuur onderzoeken we de mogelijkheden tot aansluiten op de Gemeentelijke Gemeenschappelijke Infrastructuur (GGI) en bouwen we de aansluiting op de Generieke Digitale Infrastructuur verder uit (GDI).

  • Programma BetERe dienstverlening en bedrijfsvoering

In vervolg op het project "Beter Zaakgericht werken" zijn we samen met de Dommelvallei organisaties gestart met een meerjarig programma om de dienstverlening naar inwoners en bedrijven te verbeteren. Ook is dit programma van groot belang voor de verbetering van de bedrijfsvoering. Belangrijke onderdelen in dit programma zijn het professionaliseren van de digitale dienstverlening en de doorontwikkeling van zaakgericht werken.

  • Digitaal Stelsel omgevingswet (DSO)

Voor het ondersteunen van de veranderopgaven en het bereiken van de doelen van de Omgevingswet is digitalisering een belangrijk instrument. De betrokken overheden bouwen aan een digitaal stelsel.

Met dit Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) kunnen initiatiefnemers, belanghebbenden en het bevoegd gezag de informatie raadplegen die zij nodig hebben bij het gebruik van de Omgevingswet. Het DSO is een randvoorwaarde voor de invoering van de wet in 2021.

Organisatie van de Informatievoorziening (OvdI)
Naast het bouwen en doorontwikkelen van de informatievoorziening, beschreven in het Informatiebeleidsplan (IBP), vraagt beheersing steeds meer aandacht. Onze digitale wereld wordt steeds groter. Dat biedt kansen maar brengt ook steeds meer risico's met zich mee. Dit geeft aanleiding om naast de uitvoering van de projecten uit het IBP planmatig te werken aan de professionalisering van de totale beheerorganisatie informatievoorziening. Deze ontwikkeling maakt onderdeel uit van het ontwikkeltraject "Organisatie van de Informatievoorziening" (OvdI).

Dit ontwikkeltraject heeft de ontwikkeling van de totale organisatie van informatiemanagement, functioneel beheer en applicatiemanagement als doel. Het benutten van kansen en borgen van beheersmaatregelen vormt hiervoor de aanleiding. OvdI kent een gedeelde verantwoordelijkheid binnen de 4 Dommelvallei organisaties.

De verantwoordelijkheid voor de inrichting van functioneel beheer en applicatiebeheer ligt bij de vakafdeling. In 2018 werkt de dienst aan duidelijkheid over de verantwoordelijkheidsverdeling en de bijdrage en toegevoegde waarde van functioneel beheer bij alle betrokkenen. In 2019 werken we in samenwerking met betrokken afdelingen voorstellen uit voor de inrichting, borging en positionering van functioneel beheer voor de domeinen dienstverlening en gegevensuitwisseling.

Informatiebeveiliging
Dit programma richt zich op het opzetten en onderhouden van informatiebeveiligingsbeleid in het kader van de toenemende aandacht voor informatiebeveiliging en privacy. Er wordt nadrukkelijk ingezet op informatiebeveiliging. De kwetsbaarheid van de Dommelvallei organisaties kan alleen beperkt worden door hier voortdurend en structureel mee bezig te zijn. Het bewustzijn van alle medewerkers en het verbeteren van houding en gedrag speelt een belangrijke rol.

Basis op orde brengen volgens BIG-normen en omgaan met privacy AVG-proof maken.In de tweede helft van 2018 starten we met het opzetten van een beheersorganisatie met als doel om de PDCA cyclus op het gebied van informatieveiligheid en privacy verder in te richten. Dit zal ook in 2019 zijn beslag hebben. Voor informatieveiligheid is dit gebaseerd op de BIG (Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeentes). De Planning en Control beheerorganisatie richten we in volgens de ENSIA methodiek (Eenduidige Normatiek Single Information Audit). Tevens voeren we aan de hand van de ENSIA verbeteringen door met als doel continu gewapend te zijn tegen Cybercriminaliteit. Eind 2018 evalueren we het takenpakket van de CISO (Chief Information Security Officer). De benodigde inzet voor de coördinatie van de ENSIA wordt hierin meegenomen.

De Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is op 25 mei 2018 ingegaan. Volgens deze verordening moeten we voldoen aan scherpere eisen voor verwerkingen van persoonsgegevens dan tot nu toe. De AVG vraagt om nieuw denken én handelen. De invoering is in 2017 gestart en loopt door in 2018 en 2019. In 2018 zijn we gestart met een tijdelijke invulling van de FG-er (Functionaris Gegevensbescherming). De structurele borging van de wettelijke taken staat gepland voor 2019. De ervaringen uit het eerste jaar nemen we daarin mee.

Keer op keer blijkt dat het handelen van medewerkers de belangrijkste risicofactor is bij informatieveiligheid en privacy-incidenten. In de komende jaren zetten we verschillende trajecten in om de bewustwording voor informatiebeveiliging en privacy te vergroten. Samenwerking is de crux om de informatieveiligheid en privacy te vergroten. Daarom wordt de samenwerking met de VNG-IBD (Informatie Beveiligings Dienst), andere gemeenten en vakgroepen informatieveiligheid/privacy de komende jaren verder uitgebreid.

Control

Control ondersteunt de gemeente via de zogenaamde accountteams. De accountteams zijn op vaste momenten in de gemeente aanwezig. Het komende jaar blijven we deze ingeslagen weg volgen, ook omdat deze manier van werken als prettig wordt ervaren.

Interne controle
De verbijzonderde interne controle richt zich op de meest materiële processen. Om een oordeel over de rechtmatigheid te geven, worden er per proces steekproeven gehouden. Dit wordt uitgebreid met controles op de factoren die van invloed zijn op het proces. Via cijferanalyses en gegevensgerichte werkzaamheden verkrijgen we een integraal beeld van het proces.

Invulling kwaliteitszorg / procesverbetering
Er wordt aandacht besteed aan het actualiseren en harmoniseren van processen en werkwijzen op een zo efficiënt en effectief mogelijke manier.

Management Control Systeem
Het Management Control Systeem (MCS) is doorontwikkeld door deze in te richten conform de 5 pijlers van 'in control' zijn (Kaders, Informatievoorziening, Administratieve organisatie, Risicomanagement en Interne controle). Ook is een MCS ingericht per organisatie. Het MCS zal ieder kwartaal in het MT worden besproken.

Facilitaire zaken

In verband met de grote verbouwing in 2018 worden er twee grote verhuizingen voorbereid en georganiseerd. Eerst is gezorgd voor de tijdelijke huisvesting, waarna in 2019 het volledig verbouwde pand weer in gebruik genomen kan worden.

Kengetallen

(peildatum: 1-07-2018)

Verdeling man/vrouw en fulltime/parttime

Fulltime Parttime Totaal
Mannen 79 19 98
Vrouwen 16 108 124
Totaal 95 127 222
Verhouding man / vrouw 2018: 44,1% / 55,9%
Verhouding man / vrouw in vergelijkbare gemeenteklasse voor 2017: 50% / 50%

Formatie

Afdeling Factor Begroting 2019 Begroting 2018
Secretaris fte 1 1
Ruimte fte 68 67
Ondersteuning fte 31 31
Maatschappelijke ontwikkeling fte 26 25
Publiekszaken fte 31 31
Centrum maatschappelijke deelname fte 39 38
Totale formatie fte 194,92 191,78

Gemiddelde leeftijd

2018 2017
Mannen 51 50
Vrouwen 46 45
Totaal 48,2 47,4
Gemiddelde leeftijd landelijk binnen gemeenten in 2017: 48,3 jaar

Ziekteverzuim (exclusief zwangerschapsverlof)

2018* 2017
Verzuimpercentage 6.93 6.13
Verzuimfrequentie 0.72 0.75
Ziekteverzuimpercentage in vergelijkbare gemeenteklasse voor 2017: 5,3

Overzicht overhead

Omschrijving
12. Financiën 2019 2020 2021 2022
Overhead 188.597 179.937 161.137 175.137
Totale Baten 188.597 179.937 161.137 175.137
Omschrijving
12. Financiën 2019 2020 2021 2022
Overhead 11.164.750 11.246.565 11.311.676 11.304.982
Totale Lasten 11.164.750 11.246.565 11.311.676 11.304.982
Saldo (Baten-/-lasten) -10.976.153 -11.066.628 -11.150.539 -11.129.845