Bedrijfsvoering

Inhoud

Inleiding

Het doel van de bedrijfsvoering is het zo goed mogelijk ondersteunen en uitvoeren van de programma’s. Concreet gaat het om een goede dienstverlening aan de burger door:
  • een efficiënt werkende organisatie;
  • een zorgvuldig besluitvormingsproces;
  • een gestructureerde planning en beheersing van de beleidsuitvoering;
  • waar mogelijk op een verantwoorde manier benutten van ICT-mogelijkheden;
  • de beschikbaarheid over gemotiveerd en gekwalificeerd personeel.

 

Coronavirus

Corona heeft een behoorlijke impact gehad op ons werk. De inhoud daarvan en de manier waarop.
De coronapandemie heeft enorme impact op de gemeenschap en daarmee ook op de gemeente. Direct vanaf de start heeft onze organisatie te maken met werkzaamheden die niet eerder op deze manier aan de orde zijn geweest. Dit heeft natuurlijk ook gevolgen gehad voor de reguliere werkzaamheden. Naast de inhoud is ook de manier van werken gewijzigd. Met de oproep om thuis te werken is het integraal werken en afstemmen van werkzaamheden in een nieuwe dimensie terecht gekomen. Het is ons gelukt om in zéér korte tijd beeld vergaderen mogelijk te maken. Binnen dit kader hebben wij gezorgd om binnen de coronamaatregelen de dienstverlening voortgang te laten vinden.
We hebben onze medewerkers en bestuurders vanaf het tweede kwartaal zo goed als mogelijk gefaciliteerd om op een ergonomisch verantwoorde wijze, waar mogelijk uiteraard, thuis te kunnen werken. In het vierde kwartaal is de "Tijdelijke vergoedingsregeling corona en thuiswerken" vastgesteld waarbij medewerkers hun thuiswerkplek bij wijze van semi permanente oplossing nog verder konden optimaliseren.

Organisatieontwikkeling

Eind 2018 is gestart met een traject van organisatie ontwikkeling. Een traject waarbij nadrukkelijk de verbinding is gemaakt tussen de Strategische visie “Geldrop-Mierlo, een plek met een hart” en het kernakkoord van het college. De strategische visie noemt als kernwaarden voor de organisatie dat wij geloven dat iedereen als mens gezien en behandeld wil worden, dat wij openstaan voor de samenleving waarvan wij deel uitmaken en dat wij doen wat we zeggen en meedenken in oplossingen.

Deze ontwikkelingen vragen om een robuuste, maar flexibele organisatie. Een organisatie die zich aan past aan de ontwikkelingen binnen onze maatschappij. Op 1 april 2020 is de nieuwe structuur van de organisatie een feit geworden. Er zijn 3 afdelingsmanagers benoemd die leiding geven aan de afdelingen Samenleving, Ruimte en Dienstverlening. De afdelingen zijn onderverdeeld in teams en daarvoor zijn 11 teammanagers benoemd die hiërarchische bevoegdheden hebben gekregen. Voor de leidinggevenden zijn ontwikkelingsplannen opgesteld zodat zij zich verder kunnen ontwikkelen conform de visie van de nieuwe organisatie. Op gebied van leiderschap willen we meer vanuit verbinding en vertrouwen werken, de samenwerking opzoeken en eigenaarschap stimuleren. Vooruit kijken, kansen en uitdagingen zien voor de toekomst en weten hoe we daarop kunnen anticiperen. Dit vraagt om vitale teams en medewerkers. 

De organisatie veranderen in "Corona-tijd" vraagt veel van de communicatie naar de medewerker. Medewerkers zijn veelal thuis en contacten onderling onderhouden vraagt expliciet aandacht van de leidinggevenden. In 2020 zijn er acties ondernomen om de bestuurlijke planning op te stellen. Inzicht in de werkvoorraad van medewerkers is cruciaal. In 2020 is het concernplan opgesteld. Het concernplan bevat de reguliere werkzaamheden van medewerkers (periodiek terugkerend) en bevat werkzaamheden vanuit projecten, programma's en vanuit het kernakkoord en de meerjarenbegroting.  Het concernplan is een dynamisch instrument. Een instrument waar gedurende het jaar keuzes gemaakt kunnen en moeten worden. Dit om betrouwbaar te zijn in de oplevering van zaken en diensten en producten voor de inwoners van onze gemeente en ook voor de gemeenteraad. Het concernplan is ook een belangrijk instrument om de werkvoorraad en daarmee de werkdruk van onze medewerkers acceptabel te houden. 
De onderwerpen die in de commissie- en raadsvergaderingen aan de orde moeten komen zijn opgenomen in de bestuurlijke planning. Deze planning zal verder verbeterd moeten worden. 

Binnen de organisatieontwikkeling hebben wij een viertal leidende thema’s vastgesteld:

Extern

  • Sociaal domein: van transitie naar transformatie
  • Sterke, vitale en gezonden wijken
  • Benutten economische potentie.

In deze paragraaf "Bedrijfsvoering" richten we ons op het vierde intern gerichte thema: Met focus integraal samenwerken.

De projecten bestaan enerzijds uit projecten die te maken hebben met structuur, procedures en processen en anderzijds uit projecten die gaan over de manier van werken, de cultuur en de vitaliteit van de organisatie. Projecten die elkaar versterken en ook in samenhang worden benaderd.

  • Het Project Prioriteiten is ingevuld met het opstellen van het concernplan. Nu dit is gerealiseerd, is het project afgerond. De werkzaamheden gaan over naar de organisatie.
    Versimpelen bedrijfsprocessen houdt zich bezig naast het versimpelen, het vindbaarder en duidelijker maken van de processen voor de medewerkers. Door het beschrijven van een werkproces hebben zij in 2020 een aanpak ontwikkeld en een plan van aanpak opgesteld.
  • Het project Stoppen met … is besloten enkele onderdelen door te schuiven naar duurzame inzetbaarheid en met dit project te stoppen.
  • Anders vergaderen is een project dat efficiënter vergaderen gaat realiseren. 
  • Het project Projectmatig werken in 2020 zijn de formulieren en methodieken verder uitgewerkt. Nu het concernplan gereed is, zal het project in 2021 inhoudelijk verder in uitvoering worden gebracht.
  • In het project Samenwerking secretariaten staat de ondersteuning van de organisatie door de Managent Assistentes centraal. Door de veranderingen in de organisatie is ook hun taak aan verandering onderhevig. In 2020 is de samenwerking uitgebouwd en zijn enkele taken beschreven en herverdeeld onder de medewerksters.
  • Het project HRD richt zich op de noodzaak van strategisch opleiden in relatie tot het realiseren van organisatiedoelen. Door het in beeld brengen van de huidige situatie en deze af te zetten tegen de gewenste situatie met betrekking tot kennis en ervaring van medewerkers wordt de "gap" in beeld gebracht. Aan de hand daarvan wordt de opleidingsnoodzaak bepaald. Aan de hand van de resultaten van twee pilots wordt een bruikbaar instrument voor het management ontwikkeld. In 2020 is de eerste pilot afgerond.
  • In het kader van het vergroten van de vitaliteit draagt het project duurzame inzetbaarheid, genoemd “BRUIS” (Blij, Relax, Uitdaging, Ik en Samen) medewerkers uit zelf (meer) de regie voor een vitaal leven te pakken. In de coronatijd zijn er diverse activiteiten georganiseerd om medewerkers te verbinden en sportief bezig te zijn, veelal digitaal. Er is aandacht besteed o.a. aan gezonde voeding, goede werkhouding, fotowedstrijden om wandelen onder de aandacht te brengen en een de thuiswerkplek onder de aandacht te brengen. Er worden oefeningen aangeboden om problemen door veelvuldig computergebruik te voorkomen. Digitaal is de cursus energiemanagement georganiseerd. We hopen daarmee ook een bijdrage te leveren aan het terugdringen van het ziekteverzuim. In 2021 wordt het project geëvalueerd. 

 

HRM-beleid

De doelstellingen vanuit het concernplan zijn niet alleen vertaald in afdelings- en teamdoelstellingen maar ook in resultaatafspraken op individueel medewerker niveau. Dit is geborgd in de HR gesprekscyclus. Het aanspreken op vooraf overeengekomen resultaten is daarmee  een permanent element in de dialoog tussen leidinggevende en de medewerker. Naast deze intensievere sturing op resultaten is ook geconstateerd dat het nodig is dat enkele elementaire vaardigheden organisatie breed doorontwikkeld moeten worden. Dit om ook in de toekomst de wendbare organisatie te kunnen zijn die we nastreven. We hebben twee, in onze ogen onmisbare, strategische competenties benoemd waar we ons in onze ontwikkelcyclus nadrukkelijk op focussen: Eigenaarschap en Integraliteit. Teammanagers gaan samen met medewerkers investeren op het vergroten van eigenaarschap en verbinding.

Samen met de overige Dommelvallei-organisaties hebben we het proces van de aanbesteding van een arbodienstverlener opgestart. Het huidige contract is verlengd tot 1 januari 2022. Samen met het BIZOB is een marktconsultatie uitgevoerd. Die laat zien dat de maatwerkconstructie (onze eerste optie) niet realistisch is vanwege gebrek aan belangstelling vanuit de markt. Dat betekent dat we inzetten op een vangnet constructie. De feitelijke aanbesteding is voorzien in maart/april 2021. 

De datum van invoering van het nieuwe E-HRM systeem is doorgeschoven naar 1 januari 2022. Vanaf dat moment willen we P&O processen en -documenten vergaand gedigitaliseerd hebben. Ook willen een verdere uitrol van de selfservice tool. Eind november is in het kader van de aanbesteding de opdracht gepubliceerd. De gunning is voorzien in Q2 en de implementatie in Q3/Q4 2021.

Wij onderschrijven het gedachtegoed van een inclusieve samenleving en vertaalden dat naar onze organisatie. We merkten echter dat de aard en inhoud van onze functies zich niet gemakkelijk lenen voor het vervullen door werknemers vanuit specifieke doelgroepen, zoals bijvoorbeeld garantiebanen. We blijven zoeken naar mogelijkheden om ons imago als sociale werkgever concreet vorm te kunnen geven. 

 

Verzuim

Het verzuim is het afgelopen jaar een veelbesproken onderwerp en had in 2020 de volle aandacht van het MT. Dit vanwege het feit dat het verzuimpercentage zich al enkele jaren op een te hoog niveau bevindt en er meer aandacht moest komen voor preventie (het voorkomen van verzuim). Het MT wilde vanuit een brede blik kijken naar verzuim, in plaats van het leggen van de nadruk op uitsluitend ‘ziekte’. Niet iedereen die ziek is verzuimt, en niet iedereen die verzuimt heeft een ziekte. De afweging om wel of niet te verzuimen blijkt veel meer bepaald te worden door sociale omgeving, arbeidswaardering en arbeidsmotivatie dan alleen door ziekte of klachten. Deze ‘andere manier van kijken’ naar het thema verzuim vroeg om aanpassing van de visie op verzuim. Samen met een externe partij is er een verzuimmanagementprogramma opgesteld waarbij deze visie in 2020 verder vormgegeven en geïmplementeerd is. Daarbij wordt er vanuit gegaan dat de (direct) leidinggevende een cruciale rol vervult in het ‘verzuimgedrag’ van medewerkers.

Een goede (werk)relatie tussen de medewerkers en leidinggevenden is hierbij erg belangrijk. Medewerkers en leidinggevenden zijn gedurende het jaar met elkaar in gesprek over werkvoorraad, werkdruk, inhoud van het werk, regelvrijheid binnen de functie, de balans tussen werk en privé. etc. Tijdens deze  gesprekken wordt gebruik gemaakt van de mogelijkheden die er zijn om  ervoor te zorgen dat er sprake blijft van een fitte, duurzaam inzetbare medewerker. 

De visie op verzuim is vertaald naar concrete verwachtingen en gedragingen in de vorm van gedragscodes die besproken zijn met de medewerkers. Het MT heeft targets gesteld en voert een continu dialoog met de teammanagers over de cijfers en aanpak. En alle leidinggevenden zijn getraind in hun vaardigheden om te handelen vanuit deze visie. In de aanpak van verzuim staat de volgende vraag centraal: ‘Is verzuim de beste oplossing?’. Daarbij worden zowel leidinggevenden als medewerkers steeds meer gestimuleerd om tijdig zaken bespreekbaar te maken die van invloed kunnen zijn op het werk en samen de mogelijkheden onderzoeken om verzuim te voorkomen. En dat, als er sprake is van verzuim, het als een gedeelde verantwoordelijkheid wordt gevoeld om samen een duurzame terugkeer naar werk te bewerkstelligen.

De effecten van deze aanpak zijn terug te zien in de cijfers. Waar het gemiddelde verzuimcijfer in het eerste half jaar tussen de 8% en 9,5% lag is het jaar 2020 afgesloten met een jaargemiddelde van 7,33%. Daarmee komt het verzuimcijfer uit onder de target, die voor 2020 op 7,9% vastgesteld was. Vanaf juli is het verzuimcijfer (sterk) dalende naar een gelijkblijvend niveau van ongeveer 5% in de maand. Ook zijn er positieve ontwikkelingen zichtbaar op de kengetallen nulverzuim en meldingsfrequentie. Deze liggen, in tegenstelling tot voorgaande jaren, onder het landelijk gemiddelde van 2019. Blijvende aandacht voor dit thema is cruciaal voor het doorzetten van deze dalende trend. We beseffen dat de positieve effecten van Corona (bijvoorbeeld een grotere regelvrijheid) ook invloed (kunnen) hebben op de cijfers. Daarnaast zijn we er van overtuigd dat de ontwikkelde visie en het ingezette verzuimmanagement een stevige bijdrage hebben in wezenlijke invloed hebben op de gerealiseerde cijfers.

 

Informatievoorziening

Informatiebeleid 2021-2025
Het informatiebeleid dient als gezamenlijk richtsnoer voor de ICT-ontwikkelingen van de Dommelvallei-gemeenten voor komende jaren. Dienst Dommelvallei biedt het beleid begin 2e kwartaal 2021 aan de raden aan en bereidt zich voor op het opstellen van dit beleid:

  • Om in financiële en formatieve zin te bepalen waar we als Dommelvallei-organisaties staan met onze digitale infrastructuur en beheerorganisatie namen we deel aan de ICT-Benchmark gemeenten. In de benchmark werden de ICT-investeringen, exploitatiekosten en salariskosten van de totale beheerorganisatie afgezet tegen het aantal inwoners. De uitkomst van € 74,- per inwoner van de Dommelvallei-gemeenten is € 12,- lager dan het benchmarkgemiddelde. Dit wordt grotendeels veroorzaakt door een lagere bezetting op de I&A-functies en financieel afgeschreven hardware.
  • In een digitale interactieve informatiebijeenkomst voor de 3 gemeenteraden zijn speerpunten voor dit informatiebeleid opgehaald.
  • Begin 2020 is een verdiepingsslag uitgevoerd op de talloze ICT-ambities vanuit de verschillende domeinen. Daarbij is gezocht naar de grote gemene delers en zijn deze vertaald naar de 5 belangrijkste ontwikkelingen waarop de focus zou moeten liggen, Implementatie DSO, Informatiebeveiliging, Datagedreven werken, Digitale dienstverlening en Digitale duurzaamheid.

Digitaal stelsel Omgevingswet (DSO)
Door uitstel van de omgevingswet naar 1 januari 2022 is een groot gedeelte van de implementatie van het Digitaal Stelsel Omgevingswet verschoven naar 2021. De aanbesteding van een VTH-systeem onder coördinatie van de Odzob is afgerond en de implementatie is gestart. Het streven is dit systeem op 1 mei 2021 op basis van de huidige wetgeving in productie te nemen, inclusief koppeling met het zaaksysteem. Later volgt nog een implementatie op basis van de omgevingswet. De inkoop en implementatie van plansoftware en regelsoftware loopt.

Datagedreven werken
Er is door de Dienst Dommelvallei onderzocht welke software, ondersteuning en expertise nodig is om de ontwikkeling naar datagedreven werken te faciliteren. Daarnaast is samen met experts van vakafdelingen uit de gemeenten een drietal pilots uitgevoerd vanuit verschillende domeinen (dienstverlening, veiligheid en bedrijfsvoering).

Van gegevensknooppunt naar informatieknooppunt
In het project gegevensuitwisseling (oplevering medio 2021) is het gegevensknooppunt voor de Dommelvallei-organisaties gerealiseerd. Sinds december is het nieuwe geharmoniseerde systeem voor gegevensdistributie in gebruik. Gegevens tussen systemen worden efficiënter uitgewisseld. In een datawarehouse kunnen we gegevens uit verschillende bronnen centraal opslaan, aan elkaar relateren en analyseren. Het datawarehouse fungeert daarmee als een informatieknooppunt en is daarmee een belangrijke schakel in de ontwikkeling naar datagedreven werken.

Applicatieportfoliomanagement
De uitgevoerde Benchmark maakt duidelijk dat in Dommelvallei-verband inkopen van software loont. De nog niet geharmoniseerde systemen binnen het sociaal domein en de afdelingen dienstverlening (burgerzaken) zijn relatief duur. Op dit moment lopen projecten om deze systemen te vervangen. Het totaal van onderhoudskosten voor applicaties is in 2020 relatief hoog. Dit is vooral te wijten aan de tijdelijk samenloop van nieuwe nog in te richten systemen naast de oude uit te faseren systemen (zaaksystemen en Corsa). Er is actief gestuurd op het uitfaseren van deze systemen.

Digitale Duurzaamheid
Met de implementatie van een zaaksysteem voor de 4 Dommelvallei-organisaties is ingezet op een centraal digitaal archief. Tot dusver is sprake van een hybride archivering (digitaal en analoog door elkaar) en wordt informatie in verschillende systemen opgeslagen waardoor de beheersbaarheid zeer te wensen over laat. Naast de centralisatie van digitale informatie werken we aan het digitaliseren van het analoog archief (bouw- en milieuvergunningen) om deze ook in het zaaksysteem op te kunnen nemen.

Windows en Office
Het project voor de upgrade van Windows en Office is in 2020 grotendeels afgerond. Nagenoeg alle gebruikers zijn overgezet op de nieuwe omgeving. De paar restpunten worden in het eerste kwartaal 2021 opgelost.
Gelijktijdig hiermee is de beveiliging van de omgeving verhoogd door een extra beveiligingslaag in te richten. Deze vermindert de mogelijkheden dat ongewenste programma's, virussen en ransomware (on)bewust door medewerkers worden uitgevoerd.

GGI-Netwerk
De Dommelvallei-organisaties zijn in het eerste kwartaal aangesloten op het landelijke GGI-Netwerk. Dit is een beveiligd netwerk van en tussen gemeenten. Hiermee kan de overdracht van data tussen de Dommelvallei-organisaties en andere partijen beveiligd plaatsvinden via dit netwerk. Op termijn gaat dit het huidige nog in gebruik zijnde commerciële netwerk van beveiligde data-overdracht (Gemnet) vervangen.

GGI-Veilig
De Dommelvallei-organisaties hebben deelgenomen aan de landelijke aanbesteding GGI-Veilig. Doel hiervan is de digitale weerbaarheid van de organisaties te verhogen. In 2020 is opdracht gegeven om het dataverkeer van de Dommelvallei-organisaties te monitoren op ongewenste datastromen en hackaanvallen. De monitoring wordt begin 2021 opgeleverd.

Corona
Door de coronacrisis gingen de medewerkers massaal thuiswerken. Om dit mogelijk te maken zijn door ICT extra inspanningen verricht, zoals het faciliteren van digitaal overleg en het beschikbaar stellen van thuiswerkfaciliteiten als tokens, chromebooks, beeldschermen en kabels. Door deze extra inspanning vertraagden andere werkzaamheden zoals het omzetten van Windows en Office.

Informatiebeveiliging
In 2020 is het nieuwe informatiebeveiligingsbeleid voor de 4 Dommelvallei-organisaties vastgesteld op basis van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). De BIO is de opvolger van de Baseline Informatiebeveiliging Gemeente en is het stelsel van normen om de informatiebeveiliging verhogen. Op basis van risicoafwegingen worden passende maatregelen genomen.

We willen de informatiebeveiliging van de organisaties naar een hoger niveau brengen. Medio 2020 is een programma (BIO Top10) opgestart om de 10 belangrijkste maatregelen te implementeren. In 2020 zijn de eerste stappen gezet voor de onderdelen:

  • een brede bewustwordingscampagne die in 2021 uitgevoerd gaat worden;
  • GGI-Veilig;
  • Information Security Management System en een Privacy Management Tool;
  • het invoeren van technische beveiligingen van de Forumstandaardisatie;
  • het verbeteren van processen en het toegangsbeleid van onze gebouwen.

In 2020 zijn er in de Dommelvallei-organisaties 34 beveiligingsincidenten (exclusief datalekken) gemeld bij de CISO, waarvan 28 phishing/spam-meldingen. De overige incidenten betreffen autorisatieproblemen en vragen over de virusscanner.

Het programma BIO top 10 sluit ook aan bij het rekenkameronderzoek, de voortgang wordt teruggekoppeld in het portefeuillehoudersoverleg.

De penetratietest is onderdeel van de BIO top 10 en is verplaatst naar 2021.

Privacy
Bewustwording
Omdat de meeste datalekken ontstaan door onbewust gedrag van mensen stond bewustwording hoog op de agenda. In de eerste maanden van het jaar is veel tijd gestoken in het vullen van Social Intranet en kennissysteem met informatie over allerlei privacy gerelateerde onderwerpen. Aanvullend daarop zijn presentaties gegeven over gegevensbescherming in het algemeen of over specifieke onderwerpen, waaronder de gevolgen van de AVG voor de postregistratie. Door het toegenomen aantal vragen zien de privacybeheerders en de Functionarissen Gegevensbescherming (FG’s) dat het bewustzijn groeit. Om de kennis van de medewerkers verder te vergroten, gaan zij in 2021 een Dommelvallei-brede bewustwordingscampagne Informatiebeveiliging en Privacy starten. Als voorbereiding daarop zijn zij de behoefte aan het inventariseren.

Data Protection Impact Assessments
Voor steeds meer verwerkingen voeren we Data Protection Impacts Assessments (DPIA’s) uit. Waar mogelijk worden deze privacyrisicoanalyses door de drie gemeenten gezamenlijk uitgevoerd, zoals voor het project Vernieuwing gegevensuitwisseling. Waar de processen vergelijkbaar zijn worden de DPIA’s van de 3 gemeenten hergebruikt, zoals voor de Wvggz. Daarnaast voeren de individuele gemeenten ook DPIA’s uit. Zo heeft de gemeente Geldrop-Mierlo een DPIA uitgevoerd voor kamerbewoning en -splitsing.

Verwerkersovereenkomsten
De inhaalslag die we nog moeten maken is benoemd als één van de tien prioriteiten om de BIO te implementeren. In 2021 gaan we hier uitvoering aan geven.

Zaaksysteem Djuma
Het zaaksysteem Djuma is ingericht volgens het principe “open, tenzij…”. Dit kan botsen met de privacywetgeving. De Stuurgroep BetERe Dienstverlening en Bedrijfsvoering heeft op advies van de FG’s en programmamanager BetERe Dienstverlening en Bedrijfsvoering besloten om de inrichting van de vertrouwelijkheden in het zaaksysteem opnieuw te bekijken en indien noodzakelijk aan te passen. De FG’s hebben hier een start mee gemaakt en stemmen hun bevindingen af met de vakafdelingen. De vakafdelingen dragen de verantwoordelijkheid voor de inrichting van Djuma. Zij besluiten op basis van het advies van de FG’s om de vertrouwelijkheid van een zaaktype wel of niet aan te passen.

Jaarrapportage Gegevensbescherming
De FG’s hebben GAP-analyses uitgevoerd. Daarmee hebben zij in beeld gebracht welke acties de Dommelvallei-organisaties nog in gang moeten zetten om (beter) aan de privacywetgeving te voldoen. De FG’s hebben hun bevindingen voor de gemeente Geldrop-Mierlo uitgewerkt in een Rapportage Gegevensbescherming en hebben die besproken met de afdelings- en teammanagers. In gezamenlijk overleg worden prioriteiten gesteld en acties uitgezet. De FG’s sturen op de voortgang.

Datalekken
In 2020 zijn er binnen Geldrop-Mierlo bij de privacybeheerder en FG's 15 datalekken gemeld. 3 daarvan hebben we gezien het privacyrisico gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). In 5 gevallen zijn de betrokkenen op de hoogte gesteld van het datalek. Soms melden ook de betrokkenen zelf het datalek bij ons. Een melding bij de AP betekent niet ook automatisch een melding bij de betrokkenen en andersom. Of we een datalek melden bij de AP en/of de betrokkenen is altijd een individuele afweging. Dit is afhankelijk van het privacyrisico voor de betrokkenen. De FG's en de privacybeheerder stemmen in overleg met de burgemeester en de gemeentesecretaris af welke datalekken bij wie gemeld worden.

Control

Rechtmatigheidsverantwoording
Vanaf het boekjaar 2021 legt het college verantwoording af over de rechtmatigheid. Voor deze nieuwe werkwijze heeft Dienst Dommelvallei Internal Control Framework ontwikkeld.

Hiermee is het kader voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording gereed. In 2020 is geïnvesteerd in verdere verbetering van de werklijsten. Om de verbijzonderde interne controle nog efficiënter en innovatiever uit te voeren is de Dienst Dommelvallei gestart met een pilot, waarbij de audittrail met behulp van software wordt aangebracht.

Aanbesteding accountant
In 2020 is de Europese aanbesteding accountancywerkzaamheden door Dienst Dommelvallei voor de 3 gemeenten en Dienst Dommelvallei uitgezet. De gemeenten zijn hier nauw bij betrokken. De gemeenteraden en het algemeen bestuur kunnen begin 2021 de nieuwe accountant benoemen.

Facilitaire zaken

In 2020 is het vernieuwde gemeentehuis verder ingericht (interieurbeplanting, roommanagers, etc.) en zijn de benodigde veiligheidsmaatregelen getroffen in verband met corona. Daarnaast is er gewerkt aan de implementatie van GT Connect (de vernieuwde telefooncentrale). Eind 2020 heeft de VNG echter de raamovereenkomst met Atos (leverancier van GT Connect) beëindigd, omdat Atos niet in staat was de afspraken in de overeenkomst na te komen en een goede dienstverlening te realiseren naar alle deelnemers. De VNG gaat elke deelnemer individueel begeleiden bij de vervolgstappen naar een structurele oplossing. Aangezien dit enige tijd in beslag kan nemen is besloten, om het huidige telefoniesysteem te updaten (het huidige systeem is verouderd) en de Business Connect omgeving te upgraden naar een courante Windows server versie. Circuit wordt als vergadertool vervangen door MS Teams. 

Actieplan MVI

De gemeente heeft middels uitvoering van het Actieplan Maatschappelijk Verantwoord Inkopen haar inkopen en aanbestedingen verder verduurzaamd en daarmee de volgende doelstellingen gerealiseerd in 2020:

  • De gemeente zal in de periode 2019-2020 ten minste 1 circulaire inkoop realiseren om ervaring hiermee op te doen: WMO hulpmiddelen, resultaten onderzoek naar de mogelijkheden om de Dwarsstraat zo circulair en klimaatneutraal mogelijk te reconstrueren zijn toegepast in de ontwerpvarianten.
  • De gemeente streeft naar CO2 reductie bij haar in te kopen producten en diensten jaarlijks bij tenminste 4 aanbestedingen: geluidssanering, schuldhulpverlening, WMO hulpmiddelen, vervangen openbare verlichting.
  • De gemeente streeft ernaar jaarlijks tenminste 2 aanbestedingen op basis van levenscycluskosten (total cost of ownership) te doen: vervangen openbare verlichting, er was geen tweede aanbesteding waar we op dit thema hebben kunnen inzetten.
  • De gemeente heeft social return voorwaarden gesteld in 5 aanbestedingen: gegevensuitwisseling, jongerenwerkers, payroll dienstverlening, schuldhulpverlening en WMO Hulpmiddelen

De looptijd van het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen is met een jaar verlengd tot en met eind 2021. De gemeente heeft haar deelname verlengd.

Kengetallen

(peildatum: 31-12-2020)

Verdeling man/vrouw en fulltime/parttime

Fulltime Parttime Totaal
Mannen 81 21 102
Vrouwen 16 115 131
Totaal 97 136 233
Verhouding man / vrouw 2020: 43,8% / 56,2%
Verhouding man / vrouw in vergelijkbare gemeenteklasse voor 2019: 47% / 53%

Formatie

Afdeling Factor Peildatum 31-12-2020
Staf fte 3,78
Ruimte fte 83,28
Dienstverlening fte 55,95
Samenleving fte 64,23
Totale formatie fte 207,24

Gemiddelde leeftijd

2020 2019
Mannen 51,5 51,9
Vrouwen 46,6 46,0
Totaal 49,0 49,0
Gemiddelde leeftijd landelijk binnen gemeenten in 2019: 48,0 jaar

Ziekteverzuim (exclusief zwangerschapsverlof)

2020 2019
Verzuimpercentage 7,33 8,24
Gemiddelde duur (dagen) 20,51 17,01
Verzuimfrequentie 0,96 1,43
Ziekteverzuimpercentage in vergelijkbare gemeenteklasse voor 2019: 5,4
Publicatiedatum: 10-06-2021

Inhoud