Bedrijfsvoering

Het doel van de bedrijfsvoering is het zo goed mogelijk ondersteunen en uitvoeren van de programma’s. Concreet gaat het om een goede dienstverlening aan de burger door:

• een efficiënt werkende organisatie;
• een zorgvuldig besluitvormingsproces;
• een gestructureerde planning en beheersing van de beleidsuitvoering;
• waar mogelijk op een verantwoorde manier benutten van ICT-mogelijkheden;
• de beschikbaarheid over gemotiveerd en gekwalificeerd personeel.

OrganisatieOntwikkeling

In 2018 zijn we gestart met een organisatieontwikkelingstraject om meer toegerust te zijn als organisatie op de veranderende maatschappij. Op basis van de strategische visie die in 2017 en het collegeakkoord in 2018 zijn vastgesteld hebben wij onze ambities en strategische doelen aangescherpt.

Belangrijk is medewerkers en leidinggevenden toe te rusten met de benodigde kennis, vaardigheden en houding. Hierbij willen we dat er een cultuur ontstaat waarin thema’s als vertrouwen, betrokkenheid, inspiratie en resultaatgerichtheid centraal staan.

Om dit vorm te geven gaan we werken met 4 leidende thema’s:

• Sterke, vitale en gezonde wijken
• Sociaal domein: van transitie naar transformatie 
• Benutten economische potentie
• Met focus integraal samenwerken.

Dit laatste thema heeft de hoogste prioriteit gekregen. Uitgangspunt daarbij is dat een organisatie die het goed voor elkaar heeft ook goede producten kan leveren. De thema’s worden geconcretiseerd en leiden tot projecten die uitgevoerd worden.

HRD

In 2018 is gestart met de cursus HRD: Human Resource Development. Deze opleiding leert de deelnemers om plannen op te zetten om medewerkers te ontwikkelen vanuit de organisatiedoelen. 10 medewerkers hebben de opleiding gevolgd. In 2019 start een deel van hen met een project om het geleerde te concretiseren voor onze organisatie. Dit sluit goed aan bij OrganisatieOntwikkeling.

Strategisch HRM beleid zetten we in om (middel)lange termijnontwikkelingen die van invloed zijn op de ontwikkeling van organisaties te vertalen naar een gezamenlijk HRM-instrumentarium, -planning, borging en sturing. Dat doen we op basis van het gemeenschappelijk kader wat in 2016 samen met de gemeenten is gedefinieerd.

De belangrijkste thema’s hierin zijn: Aantrekkelijk werkgeverschap, Leiderschap, Flexibiliteit, Employability en Vitaliteit.

De rol van de werkgever verandert van organisator naar facilitator. Wij scheppen de randvoorwaarden, prikkelen en verleiden de medewerkers tot het zetten van de nodige stappen. De eigen verantwoordelijkheid, het persoonlijk leiderschap van de individuele medewerker voor het realiseren van groei is het uitgangspunt. 
Dat ondersteunen we door binnen de genoemde beleidsterreinen onze HRM-instrumenten hierop te enten.

In 2018 zijn er verschillende initiatieven geweest om bovenstaande ambitie waar te maken. Er is vorm gegeven aan een nieuw werving en selectiebeleid waarbij mobiliteit binnen de Dommelvallei-organisaties beter wordt ondersteund. Daarnaast nemen de Dommelvallei-organisatie sinds een paar maanden deel aan het platform Werken in Zuidoost Brabant. De wervingskracht van de gemeenten in de regio wordt hiermee verder verbeterd.

Onderwerpen zoals thuiswerken en flexibele werkconcepten zijn in samenwerking met de organisaties verder opgepakt. De doorontwikkeling vindt in eerste instantie, afhankelijk van behoefte van de gemeente op eigen organisatieniveau plaats.

Invoering Wnra 

Een belangrijke ontwikkeling is de implementatie van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra). De invoering staat gepland op 1 januari 2020 De ambtelijke rechtspositie is dan voor een groot deel gelijk aan die van werknemers in het bedrijfsleven. In 2018 is gestart met de voorbereidingen. Een projectvoorstel is opgesteld waarin wordt weergegeven welke stappen moeten worden doorlopen tot de invoering. De projectgroep is inmiddels ingesteld en gestart.

In 2018 is de inzet van het individueel keuze budget (IKB) geëvalueerd. Medewerkers kiezen met name voor het uitbetalen van het IKB, het uitruilen van woon-werkverkeer en/of het kopen van verlof. Er is op dit moment geen aanleiding voor aanpassing. De huidige bronnen en doelen blijven in stand.

In 2018 is een projectvoorstel opgesteld voor de verdere digitalisering en automatisering van P&O processen. De uitvoering loopt door in 2019 en 2020. In 2018 is gestart met het optimaliseren van een aantal processen rondom salarisverwerking. Hierdoor is het werk voor de afdeling P&O op onderdelen efficiënter geworden. Tevens zijn in 2018 de processen rondom de inhuur van personeel geoptimaliseerd. Hierdoor is een integraal, organisatiebreed inzicht en overzicht van de inhuur van personeel en bijbehorende budgetten gerealiseerd. In 2019 wordt dit nog verder uitgewerkt en geautomatiseerd.

Het ziekteverzuim voor Geldrop-Mierlo bedroeg over het jaar 2018 6,87%. Voor 2017 was het percentage voor Geldrop-Mierlo 5,94%, terwijl landelijk het percentage voor 2017 gemiddeld 5,3% was. De belangrijkste stijging van het ziekteverzuim heeft zijn oorzaak in de toename van langdurig ziekteverzuim. Dit langdurig ziekteverzuim is vaak niet of nauwelijks beïnvloedbaar.

Met betrekking tot ziekteverzuim wordt het Eigen Regiemodel gehanteerd. Doelstelling binnen het Eigen Regiemodel is dat de leiding samen met de medewerker aan het stuur staat. De gesprekken gaan uit van mogelijkheden tot deelname aan arbeidsprocessen. Voorheen gingen deze gesprekken over de onmogelijkheden van werken en/of afwezigheid van de medewerker. De binding met het werk, de werkgever en de collega’s is erg belangrijk. Re-integratie is na de periode van ziekte hierdoor eenvoudiger. Omdat we kijken naar mogelijkheden betekent het dat medewerkers steeds vaker gedeeltelijk aanwezig zijn en deelnemen aan het arbeidsproces, daar waar men voorheen veelal geheel arbeidsongeschikt was. Dit vraagt een continue proces van aandacht. In de gesprekken tussen medewerker en leidinggevende zijn onderwerpen als arbeidsvreugde, balans werk-privé, ontwikkelmogelijkheden, verzuim etc. aan de orde. Door deze gesprekken en het tijdig nemen van maatregelen proberen we te voorkomen dat er sprake is van ziekteverzuim. Daar waar sprake is van veelvuldig frequent verzuim, proberen we in de gesprekken achter de mogelijke oorzaken van dit verzuim te komen en vervolgens door veranderingen in de dagelijkse routine toekomstig verzuim te voorkomen.

De wetgeving rondom verzuim en privacy (AVG) is snel en ingrijpend gewijzigd. In dat kader is het ziekteverzuim protocol geactualiseerd voor de Dommelvallei-organisaties met meer aandacht voor preventie. Een protocol omgaan met agressie en geweld is opgesteld voor de Dommelvallei-organisaties. Het proces van vaststelling zit in afrondende fase.

Voor de ontwikkeling van de informatievoorziening binnen de Dommelvallei-organisaties is een meerjarig beleidsplan 2016-2020 opgesteld. Het beleid volgt de ambities en afspraken zoals vastgelegd in landelijke programma's. Een belangrijk thema is collectivisering. Gemeenten in Nederland hebben op de VNG Algemene Ledenvergadering van juni 2016 aangegeven meer samen te willen optrekken op het gebied van de digitale overheid. Ook de gemeente Geldrop- Mierlo heeft ingestemd met dit voorstel tot collectivisering. Deze ambitie is uitgewerkt in een landelijk initiatief met de naam ‘Samen Organiseren’, als onderdeel van de Digitale Agenda 2020. Hiervoor zijn landelijk al enkele projecten geïnitieerd. Vanuit de Dommelvallei-samenwerking zullen we zo veel als mogelijk aanhaken bij de landelijke projecten.

We werken aan een toekomstbestendig applicatielandschap waarin applicaties doelmatig en effectief worden ingezet. Het realiseren van harmonisatie van applicaties tussen de 3 Dommelvallei-organisaties is daarbij een leidend principe.

Een belangrijke ontwikkeling is de harmonisatie van de belastingenapplicatie. Door 3 systemen van 2 leveranciers te vervangen door 1 systeem wordt vanaf 2019 een besparing van € 70.000,- op de exploitatielasten software gerealiseerd. Binnen het GEO-domein is een BGT applicatie ingekocht voor de 3 gemeenten. Tevens is er een project gestart met als doel de aanbesteding en implementatie van een BAG-applicatie voor de 3 gemeenten.

De wijze van het plannen en begroten van de I&A-werkzaamheden is in 2017 aangepast. Hiermee wordt invulling gegeven aan het evenwichtig en reëel begroten. De vier Dommelvallei-organisaties hebben gezamenlijk de projectenkalender en uitvoeringsplan voor de komende twee jaar bepaald. Hierop vindt jaarlijks een herijking plaats. Dit is noodzakelijk, omdat ICT ontwikkelingen snel gaan en plannen snel achterhaald zijn. In 2018 zijn de projecten grotendeels conform planning uitgevoerd. Er is een beperkte onderschrijding op de budgetten.

Om voldoende capaciteit beschikbaar te hebben voor de uitvoering van projecten uit het IBP is voor 2018 een budget opgenomen van € 60.000,- op het activiteitenplan. Dit inhuurbudget is bedoeld voor het flexibel inzetten van personeel. In 2018 is geen beroep gedaan op dit budget. De belangrijkste projecten in 2018 zijn het project Beter zaakgericht werken en het programma BetERe dienstverlening en bedrijfsvoering. Voor de trajecten zijn projectleiders en is een programmamanager ingehuurd. De kosten zijn gedekt uit de gezamenlijke budgetten binnen de begroting Dienst Dommelvallei.

Om meer grip te krijgen op de planning- en controlcyclus binnen het I&A taakveld is in 2017 een doorlichting uitgevoerd op de sturingsprocessen. Een belangrijk onderdeel van het onderzoek is het bepalen welke sturingselementen een voortgangsrapportage aan de raad moet bevatten zodat de raad haar controlerende rol binnen een complex uitvoeringsplan zoals het IBP vorm kan geven. De resultaten van het onderzoek worden meegenomen in de jaarlijkse herijking van het uitvoeringsplan en meerjarenbegroting IBP.

In 2018 is tussen de gemeenten de afspraak gemaakt de informatievoorziening richting de raden van de drie gemeenten te uniformeren en te richten op de behaalde resultaten. In het 2e kwartaal 2019 volgt de voortgangsrapportage. Deze is gekoppeld aan een raadsinformatieavond over informatievoorziening en informatiebeveiliging.

De focus van dit programma ligt op realisatie van een betere dienstverlening aan inwoners en bedrijven door de 4 organisaties én een betere bedrijfsvoering. 

De uitvoering van het programma is op dit moment in volle gang. Het 1e project hierbinnen is de uitvoering van een Europese aanbesteding en is eind 2018 afgerond. De partij die als eerste eindigde in deze aanbesteding is niet gegund. Op grond van de eisen die gesteld zijn aan de inschrijving is de gunning naar een andere partij gegaan, ondanks het prijsverschil. Dit heeft geleid tot een kort geding. Begin 2019 heeft de rechtbank ons in het gelijk gesteld. De partij die uiteindelijk de aanbesteding heeft gewonnen, heeft de hoogste kwaliteitsscore.

Na de gunning is begin 2019 de Proof of Concept (PoC) gestart. In de PoC wordt getoetst of de winnende inschrijver daadwerkelijk voldoet aan de eisen uit het aanbestedingsdocument.  
Naast deze projecten zijn ook andere projecten in voorbereiding waaronder het “vervangingsbesluit” en “klanttevredenheidsmeting”. Met het project Vervangingsbesluit realiseren we dat digitale documenten leidend worden volgens wet- en regelgeving. Hiermee kunnen we in de toekomst digitaal archiveren in plaats van in een papieren archief. Op korte termijn starten ook de voorbereidingen voor de technische en organisatorische implementatie.

Binnen de Dommelvallei-gemeenten wordt nadrukkelijk ingezet op informatieveiligheid. Door continu en structureel aandacht te hebben voor het verbeteren van de informatiebeveiliging en de bescherming van persoonsgegevens worden de risico’s zo veel als mogelijk beperkt. Halverwege 2017 is een CISO (Chief Information Security Officer) benoemd binnen de Dienst Dommelvallei. De CISO definieert de informatiebeveiligingsstrategie en organiseert en stuurt de informatiebeveiliging van de Dommelvallei-organisaties overeenkomstig de behoeften, de verplichtingen en de risicobereidheid van de organisatie. Hierbij speelt het bewustzijn van alle medewerkers en het verbeteren van houding en gedrag een belangrijke rol.

Het informatiebeveiligingsbeleid voor de Dommelvallei samenwerking is opgesteld en vastgesteld op basis van de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG) waarin gemeenten zich jaarlijks verantwoorden over de kwaliteit van de informatieveiligheid.

In 2018 is de audit op de BIG conform planning uitgevoerd volgens de in 2017 ingevoerde nieuwe Audit systematiek, de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA). De voorheen aparte audits voor de Basisregistratie Personen (BRP), Paspoortuitvoeringsregeling (PUN), Digitale persoonsidentificatie (DigiD), Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) en de Structuur uitvoeringsorganisatie Werk en Inkomen (Suwinet) zijn gebundeld in één verantwoordingssystematiek. 

De uitvoering van het informatiebeveiligingsbeleid is een continue proces, zo ook in 2018. Hierdoor groeit het besef dat proceseigenaren en afdelingshoofden integraal verantwoordelijk zijn voor hun informatiebeveiliging. In het uitvoeringsplan informatiebeveiliging zijn 65 BIG maatregelen benoemd, waaronder de aandachtspunten van de visitatiecommissie. Van de 65 maatregelen zijn er inmiddels 25 afgerond, 38 zijn gedeeltelijk ingevoerd en 2 moeten nog worden opgepakt.

De resultaten van de ENSIA worden vastgelegd in collegevoorstellen over de domeinen van de ENSIA: DigiD, Suwinet, BRP/PUN en BAG/BGT. De resultaten van de ENSIA over de overige BIG onderwerpen zijn vastgelegd in een MT-rapportage. 

In 2018 zijn voorlichtingsacties over de vertrouwelijkheid van de informatie en de gevolgen van de AVG aan afdelingen gegeven. Op het Intranet zijn meerdere berichten geplaatst met uitleg en tips. Extra is gewezen op de risico’s van het klikken op links in mails van onbekende afkomst en op verdachte telefoontjes.  

In 2018 is de samenwerking met landelijke en regionale organisaties verder uitgebouwd, door deelname aan regionale en landelijke netwerkoverleggen op het gebied van Informatieveiligheid. De CISO (Chief Information Security Officer) organiseert tevens een netwerk van CISO’s van de gemeenten in Oost-Brabant om ervaringen en producten uit te wisselen.  

Wat hebben we bereikt:

• De ENSIA (Eenduidige Normatiek en Single Information Audit) zelfaudit over de informatieveiligheid in 2018 is volgens planning uitgevoerd.
• De uitvoering van een GAP analyse op de BIG normen voor de Dommelvallei-organisaties. De resultaten zijn vastgelegd in collegevoorstellen over de domeinen van de ENSIA: BIG, DigiD, Suwinet, BRP/PUN en BAG/BGT.

In het uitvoeringsplan informatiebeveiliging zijn 65 BIG maatregelen benoemd, waaronder de aandachtspunten van de visitatiecommissie. Van de 65 maatregelen zijn er 25 afgerond, 38 zijn gedeeltelijk ingevoerd en 2 moeten nog worden opgepakt.

Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. Deze nieuwe wet zorgt onder meer voor versterking en uitbreiding van privacyrechten van burgers, meer verantwoordelijkheden voor organisaties die persoonsgegevens verwerken en steviger bevoegdheden voor de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Met de komst van de AVG verscherpen de eisen waaraan verwerkingen van persoonsgegevens moeten voldoen. Ook de gemeente Geldrop-Mierlo moet deze Europese verordening naleven. In 2018 hebben we ingezet op de implementatie van de AVG.  In 2016 is al een plan van aanpak geschreven, waarna we met de uitvoering daarvan zijn gestart. 2018 is gebruikt om dit verder te realiseren.

Wat hebben we bereikt:

• Er is een tijdelijke functionaris gegevensbescherming aangesteld en aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).
• We zijn voor de privacy een bewustzijnscampagne opgestart. Daarvoor hebben we door de organisatie heen presentaties gehouden en informerende teksten op intranet gepubliceerd. Eind november hebben we een gemeentebrede Privacydag georganiseerd, waarbij de aanwezigen zijn bijgepraat over de actuele stand van zaken rondom privacy en vragen konden stellen specifiek voor hun eigen vakgebied.
• We zijn bezig het verwerkingenregister van persoonsgegevens te actualiseren. Ook hebben we een meldingsformulier voor nieuwe of gewijzigde verwerkingen van persoonsgegevens ontwikkeld. Hiermee houden we het register actueel.
• We zijn gestart met het afsluiten van verwerkersovereenkomsten conform de Standaard Verwerkersovereenkomst Gemeenten die is ontwikkeld door de Informatiebeveiligingsdienst.
• Op de gemeentelijke website staat sinds mei 2018 een privacyverklaring, waarin we de burger informeren over hoe we met persoonsgegevens omgaan en wat de privacyrechten zijn.
• We zijn gestart met het uitvoeren van Data Protection Impact Assessments (DPIA’s). Hiermee brengen we de risico’s van een verwerking voor de betrokkenen in beeld en kunnen we maatregelen nemen om die risico’s zo goed mogelijk te beperken.
• We hebben de procedure voor het inzagerecht op grond van de AVG beschreven, waarin staat hoe burgers hun persoonsgegevens kunnen opvragen.

Sinds 1 januari 2016 geldt de meldplicht datalekken. Deze meldplicht houdt in dat organisaties datalekken met een privacyrisico voor de betrokkenen zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 72 uur moeten melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. In 2018 zijn er binnen de gemeente Geldrop-Mierlo 6 datalekken gemeld, waarvan we er 4 vanwege het privacyrisico bij de Autoriteit Persoonsgegevens hebben gemeld. Alle meldingen nemen we op in ons datalekkenregister.

Verbijzonderde Interne controle
De kwaliteit van de verbijzonderde interne controle is goed met ruimte voor verdere professionalisering. Om door te ontwikkelen kijkt control samen met de accountant naar de mogelijkheden. Zo voldoet het financiële systeem aan de daaraan in het kader van de accountantscontrole te stellen eisen. Dit is uit de EDP-audit gebleken.
Daarnaast hanteert control een nieuwe werkwijze om de scoping eerder en beter te bepalen en is een verschuiving in belang te zien van de procescontrole naar de gegevensgerichte controle.

Accountteams
In 2018 is control gestart met accountteams. Onze organisatie heeft een eigen team bestaande uit de medewerker planning & control, de medewerker interne controle, de kwaliteitsmedewerker en de controller. Het accountteam werkt structureel op locatie en communiceert actief met de MT-leden. De verbinding met de organisatie wordt op deze manier versterkt. Begin 2019 wordt de werking van de accountteams geëvalueerd.

Accountant
In 2018 is de samenwerking met de accountant geëvalueerd. Dit heeft ertoe geleid dat de samenwerking met 2 jaar wordt voortgezet. In 2019 wordt de benoeming aan de gemeenteraad voorgelegd.

Invulling kwaliteitszorg/procesverbetering
Vanaf 2018 is vanuit control extra ingezet op kwaliteitszorg. Dit heeft geleid tot verdere versteviging van procesmanagement.

In verband met de grote verbouwing in 2018 worden er door facilitair grote verhuizingen voorbereid en georganiseerd. Eerst zorgen we ervoor dat de tijdelijke huisvesting gereed is, waarna het volledig verbouwde pand weer in gebruik genomen kan worden.

De eerste fase van de verbouwing gemeentehuis (begane grond) is in 2013 gerealiseerd en de tweede fase (1e en 2e verdieping) is in 2015 opgestart. Met name door de recente toename van het aantal medewerkers - als gevolg van de transities - blijkt steeds meer dat de huisvesting aan de te krappe kant is.

Eind maart 2015 is de raad naar aanleiding van dit onderzoek gevraagd de benodigde investering in Hofdael te heroverwegen. De bouw van een multifunctionele vergaderruimte kan worden gecombineerd met de behoefte naar meer m2 in het gemeentehuis als gevolg van bovenstaande organisatie wijzigingen. Naar aanleiding van vragen van de Raad is er eind 2016 nog aanvullend onderzoek gedaan naar een geschikte locatie op of aan het gemeentehuis. Ten gevolge van een voortgezette behandeling is dit in februari 2017 in de Ruimte kamer gepresenteerd. Inmiddels heeft de raad op 13 maart 2017 een amendement aangenomen en gekozen voor de bouw van een multifunctionele vergaderruimte aan het gemeentehuis. Hiervoor is een nieuw ontwerp gemaakt en de aanbesteding is doorlopen en gegund in februari 2018. De start van de ver- nieuwbouw is daadwerkelijk gestart in mei 2018. In de zomer 2018 heeft de gemeenteraad aanvullend besloten het gemeentehuis gasloos te maken. Om dit mogelijk te maken zijn er aanvullende voorzieningen benodigd aan met name de installatie maar ook aanvullende isolatie van het gehele gebouw. Dit heeft tot gevolg dat de verbouwing langer duurt dan oorspronkelijk gepland. De verwachting is dat het vernieuwde gemeentehuis in het 4e kwartaal van 2019 weer operationeel zal zijn.

(peildatum: 31-12-2018)